Compartimos un modelo en Excel (con macros) para que puedas elaborar el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar y sus respectivas notas de ajuste cuando se emiten de forma física.
Te ayudará a optimizar el tiempo y conocerás las novedades normativas más importantes.
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Pensando en las operaciones que se realizan con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y con el fin de brindarles un modelo a los adquirientes para que puedan usarlo como soporte de dichas operaciones y sea válido para costos, deducciones o impuestos descontables, hemos creado este formato en Excel (con macros).
El 1 de noviembre de 2023, con la Resolución 000165, se regularon nuevamente todos los procesos relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición, recepción de las facturas de venta y los documentos equivalentes a factura de venta.
Recordemos que con la inclusión del artículo 54 de la Ley 2277 de 2022, se incorporaron al Estatuto Tributario los nuevos artículos 513-1 a 513-13, estos establecieron impuestos sobre la gran mayoría de bebidas azucaradas y alimentos ultraprocesados, los cuales comenzaron a aplicarse a partir del 1 de noviembre de 2023.
Asimismo, se dispuso que estos impuestos debían ser discriminados en el cuerpo de las facturas de venta o documentos equivalentes a factura, como el tiquete de máquina registradora con sistema POS.
Modificaciones al documento soporte para operaciones con no obligados a facturar
La Resolución 000488 de abril 29 de 2022 definió que desde el primero (1) de agosto de 2022 (hace más de un año) los obligados a facturar electrónicamente debieron empezar a transmitir de forma electrónica el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar.
Mediante el Decreto 442 de marzo 29 de 2023 se modificaron 13 artículos del DUT 1625 de 2016 relacionados con facturación electrónica, reglamentando temas como el de la facturación en plataformas digitales, a causa de los cambios introducidos por la Ley de reforma tributaria 2155 de 2021.
Condiciones para preparar el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar
Los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte para operaciones con no obligados a facturar y las notas de ajustes son los adquirientes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto de renta y los responsables de IVA que realicen operaciones de compra de bienes o adquisición de servicios con no obligados a facturar y requieran soportar sus costos y deducciones en el impuesto de renta y/o impuestos descontables en el IVA (ver los artículos 2 y 3 de la Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021).
El documento soporte para operaciones con no obligados a facturar puede ser generado de forma física por quien realiza la compra del bien o servicio, es decir, el adquiriente, siempre y cuando sea un sujeto no obligado a facturar (ver los artículos 3 y 19 de la Resolución 000167 de diciembre de 2021). Cabe anotar que no elaborar este documento no genera sanción; no obstante, se requiere para soportar costos, deducciones o impuestos descontables.
El documento soporte para operaciones con no obligados a facturar también sirve cuando se trata de contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia; además, para que proceda el IVA descontable se debe acreditar que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas (ver el numeral 3 del artículo 437-2 del ET).
Cuando se requiera modificar o anular un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se podrá emitir una nota de ajuste (ver los artículos 5 y 19 de la Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021).
Modelo en Excel (con macros) del documento soporte para operaciones con no obligados a facturar
Aclarado lo anterior, en este formato encontrarás la referencia normativa que alude a cada requisito del documento soporte y un diseño con macros que muestra cómo podría elaborarse dicho documento soporte y su nota de ajuste.
Recomendamos diligenciar los datos iniciales solicitados en la hoja de cálculo con ese nombre y conservar los campos en amarillo.
Podrás editar los campos señalados en las hojas Documento soportey Nota de ajuste, pero evita eliminar manualmente las filas.
Además, hemos incluido botones (con macros) para agilizar varias funciones, los cuales se encuentran ubicados en la parte superior de las hojas de cálculo denominadas Documento soporte y Nota de ajuste; con ellos podrás agregar filas o borrarlas, limpiar datos y generar el PDF de cada documento.
Es importante resaltar que el diseño, los datos o comentarios bajo los cuales ha sido elaborada esta herramienta se entregan a título de guía y hacen parte de la interpretación de Actualícese.
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