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Obligatoriedad de entregar copia del Contrato y de las afiliaciones a Seguridad Social
Este art铆culo fue publicado hace m谩s de un a帽o, por lo que es importante prestar atenci贸n a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor av铆senos haciendo click en "Reportar un error" (m谩s abajo en esta misma p谩gina). Mil gracias.
Regularmente es el empleador quien controla la documentaci贸n relacionada con la celebraci贸n del contrato laboral y las respectivas afiliaciones a seguridad social de su trabajador; por ello, no es generalizada la costumbre de entregar las copias respectivas, lo cual puede evitar futuros dolores de cabeza y es ajustado a la ley.
Antes que todo, es importante anotar que s贸lo el Contrato Verbal no se hace por escrito; de tal manera y por regla general, es considerado como un contrato a t茅rmino indefinido y que tampoco tiene periodo de prueba. Pero todos los dem谩s contratos deben formalizarse por escrito.
La copia del Contrato de Trabajo es un derecho del trabajador
El empleador no est谩 en capacidad de decidir si entrega o no copia del contrato de trabajo a su empleado: este es un derecho del Trabajador de tal manera que en los casos que los contratos se celebren por escrito, debe entregarse una copia firmada al trabajador.
La mejor prueba (aunque no es la 煤nica) para demostrar la existencia de una relaci贸n laboral, es el Contrato de Trabajo y este documento no s贸lo saca de aprietos al empleador sino tambi茅n al trabajador, pues en caso de un pleito judicial, la mejor manera de probar por cualquiera de las partes aspectos como la fecha de inicio, el t茅rmino del contrato y otros aspectos fijados al inicio de la relaci贸n, es presentando el contrato.
Incluso, el s贸lo hecho que el trabajador tenga en su poder copia del contrato de trabajo, puede producir que 茅ste no vaya a presentar demandas infundadas por no conocer las condiciones plasmadas en el contrato.
Las copias de las afiliaciones a Seguridad Social
Cuando el empleador afilia a su empleado a una EPS y al Fondo de Pensiones y a la ARP, siempre los formularios tienen copias predise帽adas (Copia EPS o AFP, Copia Empresa y Copia Trabajador) o se pueden imprimir si se hace por internet o fotocopiar, de tal manera que el empleador una vez haya diligenciado dichos formularios y hayan sido aceptados por esas entidades de Seguridad Social, debe entregar la copia al trabajador.
La copia de afiliaci贸n a la EPS puede ayudar en un momento de urgencia
La mayor铆a de casos en los cuales un un cotizante o sus beneficiarios tienen problemas con la EPS porque no lo quieren atender, es durante el primer mes de afiliaci贸n, muchas veces porque en el sistema no aparece la afiliaci贸n aun digitalizada. Por ello, lo mejor que puede tener en ese momento el trabajador en su mano, es el formulario de afiliaci贸n a la EPS que hizo su empleador (otra raz贸n m谩s).
Administradora de Fondo de Pensiones y ARPs
Con frecuencia, al momento de recurrir ante el Fondo de Pensiones para reclamar la Pensi贸n de Vejez o por Incapacidad Permanente o sus beneficiarios por una Pensi贸n de Sobrevivencia, no falta que dicho Fondo Pensional argumente que el cotizante le hacen falta semanas de cotizaci贸n, o periodos no cotizados con alg煤n empleador. Por ello es buena idea que el trabajador -cada que cambia de empleador- reclame el formulario de afiliaci贸n al fondo de pensiones cuando inicia sus labores.
Igual situaci贸n, la mejor manera de demostrar la afiliaci贸n y por ende la fecha desde la cual puede el trabajador solicitar auxilios econ贸micos en caso de una enfermedad o accidente de tipo profesional (laboral), es con la copia de afiliaci贸n que hizo el empleador de su trabajador, bien sea en formulario de la ARP o a trav茅s de internet con la impresi贸n de la radicaci贸n que se hizo por este medio (aunque la ARP debe entregar carnet a los trabajadores que se afilian).
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