Concepto 220-100947 de 25-07-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-100947
25-07-2009

Asunto. Acta del máximo órgano social aprobando liquidación, requisitos con respecto a este documento.

Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2009-01-188166, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos:

“Si mediante reunión extraordinaria de socios se decide por el 100% de los socios la disolución y liquidación de los sociedad por empezar a generar pérdidas inestabilidad que puede llevar a no poder cumplir con obligaciones tributarias, fiscales, laborales y proveedores. Si al proceder a pasar a limpio el acta y solicitar la firma de esta por la totalidad de los socios uno de los socios que representa el 25% no firma el acta.

Pregunta 1: Es necesario que el acta este firmada por la totalidad de los socios.

Pregunta 2: Qué debe contener el acta donde se determina la disolución y liquidación de la sociedad.

Pregunta 3: Se puede en esta misma acta nombrar el liquidador.

Requisitos y formalidades de las actas de la asamblea o de la junta de socios:

De acuerdo con el artículo 431 del Código de Comercio, norma especial para las sociedades anónimas, pero aplicable también a las sociedades limitadas por remisión expresa del artículo 372 ibídem “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Éstas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto por el revisor fiscal.”

De la norma en comento puede observarse, que la ley prevé, de una parte, la obligación de la elaboración de actas para plasmar en ellas lo acaecido en todas y cada una de las reuniones que lleve a cabo el máximo órgano social; y de la otra, que para probar la autenticidad de estos documentos, es suficiente la firma del presidente y el secretario de la junta de socios, o en su defecto, la del revisor fiscal de la compañía (si lo hubiere), observándose que no es necesario que firmen la totalidad de los asociados asistentes a la misma.

Igual merece destacar que el artículo 189 del Código de Comercio, en concordancia con el mencionado artículo 431 de la misma codificación, señalan los requisitos  que las actas deben tener:

Así por ejemplo, el artículo 189, señala que "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas",

Dichas obligaciones las reitera el artículo 431 ibídem, al señalar: "lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal. – Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del  número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones y el número de votos emitidos a favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”

Así pues, de la previsiones contenidas en los artículos 189, y 431, citados, se desprende que la intención del legislador fue la de conferirle el carácter de prueba suficiente a las copias de las actas que cumplan con la totalidad de las formalidades legales pertinentes, entre ellas, la firma del presidente y del secretario, las que pueden ser sustituidas por la del revisor fiscal, si lo hubiere; en caso contrario, no sería prueba suficiente los hechos consignados en la misma.

Así las cosas, se precisa que de acuerdo con lo indicado en el presente oficio, todas las actas deberán cumplir con lo señalados requisitos, por lo que igual se predica de aquella que se compulse con ocasión de la aprobación de la disolución de la compañía.

En cuanto a la pregunta  de si en la ‘misma acta’ es posible designar liquidador; en el entendido de que lo que quiso preguntar es que si en la reunión en la cual se apruebe la disolución del ente societario es posible designar liquidador, se precisa, que, en efecto, el ideal es que sea en esa oportunidad que se proceda a su designación, decisión que a la luz del artículo 163 del Código de Comercio, está sujeta a registro mercantil.

Para mayor información e ilustración sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página  de Internet () o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la Entidad.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo