Modelo en Excel del documento soporte para operaciones con no obligados a facturar

Te compartimos un modelo para que puedas elaborar el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar y sus respectivas notas de ajuste cuando se emiten de forma física.

Además, conocerás las novedades de las resoluciones 000167 de 2021 y 000488 de 2022 y material relacionado sobre el tema.

El Gobierno nacional ha emitido una serie de normas para regular el sistema de facturación electrónica; entre las novedades se encuentran variadas disposiciones que hay que atender al momento de realizar operaciones con terceros.

Así pues, pensando en las operaciones que se realizan con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y con el fin de brindarles un modelo a los adquirientes para que puedan usarlo como soporte de dichas operaciones y sea válido para costos, deducciones o impuestos descontables, hemos creado este formato en Excel.

En este se reúnen los requisitos expuestos en el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 (creado por el Decreto 358 de marzo 5 de 2020 y modificado por el Decreto 723 de junio 30 de 2021) y en la Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021 (que deroga el artículo 55 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020), modificada por la Resolución 000488 de abril 29 de 2022.

Condiciones para preparar el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar de forma electrónica o física

De la lectura de la normativa en mención, queremos destacar lo siguiente:

• Los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar y las notas de ajustes son los adquirientes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto de renta y los responsables de IVA que realicen operaciones de compra de bienes o adquisición de servicios con no obligados a facturar y requieran soportar sus costos y deducciones en el impuesto de renta y/o impuestos descontables en el IVA (ver artículos 2 y 3 de la Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021).
• El documento soporte para operaciones con no obligados a facturar puede ser generado de forma física por quien realiza la compra del bien o servicio, es decir, el adquiriente, siempre y cuando sea un sujeto no obligado a facturar (ver artículos 3 y 19 de la Resolución 000167 de diciembre de 2021). Cabe anotar que no elaborar este documento no genera sanción, no obstante, se requiere para soportar costos, deducciones o impuestos descontables.
• Si el adquiriente es facturador electrónico, el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar se podrá seguir generando de forma física por el momento, teniendo en cuenta que, para máximo el 1 de agosto de 2022, deberá generarse electrónicamente considerando los requisitos y especificaciones técnicas expuestas en el anexo técnico del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente versión 1.1 emitido por la Dian (ver los artículos 3, 6 y 17 de la Resolución 000167 de diciembre de 2021, modificada por la Resolución 000488 de abril 29 de 2022.
• Para expedir este documento soporte, aunque sea en forma física, se requiere autorización de numeración (este servicio por parte de la Dian ya está habilitado).
• El documento soporte para operaciones con no obligados a facturar, también sirve cuando se trata de contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, y para que proceda el IVA descontable se debe acreditar que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas (ver numeral 3 del artículo 437-2 del ET).
• Cuando se trate de importación de bienes, el documento soporte será la declaración de importación presentada (ver parágrafo 2 del artículo 19 de la Resolución 000167 de diciembre de 2021).
• Cuando se requiera modificar o anular un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente se podrá emitir una nota de ajuste (ver artículos 5 y 19 de la Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021).

Modelo en Excel del documento soporte para operaciones con no obligados a facturar

Aclarado lo anterior, en este formato encontrarás la referencia normativa que alude a cada requisito del documento y un diseño que muestra cómo podría elaborarse dicho documento o su nota de ajuste.

Recomendamos editar los campos con texto en azul y conservar los campos en negro. Además, revisar los comentarios y el material relacionado sobre el tema.

Nota:  se debe tener en cuenta que este ha sido elaborado bajo la interpretación de Actualícese, y será responsabilidad del usuario revisar en detalle las normas expedidas por el Gobierno nacional y verificar si este documento se ajusta como soporte de la operación que realizará con el respectivo tercero.

Material relacionado:

• [Análisis] Documento soporte en compras a los no obligados a facturar será electrónico desde agosto 1 de 2022
• [Respuestas] Expedición del documento soporte para no contribuyentes del impuesto de renta
• [Normatividad] Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021

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