Diego Guevara, especialista en Impuestos y líder de investigación tributaria de Actualícese, explica este tema en el consultorio tributario del 20 de febrero «Actualización 2025: particularidades del RUT y RUB».

En este consultorio, se detallan las principales actualizaciones y particularidades que afectan el RUT y el RUB en 2025. Se aborda la normativa sobre la inscripción, actualización, suspensión y cancelación de estos registros, así como las nuevas obligaciones para las personas jurídicas y los plazos para su cumplimiento, destacando las sanciones por desactualización o incumplimiento.

Hazlo bien desde el principio, aquí te contamos cómo.

1. Normas claves para la inscripción, actualización y cancelación del RUT

Pregunta: ¿Cuáles son las normas superiores y reglamentarias que actualmente rigen el proceso de inscripción, actualización, suspensión y cancelación en el RUT administrado por la DIAN?

Minuto 13:23

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El registro único tributario –RUT– es el instrumento fundamental de identificación y control fiscal ante la Dian. Su inscripción, actualización, suspensión y cancelación están reguladas por normas superiores, reglamentarias y resoluciones específicas, cuyo conocimiento es esencial para el cumplimiento adecuado de las obligaciones formales.

Puntos de interés

• El marco legal superior del RUT está compuesto por los artículos 555-1, 555-2 y 555-3 del ET, que definen su naturaleza, utilidad y efectos como instrumento único de identificación ante la Dian.
• La reglamentación actual del RUT está contenida en los artículos 1.6.1.2.1 al 1.6.1.2.31 del DUT 1625 de 2016, los cuales regulan su inscripción, actualización, suspensión y cancelación. Se recomienda usar el normograma de la Dian para estudiar este bloque normativo de forma práctica.
• Se encuentran vigentes varias resoluciones expedidas entre 2004 y 2023, entre ellas la 8346 de 2004, 1767 de 2006, 5062 de 2007, la 000110 de octubre de 2021 (clave para el RUT por cámara de comercio) y la 000206 de 2023. Todas conservan efectos jurídicos sobre el procedimiento del RUT.
• El proyecto de Resolución Unificada de la Dian, publicado el 10 de febrero de 2025, consolidará esas resoluciones en un solo documento de más de 500 páginas. El capítulo específico sobre el RUT se encuentra entre las páginas 6 y 13, y se prevé que tenga fuerza normativa a lo largo del año 2025.
• Se recomienda consultar los micrositios del portal de la DIAN, especialmente los dedicados al RUT y sus trámites, ya que allí se encuentra información actualizada, enlaces útiles, preguntas frecuentes y guías que complementan el estudio normativo.

2. Gestiona los códigos de responsabilidad de la casilla 53 del RUT

Pregunta: ¿Cómo se pueden consultar cuáles son los “códigos de responsabilidad” que se puede necesitar llegar a incluir en la casilla 53 de la primera página del RUT?

Minuto 18:55

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La correcta selección de los códigos de responsabilidad en la casilla 53 del RUT es esencial para el cumplimiento fiscal ante la Dian. Estos códigos determinan las obligaciones formales del contribuyente, por lo que su consulta y actualización oportuna es clave en los procesos de inscripción o modificación del registro.

Aspectos esenciales 

• La casilla 53 del RUT, ubicada en la primera página, corresponde a los códigos de responsabilidad, los cuales identifican las obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias que asume cada inscrito ante la Dian.
• Actualmente existen alrededor de 66 códigos de responsabilidad vigentes, y su consulta es fundamental, ya que determinan el alcance de los deberes formales y materiales del contribuyente.
• Para revisar el listado completo de códigos, se recomienda ingresar al micrositio de la Dian, en la opción ￫ Conozca el RUT y acceder al enlace ￫ “Consulte aquí las responsabilidades y obligaciones.
• Este listado incluye actualizaciones recientes, como el código 65 asociado a la presencia económica significativa, introducido por la Ley 2277 de 2022 y ya aplicado a empresas extranjeras como Amazon, Google y Meta.
• Recomendación final: es importante familiarizarse con el significado de cada código, ya que su correcta inclusión en la casilla 53 permite una adecuada determinación del perfil fiscal ante la Dian.

