Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los comerciantes deben renovar anualmente la matrícula mercantil e informar a la respectiva Cámara de Comercio cuando pierdan la calidad de comerciantes o cualquier otro cambio en su actividad comercial. De igual manera, mínimo una vez al año, para el 31 de diciembre, las sociedades deben cortar sus cuentas, y preparar y difundir los estados financieros de propósito general, debidamente certificados.
El artículo 33 del Código de Comercio estableció la obligación de los comerciantes de renovar anualmente la matrícula mercantil y de informar a la respectiva Cámara de Comercio cuando pierdan la calidad de comerciantes o cualquier otro cambio en su actividad comercial.
De esta manera –y en concordancia con lo dispuesto en el Código de Comercio– se expidió el Decreto 668 de 1989, en cuyo artículo 1 señaló que la matrícula mercantil de los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año; la norma en mención indicó textualmente:
Artículo 1o. La Matrícula Mercantil de los comerciantes y de sus establecimientos de comercio, deberá renovarse en el período comprendido entre el primero (1o.) de enero y treinta y uno (31) de marzo de cada año, cualquiera que sea la fecha de la Matrícula Mercantil.
| Tipo de obligación | Entidad donde se tramita | Requisitos | Cuándo se debe realizar |
| Renovación de matrícula mercantil. | Cámara de Comercio. | *Estar matriculado previamente.
*Diligenciar el formulario de anexo Matrícula mercantil o renovación. *Diligenciar el formulario Carátula única empresarial. *Presentar el balance general y el estado de resultados del año anterior. |
La matrícula del establecimiento debe renovarse en los meses de enero, febrero y marzo de cada año.
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| Plazo Máximo reunión ordinaria | Marzo 31 del 2016 |
La Ley 222 de 1995 establece en su artículo 34 que mínimo una vez al año, para el 31 de diciembre, las sociedades deben cortar sus cuentas, y preparar y difundir los estados financieros de propósito general, debidamente certificados.
Sin embargo, los estados financieros pueden prepararse varias veces al año; por ejemplo, cuando el máximo órgano social así lo requiera o cuando los administradores se retiren de su cargo, caso en el cual deben hacer la preparación de los estados financieros dentro del mes siguiente y, claro está, junto al informe de gestión. Igual sucede cuando la empresa se va a transformar o fusionar.
En todo caso, todas las sociedades mercantiles deben reunirse como mínimo una vez al año, pues es necesario para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección (juntas directivas, revisoría, etc.), determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social (artículo 422 Código del Comercio).
Dicha reunión se debe hacer en la fecha que establezcan los estatutos, y como máximo dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio; es en dicha reunión que deben presentarse los estados financieros de la compañía en el 2015, debidamente finiquitados.
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