Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Semáforos en Excel para generar alertas en cuentas por cobrar o por pagar
Actualizado: 6 septiembre, 2022 (hace 2 años)
En este editorial te explicamos cómo utilizar la herramienta de formato condicional de Excel, para generar alertas de las cuentas por cobrar o por pagar que estén próximas a vencer o que ya estén vencidas.
Con ello, podrás llevar un control efectivo de la cartera de tus clientes y los pagos pendientes.
“Una forma sencilla de llevar este control es utilizando un control de semáforos en Excel, mediante el cual se puedan generar alertas de las facturas que están próximas a vencer, las que están vencidas y aquellas a las que todavía les quedan algunos días antes de vencer”Tweet This
Las empresas requieren llevar un control riguroso de sus cuentas por cobrar y por pagar, para realizar un adecuado seguimiento al recaudo de su cartera, cumplir a tiempo sus obligaciones y conocer de una manera acertada cuál es su necesidad de flujo de efectivo.
Una forma sencilla de llevar este control es utilizando un control de semáforos en Excel, mediante el cual se puedan generar alertas de las facturas que están próximas a vencer, las que están vencidas y aquellas a las que todavía les quedan algunos días antes de vencer.
Formato condicional
El formato condicional es una herramienta valiosa que permite asignarle un formato a las celdas que cumplan una condición determinada, como puede ser contener un texto específico o un número que esté dentro de un rango particular.
Para explicar cómo se utiliza el control de semáforos en Excel utilizaremos la siguiente base de datos de las cuentas por pagar de una empresa:
Recuerda que puedes descargar la hoja de trabajo en el siguiente enlace:
En este caso aplicaremos el formato condicional en la columna F, que es la que contiene los días que restan para el vencimiento de cada factura.
Esta información se ha obtenido aplicando la fórmula “=E2-HOY()”, que permite que cada día se actualice la información con los días que resten para el vencimiento de cada factura, o en su defecto los días que esta lleve vencida.
Pasos para aplicar el formato condicional
Los pasos para aplicar el formato condicional son los siguientes:
1. Seleccionar la columna F, ir a la opción “Formato condicional”, ubicada en la pestaña “Inicio”, y hacer clic en “Nueva regla”:
2. Hacer clic en “Aplicar formato a todas las celdas según sus valores”:
3. A continuación, hacer clic en “Estilo de formato” y seleccionar la opción “Conjunto de iconos”:
4. Seguidamente, ubicar las reglas del formato de acuerdo con nuestra preferencia. En esta ocasión se ha decidido generar las siguientes alertas según el número de días que falten para el vencimiento de cada factura, como se explica en el siguiente cuadro:
En ese sentido, las reglas se ubican de la siguiente forma:
Como en este caso estamos trabajando con números, es necesario asegurarse de que el tipo de valor se elija la opción “Número”.
5. Por último, hacer clic en “Aceptar”. El resultado es el siguiente:
Como se ha podido observar, en este ejemplo trabajamos con una base de datos de las cuentas por pagar a proveedores. No obstante, el contador también puede aplicar el formato condicional a otros informes.
Por ejemplo, si se desea generar alertas sobre la cartera que adeudan los clientes, se pueden seguir los mismos pasos explicados en este editorial, pero aplicando una regla distinta, que puede ser la siguiente:
Color
Días para vencimiento
Verde
Mayor a 0
Amarillo
Entre 0 y 5 días de vencidas
Rojo
Más de 5 días de vencimiento
Con esto, el departamento de cartera sabría qué clientes tienen facturas vencidas y podría empezar a aplicar sus políticas de cobro.
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