Conoce la tributación especial aplicable a las empresas con presencia económica significativa, revisa la lección:
Cambios sustantivos al impuesto de renta y ganancia ocasional año gravable 2024 introducidos con leyes del año 2022 y 2023, y con sentencias de la Corte de los años 2023 y 2024, en el producto Guía Multiformato>>Novedades en la Declaración de renta de personas jurídicas y del Régimen Simple de Tributación AG 2024

3. Identifica las oportunidades para la actualización del RUT

Pregunta: ¿Cuál es la oportunidad con que cuenta una persona natural o jurídica para estar haciendo actualizaciones de su información en el RUT?

Minuto 21:57

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La actualización del RUT debe realizarse dentro del mes siguiente al hecho que la origina, el incumplimiento de este plazo puede generar sanciones pecuniarias e incluso el cierre temporal del establecimiento, según lo previsto en la reglamentación vigente.

Puntos de enfoque

• Cada página del Rut maneja información diferente, por ende, cuando se requiere una actualización se establecen plazos especiales para ellos. Toda actualización en el RUT, como la inclusión de un nuevo código de responsabilidad, debe realizarse de acuerdo al plazo oportuno establecido en el artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016, a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que la genera, conforme a lo previsto en el artículo 658-3 del ET.
• La mayoría de las actualizaciones se pueden hacer de manera virtual. Sin embargo, alunas implican asistir a las oficinas de la Dian como la dirección de ubicación o la identificación del contribuyente que deben gestionarse de forma presencial.
• Es importante saber que no todos los códigos antiguos deben eliminarse, es decir si la actividad no aplica al inscrito momentáneamente puede conservarla en el RUT, como ejemplo si en el pasado una persona natural fue declarante de renta persona  y tiene el código 05  pero no volvió a declarar,  la permanencia de ese tipo de código no implica sanción.
• El numeral 3 del artículo 658-3 del ET establece sanciones por no actualizar el RUT a tiempo, dando lugar a la clausura del establecimiento, negocio u oficina por el termino de tres días del establecimiento y multas de hasta 2 UVT por día de retraso, si se trata de  la actividad económica o de direcciones. Según el segundo inciso del artículo 639 del ET, la sanción mínima de 10 UVT no aplica para este tipo de incumplimientos.

4. No reportar tu correo electrónico en el RUT podría dejarte inactivo

Pregunta: ¿Puede suspender la DIAN el RUT de un inscrito por no tener reportado un “correo electrónico”?

Minuto 27:54

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El correo electrónico se ha consolidado como un dato obligatorio dentro del RUT, fundamental para las notificaciones electrónicas de la Dian, su ausencia puede acarrear sanciones, incluida la suspensión del RUT, según lo establecido en lineamientos operativos recientes.

Áreas destacadas

• Según el numeral 2 del artículo 1.6.1.2.5 del DUT 1625 de 2016, el correo electrónico es un dato obligatorio dentro del componente de ubicación del RUT, al mismo nivel que el domicilio o el teléfono.
• En abril de 2024, la Dian suspendió cerca de 4 millones de RUT por no contar con correo electrónico registrado, como lo confirmó en un boletín oficial, lo que evidenció su criterio operativo.
• Los artículos 563, 565 y 566-1 del ET, junto con la Resolución 00038 de 2020, establecen que el correo reportado en el RUT es el canal oficial de notificación electrónica de los actos administrativos de la Dian.
• Recomendación: se sugiere registrar un correo exclusivo para los trámites con la Dian, evitar usar cuentas saturadas o personales, y revisarlo con frecuencia para no omitir comunicaciones importantes.
• A través de herramientas en el portal de la Dian, cualquier usuario puede consultar el estado del RUT (activo, suspendido o cancelado).

5. Marco normativo del registro único de beneficiarios finales

Pregunta: ¿Cuáles son las normas superiores y reglamentarias que regulan el ”Registro Único de Beneficarios Finales”?

Minuto 32:22

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El registro único de beneficiarios finales busca fortalecer la transparencia fiscal, su implementación está respaldada por normas superiores y reglamentarias que determinan quiénes deben reportar, en qué condiciones y bajo qué parámetros deben mantenerse actualizadas estas obligaciones ante la Dian.

