Requisitos para convocar asambleas y juntas de socios en sociedades comerciales

La convocatoria es la citación formal a los socios o accionistas para reunirse en asambleas o juntas. Un error en este proceso puede generar inconvenientes legales. Conoce los requisitos esenciales para convocar correctamente estas reuniones.

La convocatoria es la citación formal de los asociados para reunirse en una fecha, hora y lugar determinados, conforme a lo establecido en los estatutos o en la ley, según el tipo de sociedad. Debe realizarse mediante el mecanismo de comunicación estatutario. Si este no está previsto, se aplicará lo dispuesto por la ley.

Las reuniones del máximo órgano social requieren una convocatoria, ya que su ausencia o errores en su elaboración pueden invalidar las decisiones adoptadas (artículo 190 del Código de Comercio). Para que la asamblea de accionistas o junta de socios cumpla sus funciones, la citación debe ajustarse a los estatutos y a la ley.

¿Quién puede realizar la convocatoria a las asambleas o juntas?

Únicamente pueden convocar a las reuniones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios las personas legalmente facultadas, entre ellas:

• Administradores, representante legal, liquidador, factor, miembros de juntas o consejos directivos y quienes determinen los estatutos.
• Revisor fiscal.
• Entidad que ejerza el control permanente sobre la sociedad.
• Superintendencia de Sociedades.
• Asociados que representen el 10 % o más del capital social.

¿A quiénes se debe enviar la convocatoria?

Debe enviarse a todos los asociados (sin distinción) a la dirección registrada en los estatutos, en los documentos de administración de la sociedad o a la indicada por el accionista o socio para notificaciones.

¿Con qué antelación debe hacerse la convocatoria?

La convocatoria debe realizarse con la antelación establecida en los estatutos, con el fin de garantizar el derecho de inspección, sin que esta pueda ser inferior al término mínimo legal.

• Reuniones para aprobar balances de fin de ejercicio: mínimo 15 días hábiles de anticipación.
• Otras reuniones: mínimo 5 días comunes.
• En sociedades por acciones simplificadas –SAS–: salvo estipulación en contrario, la convocatoria se hará con mínimo 5 días hábiles de anticipación.

Contenido de la convocatoria a las asambleas o juntas

La citación debe incluir:

• Nombre de la sociedad.
• Nombre de la persona u órgano que convoca.
• Fecha, hora y ciudad de la reunión.
• Dirección completa del lugar de la reunión (debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad, salvo en reuniones universales).
• Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias.
• Disponibilidad de documentos para el derecho de inspección, en caso de aprobación de balances de fin de ejercicio.
• Otras indicaciones que exijan la ley o los estatutos.

Formalidad de la convocatoria

La citación debe realizarse mediante el mecanismo de comunicación previsto en los estatutos (correo, fax, email, carta física, etc.). Si no está estipulado, aplican las siguientes reglas:

1. Sociedades colectivas, en comandita, limitadas y anónimas: publicación en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la sociedad.
2. SAS: comunicación escrita a cada accionista, pudiendo ser un mensaje de datos si el contenido es accesible para consulta posterior.

En esta Capacitación de la Supersociedades se detallan los aspectos clave de la asamblea general de accionistas en la SAS y su régimen de acciones.

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