Excel para contadores: ¡así se realiza una conciliación usando el formato condicional!


Excel para contadores: ¡así se realiza una conciliación usando el formato condicional!

La conciliación de cuentas es una actividad obligatoria que contribuye a la buena gestión del control interno en las organizaciones. Esta se puede optimizar con el uso de herramientas de Excel, como el formato condicional.

Aprende aquí cómo usar este formato para agilizar tus actividades de control.

Excel es una herramienta imprescindible en el trabajo de los contadores públicos y profesionales administrativos, financieros y/o de otras áreas económicas, dado que permite verificar datos, resolver problemas y simular diversos escenarios para analizar resultados.

El contador público necesita revisar información de distintas fuentes para desempeñar sus labores, pero esta no siempre coincide con lo registra­do en la contabilidad, debido a que algunos registros solo pueden efec­tuarse después de recibir comprobantes externos, como es el caso de las notas débito y crédito que se contabilizan después de consultar el extracto bancario.

Considerando las anteriores situaciones, la conciliación de cuentas es una tarea de control interno que debe realizarse de forma obligatoria para lograr que la contabilidad de la empresa refleje la realidad económica. Pero ¿cómo podría reali­zarse a través de las herramientas de Excel?

A continuación, te presentamos el uso del formato condicional para conciliar cuentas y optimizar tu ejercicio profesional.

¿Cómo utilizar el formato condicional para la conciliación de cuentas?

El formato condicional es una herramienta de Excel que permite asignar un formato a las celdas que cumplan determinada con­dición,por lo que este recurso puede ser muy útil en el día a día del ejercicio profesional de los contadores públicos, quienes deben analizar grandes cantidades de información.

En el siguiente ejemplo se ilustra cómo conciliar la información de dos cuentas contables, que pueden ubicarse en dos columnas distintas de una hoja de Excel, por lo que utilizaremos la función “CONTAR.SI” para señalar que la condición es la coincidencia de datos entre ambas columnas.

Si deseas consultar más sobre el uso de la función “CONTAR.SI”, puedes acceder a nuestro especial Actualícese Excel financiero para contadores.

Debe tenerse en cuenta que este es un caso práctico general que podrá aplicarse según el tipo de información que maneje la entidad para realizar, por ejemplo, conciliaciones de bancos, clientes y nómina, o para los datos de las declaraciones tributarias, entre muchas otras.

Para explicar lo anterior, utilizaremos las siguientes tablas, entre las que se requiere conciliar los datos de los consecutivos de las facturas de la columna A con los del módulo de ventas de la columna D:

Conciliación en Excel: contabilidad vs. ventas.

Para encontrar los datos que se encuentran en los registros contables de la columna A, pero no en el módulo de ventas de la columna D, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas de la A4 a la A13, a las cuales aplicaremos el formato condicional:

Conciliación en Excel: selección columna factura.

2. Ir a la opción “Formato condicional”, ubicada en la pestaña “Inicio”, y dar clic en “Nueva regla”:

Formato condicional para conciliación en Excel.

3. Luego, cliquear en “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”:

Regla de formato condicional para conciliación en Excel.

4. Con el fin de indicar la condición que debe cumplirse para aplicar el formato condicional, utilizaremos la fórmula:

=CON­TAR.SI ([rango];[criterio])

En el rango deben seleccionarse las columnas en las que se requiere realizar la búsqueda de los datos. Para este ejem­plo, son los datos de las columnas $D$4 a $D$13. En el criterio debe seleccionarse la celda que contiene los datos que buscaremos. En este caso es la celda A3. No debe dejarse como referencia absoluta.

Dicho lo anterior, se debe digitar la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI ($D$4:$D$13;A4)

Fórmula “contar.si” para conciliación en Excel.

Esta fórmula le indica al formato condicional si existe una coincidencia entre la columna A y D. Es decir, para nuestro ejem­plo, las celdas que no están resaltadas (A5, A7 y A8) no se encuentran en la columna D.

Para encontrar las facturas que están en el módulo de ventas de la columna D y no en la contabilidad (columna A), se deben seguir los mismos pasos, pero seleccionando las celdas D4 a la D13, y utilizando la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI($A$4:$A$13;D4)

Resultado de conciliación en Excel.

En este caso, las celdas que se resaltaron son las que contienen datos idénticos en la columna A. En nuestro ejemplo, tenemos que los consecutivos de las facturas ubicados en las celdas D11 a la D13 no están en la contabilidad.

Para conocer más detalles con relación al Excel para contadores, no dejes de consultar nuestro Especial Actualícese Excel financiero para contadores. Allí podrás estudiar las funciones de Excel que todo contador público debe conocer y aplicar en su labor profesional.

Excel financiero para conciliación contable.

¡Pero eso no es todo!

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