Detalles relevantes

• El RUB está regulado en los artículos 631-5 y 631-6 del ET, creados por los artículos 133 y 134 de la Ley 1819 de 2016 y modificados por los artículos 16 y 17 de la Ley 2155 de 2021, que definieron el deber de identificar a los beneficiarios finales con participación sustancial.
• El marco reglamentario principal es la Resolución 000164 de 2021, la cual ha sido modificada en seis ocasiones posteriores con las resoluciones: 037 de marzo de 2022, 1240 de septiembre de 2022, 108 de julio 14 de 2023,  109 de julio 12 de 2024, 196 de diciembre 30 de 2024, para ajustar plazos y condiciones, siendo la más reciente la Resolución 006 de 2025, que otorgó plazo a las juntas de acción comunal hasta junio de 2025.
• Dada la alta tasa de modificaciones, se recomienda consultar la versión vigente de la Resolución 164 en el normograma Dian, donde se encuentran integradas todas las actualizaciones oficiales.
• Adicionalmente, la Dian ha dispuesto un micrositio especializado sobre el RUB, con guías y recursos prácticos tanto para el envío inicial de información como para los procesos de actualización obligatoria.
• Es importante saber que el RUB exige reportar a quienes poseen más del 5% de participación en la persona jurídica. Si ninguna persona natural supera ese umbral, debe reportarse como beneficiario final al representante legal de la entidad.

6. Personas jurídicas exentas de inscripción en el registro único de beneficiarios finales

Pregunta: ¿Cuáles son las personas jurídicas que no están obligadas a tener inscripción en el ”Registro Único de beneficiarios finales”?

Minuto 35:09

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Aunque el RUB busca identificar a quienes controlan o poseen participación en personas jurídicas, existen entidades que, por su naturaleza o composición accionaria, no están obligadas a reportar dicha información.

Puntos de análisis

• El RUB, regulado por los artículos 631-5 y 631-6 del ET, exige a las personas jurídicas identificar a quienes tienen control con más del 5% de participación, pero existen excepciones expresas establecidas en la reglamentación.
• Según el artículo 5 de la Resolución 000164 de 2021, algunas entidades están eximidas del deber de inscribirse o actualizar información en el RUB, incluyendo aquellas con estructura jurídica especial o con composición 100% pública.
• Están excluidas del registro: entidades públicas, organismos del Estado, sociedades nacionales con participación 100% estatal, así como embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares y organismos internacionales acreditados. Estas excepciones no aplican a sociedades de economía mixta, ya que, por tener participación del sector privado, sí deben cumplir con la obligación, aun siendo entidades descentralizadas.
• Para efectos prácticos, se recomienda revisar directamente el artículo 5 de la Resolución 000164 y confirmar si la entidad analizada se encuentra dentro de las excepciones, evitando trámites innecesarios o incumplimientos por interpretación errada.

7. Plazo para que las nuevas personas jurídicas se registren en el RUB

Pregunta: ¿Cuál es el plazo para que las nuevas personas jurídicas que se inscriban por primera vez en el RUT cumplan también con hacer el registro de información del ”Registro Único de Beneficiarios Finales”?

Minuto 37:44

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Las personas jurídicas que se inscriben por primera vez en el RUT deben cumplir, dentro de un plazo específico, con la obligación de reportar su información en el RUB; este procedimiento busca garantizar la transparencia sobre la propiedad efectiva de las entidades.

Resumen esencial

• Las nuevas personas jurídicas inscritas en el RUT desde el 1 de junio de 2023 tienen un plazo máximo de dos meses para registrar la información del Registro Único de Beneficiarios Finales, según el artículo 10 de la Resolución 164 de 2021. Se recomienda emplear el normograma de la Dian para consultar la versión vigente de la Resolución ya que esta ha sido modificada en seis ocasiones y  allí se encuentran  actualmente todos los cambios consolidados.
• Este registro aplica a quienes cumplan los criterios definidos en los artículos 631-5 y 631-6 del ET, es decir, cuando existan personas naturales con participación significativa en la entidad.
• Aunque no todas las personas jurídicas están obligadas al registro, quienes sí lo estén y no cumplan con este trámite en el plazo indicado podrían enfrentar sanciones según el artículo 658-3 del ET.
• Recuerde: tener en cuenta el plazo de dos meses desde la inscripción en el RUT, ya que el incumplimiento conlleva multas por cada día de retraso y el reporte debe realizarse de forma electrónica a través de los servicios informáticos de la Dian.

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