¿Por cuánto tiempo el Empleador debe guardar documentos de ex-trabajadores?

  • Publicado: noviembre 11, 2008
  • Última Actualización: abril 1, 2009

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Diferentes entes judiciales o administrativos pueden solicitarle a Empleadores algún tipo de información de  trabajadores que laboraron en la empresa hace muchos años. ¿Por cuánto tiempo están obligados a mantener archivada documentación relacionada al ex-trabajador?

¿Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre este tipo de archivos?

Básicamente nada. El Código Laboral no ordena a los empleadores a que mantengan es sus archivos información relacionada con pagos de salarios, prestaciones o seguridad social por un tiempo determinado.

Sólo en el artículo 264 de la normatividad aludida, obliga a las empresas que pagan jubilación directamente a sus ex trabajadores, para que conserven archivados los datos respecto al tiempo de servicio y los salarios devengados durante el tiempo que prestaron servicio y que generaron el pago de dicha Jubilación.

Son muy pocas las empresas en el País que tienen a cargo directamente el pago de la jubilación y no un Fondo de Pensiones, por ello, podemos decir que el Código Laboral no habla nada al respecto.

Al otro día de la terminación del contrato de trabajo, ¿el empleador puede botar todos los documentos que prueban la relación laboral y todos sus pagos?

No. La razón es simple: el ex trabajador tiene hasta 3 años para demandar. Incluso si en ese término el trabajador hace la reclamación por escrito dirigida al empleador, interrumpe por una sola vez la prescripción y arranca nuevamente el conteo del término de prescripción por 3 años. (Art. 488 y 489 del C.S.T.)

Quiere decir que en casos extremos el ex trabajador podría presentar una demanda hasta antes de 5 años, 11 meses y 29 días después de retirarse de la empresa.

Mas razones:

Pongamos un ejemplo: el ex-trabajador, después de varios años de haberse retirado de la empresa, inicia un proceso de reclamación de su Pensión ante el Fondo de Pensiones. Pero en los últimos 10 o 15 años no aparecen muchas semanas cotizadas a pensiones; incluso le aparecen muchas semanas aportadas que fueron mal liquidadas.

Por esto, para el Fondo de Pensiones es como si no se hubiera aportado, y debido a esto no se completa el número mínimo de semanas cotizadas o aportes necesarios para acceder a una Pensión de Vejez. Por ello, el trabajador seguramente demandará al Fondo de Pensiones, quienes podrían Llamar en Garantía al ex-empleador para que responda por las semanas que aparentemente nunca cotizó y que no le han permitido alcanzar la Pensión de Vejez o a su familia para reclamar la Pensión de Sobreviviente.

Asimismo, sin necesidad de que medie demanda judicial alguna, los Fondos de Pensiones deben (por mandato del artículo 24 de la Ley 100 de 1993) iniciar todas las Acciones de Cobro por los aportes pensionales dejados de percibir del Empleador a nombre del Trabajador.

Y tal como lo ha dicho decenas de fallos judiciales de la Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia, los Derechos Pensionales son Imprescriptibles: por ello no tiene un tiempo donde ya no se puedan reclamar y como tal, los aportes mensuales dejados de consignar por un empleador pueden ser perseguidos en cualquier momento.

¿El empleador debe guardar por 50 años toda la papelería relacionada con sus Ex Trabajadores?

No. Aunque ya dijimos que el empleador no tiene obligación de guardar documentos relacionados con el vínculo laboral con sus Ex Trabajadores, al no exigírselo la Legislación Laboral, se puede aplicar por analogía las disposiciones de la Ley 962 de 2005, conocida como la Ley Antitrámites, que dice:

Art. 28 Racionalización de la Conservación de Libros y Papeles de Comercio.Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”

Asimismo el artículo 60 del Código de Comercio establece lo siguiente:

“Art. 60 Conservación de los Libros y Papeles Contables – Reproducción Exacta. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.”

Nuestra recomendación: consérvelo por 10 años

Por todo esto, podemos concluir que a pesar que las normas laborales no establecen un tiempo para guardar archivos relacionados con pagos de Salarios, Prestaciones Sociales y Seguridad Social de sus ex-trabajadores, aplique el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, conservándolos mínimo 10 años, bien sea físicamente o en medios magnéticos, electrónicos, microfilmaciones, etc.

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