Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

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  • Publicado: 7 mayo, 2019

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

Entre el 6 de agosto y el 17 de octubre de 2019 inician los plazos para que las personas naturales presenten su declaración de renta. Muchas de las que aún no se encuentran inscritas en el RUT deberán hacerlo antes del vencimiento para declarar, utilizando, si lo desean, la plataforma virtual.

Por el año gravable 2018 todas las personas naturales que deban declarar renta por primera vez (al igual que aquellas que vayan a declarar de forma voluntaria por primera vez, de acuerdo con las indicaciones del artículo 6 del Estatuto Tributario –ET–) tienen que asegurarse de efectuar en primer lugar su inscripción en el RUT (haciendo figurar en el mismo la responsabilidad 05 – “Régimen ordinario”) a más tardar el día del vencimiento del plazo para declarar, so pena de que les sean aplicadas las sanciones dispuestas en la norma del artículo 658-3 del ET (una (1) UVT por cada día de retraso). Así lo confirma la norma del artículo 7 del Decreto 2460 de noviembre de 2013, la cual luego quedó recopilada en el artículo 1.6.1.2.8 del DUT 1625 de octubre de 2016, en cuyo inciso segundo se lee:

“Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementario, acorde con lo establecido en los artículos 592, 593 y 594-1 del Estatuto Tributario, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una situación diferente.”

Inscripción en el RUT

“la tarea de inscripción en el RUT deberá hacerse a más tardar en la fecha del vencimiento para la presentación de la declaración de renta”

Las personas que al mismo tiempo figuren como no responsables del IVA en el régimen anteriormente conocido como “régimen simplificado” (ver nuestro editorial No responsables del IVA: nueva forma de llamar al antiguo régimen simplificado), podrán hacer la inscripción en el RUT de forma virtual. Teniendo en cuenta entonces que la tarea de inscripción en el RUT deberá hacerse a más tardar en la fecha del vencimiento para la presentación de la declaración de renta (vencimiento que para el caso de la declaración del año gravable 2018 transcurrirá entre agosto 6 y octubre 17 de 2019, ver artículo 1.6.1.13.2.15 del DUT 1625 de octubre de 2016 luego de ser modificado con el Decreto 2442 de diciembre de 2018), es importante destacar que hace bastante tiempo la Dian tiene habilitada en su portal web la opción para que ciertas personas naturales puedan efectuar su proceso de inscripción de forma totalmente virtual y sin necesidad de contar con firmas electrónicas.

Al respecto, las personas naturales que figuraran como no responsables del IVA (responsabilidad 49, ver nuestro editorial Nuevos códigos en el RUT diseñados por la Dian a causa de los cambios de la Ley 1943 de 2018), que necesiten inscribirse por primera vez en el RUT y que no deban contar con inscripción en cámara de comercio pues no son comerciantes (caso por ejemplo de los profesionales independientes), pueden entonces seguir los siguientes pasos:

1. Entrar al portal de la Dian (www.dian.gov.co), luego buscar la opción “Portal web”.

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

2. Acto seguido, deberán escoger la pestaña superior denominada “Transaccional” y, dentro de esta, podrán observar los accesos a los sistemas de información, al igual que a otros servicios. Con esto se hará visible un ícono de letras amarillas llamado “RUT”.

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

3. Posteriormente, se deberá usar la opción “Régimen simplificado no obligados cámara de comercio”.

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

“deberá adjuntar un PDF de su cédula, y diligenciar todas las páginas del RUT, luego de lo cual podrá obtener automáticamente, en su correo electrónico, una copia del documento formalizado”

4. Se debe tener en cuenta que la persona natural deberá responder ciertas preguntas de control especial, cuyas respuestas, se entiende, son solo de su conocimiento (la Dian podrá verificar esta información por medio de conexiones especiales con las bases de datos de la Registraduría Nacional y otras como las de las entidades financieras). Además, dicha persona deberá adjuntar un PDF de su cédula, y diligenciar todas las páginas del RUT, luego de lo cual podrá obtener automáticamente, en su correo electrónico, una copia del documento formalizado.

Las personas naturales que no pertenezcan al régimen simplificado (no responsables del IVA) solo pueden hacer una parte del proceso de forma virtual; el resto lo deberán hacer de forma presencial, comenzando por el agendamiento de la cita. Cuando estas personas necesiten inscribirse en el RUT como declarantes de renta (responsabilidad 05 – “Régimen ordinario”) deberán entrar al portal de la Dian siguiendo los pasos ilustrados anteriormente, hasta llegar a la opción del RUT donde seleccionarán “Persona Natural”.

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

Después deberán diligenciar los datos del RUT, y podrán imprimirlo con la leyenda “En trámite”, lo cual implica que solo lo podrán terminar de formalizar acudiendo, con cita previa, a cualquiera de las sedes físicas de la Dian.

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

Cómo crear una cuenta de usuario en el portal

Una vez inscrita en el RUT, la persona podrá crear adicionalmente una cuenta de usuario en el portal de la Dian, lo cual le permitirá, entre otras cosas, navegar en la zona de los formularios virtuales para declaraciones de renta, y descargar el archivo de Excel con la consulta de datos para la misma declaración. Este último es un archivo gratuito que la Dian publica con los datos más importantes que le fueron reportados bajo la cédula de ciudadanía de la respectiva persona natural en los procesos de recepción de archivos con información exógena tributaria.

Para crear la cuenta, la persona deberá ubicar la pestaña “Transaccional” y dentro de esta la opción “Usuario nuevo”.

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

Seguidamente, deberá digitar el número y fecha de expedición de su cédula.

Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez

Luego de dar clic en “Habilitar mi cuenta”, el sistema le permitirá crear una contraseña de usuario simple con la cual podrá acceder al portal de la Dian todas las veces que sea necesario. Para ello, la próxima vez que entre al portal deberá acceder por la pestaña “Transaccional”, y escoger luego la opción “Usuario registrado”.

Por otra parte, a través de la Resolución 000022 del 3 de abril de 2019, la Dian dio la posibilidad a los usuarios que necesiten obtener por primera vez el instrumento de firma electrónica de realizar su solicitud virtualmente, y no solo de forma presencial (si esta solicitud se realiza de forma presencial, se requiere contar previamente con una cita en la Dian). Para adelantar tal proceso, los usuarios deberán tener actualizada la información de su correo electrónico y responsabilidades en el RUT. Si precisa conocer el procedimiento por realizar para la generación virtual de la firma electrónica, lo invitamos a consultar nuestro editorial Pasos para generar en línea el instrumento de firma electrónica.

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Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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