El cierre contable es uno de los procesos fundamentales para las empresas, ya que permite asegurar la integridad y exactitud de sus estados financieros al finalizar el año. Debido a la importancia de este proceso, es necesario que tanto los contadores como empresarios establezcan algunas estrategias para lograr un cierre contable exitoso y mejorar sus prácticas contables.
En esta conferencia, la Dra. Natalia Pérez explica qué es el cierre contable y da algunos tips y recomendaciones para que los contadores y empresarios establezcan estrategias para realizar adecuadamente este importante proceso.
Aquí están los detalles:
Para evitar complicaciones en el cierre contable es importante iniciar el proceso con anticipación. Aunque muchas empresas comienzan a revisar sus cuentas en septiembre, el cierre final ocurre en diciembre, lo que permite realizar ajustes de último momento. Es fundamental comunicar a clientes y proveedores las fechas límite de cierre para evitar problemas con la recepción de documentos y conciliaciones.
Uno de los pasos críticos en el proceso de cierre contable es revisar y aplicar correctamente las políticas contables. Estas deben reflejar las operaciones de la empresa, basándose en las Normas Internacionales de Información Financiera –NIIF– y en las normativas contables y tributarias del país. Las políticas deben estar adaptadas al funcionamiento real de la empresa, permitiendo que las decisiones se tomen de forma adecuada.
Es recomendable realizar una revisión mensual del balance de prueba. Esto ayuda a detectar posibles discrepancias y reclasificaciones. Este balance incluye la revisión de la caja, conciliaciones bancarias, y los saldos de cuentas de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.
Es recomendable enviar una «carta de circularización» (mediante correo electrónico o el medio adecuado) a clientes y proveedores para conciliar saldos al final del periodo. Esta práctica permite aclarar posibles diferencias en saldos, así como en retenciones de IVA o ICA, y realizar ajustes antes del cierre final.
El artículo 771-5 del Estatuto Tributario establece límites para los pagos en efectivo, incentivando el uso de canales financieros electrónicos, lo que ayuda a combatir la evasión. De no cumplir con estos requisitos, los pagos en efectivo superiores a 100 UVT no serán deducibles fiscalmente.
La auditoría mensual de documentos electrónicos ayuda a verificar que las facturas cumplan con los requisitos fiscales. El proceso puede realizarse a través de la plataforma de la Dian, comparando los reportes descargados con los libros contables, lo que facilita la detección de diferencias en IVA o ICA.
Durante el cierre contable es fundamental realizar una conciliación de impuestos. Esto implica comparar los ingresos reportados en formularios de retención, IVA, ICA y demás con los registros contables, permitiendo identificar y justificar diferencias.
Es recomendable realizar una revisión de las prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre cesantías, primas y vacaciones) antes del cierre, para evitar problemas en la provisión de estos valores en el próximo año.
El impuesto diferido representa las consecuencias fiscales de los eventos económicos presentes que afectarán la situación fiscal en el futuro. Las diferencias entre las bases contables y fiscales deben revisarse para reflejarse en los estados financieros.
Finalmente, el artículo 632 del Estatuto Tributario exige conservar los archivos físicos de la contabilidad por al menos cinco años. Se recomienda complementar con un archivo digital que incluya copias de seguridad para evitar pérdida de información clave en caso de auditorías fiscales.
La implementación de estas recomendaciones facilita un cierre contable sin contratiempos, permitiendo un proceso transparente y confiable. La planificación anticipada y la correcta ejecución de cada uno de estos pasos aseguran la presentación de unos estados financieros sólidos y reflejan una imagen fiel de la empresa.
Natalia Pérez Hernández
Es contadora pública con diplomado en Gerencia Tributaria y en Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes. Miembro activo en grupos de estudio y formación del Colegio de Contadores Públicos de Colombia –Conpucol–. Con experiencia en coordinación contable, manejo de personal, dirección administrativa y departamento de recursos humanos.
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