DIAN emite nueva reglamentación sobre obligados a declarar virtualmente a partir de marzo 1 de 2012

Por: actualicese.com
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Publicado: 14 de diciembre de 2011

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Entre los nuevos obligados a declarar virtualmente mencionados en la resolución 12761 de diciembre 9 de 2011 figuran todas las personas jurídicas que presenten declaraciones de retención en la fuente y todos los representantes legales, contadores y revisores fiscales que firmen en entidades que presenten sus declaraciones en forma virtual.

Infografía (haz click en la imagen para ampliar)

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A través de su nueva Resolución 12761 de diciembre 9 de 2011 la DIAN ha entrado a derogar su Resolución 01336 de febrero de 2010 (la cual había sido modificada luego con las resoluciones 13830 de  diciembre de 2010 y 4047 de abril de 2011) y ha vuelto a redefinir cuál es el conjunto de criterios que convierten a las personas naturales y jurídicas en obligadas  a presentar sus declaraciones tributarias de forma virtual.

En el artículo 1 de la nueva resolución 12761 se recogen casi la misma cantidad de criterios que ya venían mencionados en la Resolución 01336 pero se efectuaron varios cambios eliminando de la lista algunos de ellos y agregando unos nuevos.

La nueva resolución menciona que quienes ya venían obligados a declarar virtualmente porque les aplicó alguno de los criterios de la resolución 1336,  seguirán estando obligados a declarar virtualmente. Pero si a alguien le empieza a aplicar ahora alguno de los criterios mencionados en el artículo 1 de la Resolución 12761 entonces empezarán a declarar virtualmente con las declaraciones que les venzan después de marzo 1 de 2012.

Para ilustrar mejor cuáles son los cambios que se producen en el conjunto de criterios que convierten a las personas naturales o jurídicas en obligados a presentar declaraciones virtualmente, veamos el siguiente cuadro. En el mismo hemos resaltado y subrayado los puntos en los que se notan los cambios:

Criterios que contenía la resolución 01336 de Febrero de 2010

Nuevo listado de criterios fijados en la Resolución 12761 de diciembre de 2011

1. Los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes calificados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como Grandes Contribuyentes.

2. Las Entidades no contribuyentes señaladas en los artículos 23-1 y 23-2 del Estatuto Tributario

3. Las personas naturales o jurídicas responsables del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, cuyos ingresos brutos en el año gravable 2008 o años gravables siguientes, sean iguales o superiores a QUINIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($500.000.000), y que hayan sido responsables del impuesto sobre las ventas o agentes de retención en el mismo año gravable.

4. Los usuarios aduaneros clasificados con alguna de las siguientes calidades:

  • Agente de carga internacional
  • Agente marítimo.
  • Comercializadora Internacional (C.I.)
  • Depósito público o privado habilitado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales con carácter permanente.
  • Intermediario de tráfico postal y envíos urgentes.
  • Operador de transporte multimodal.
  • Titular de Aeropuertos ó puertos y muelles de servicio público o privado.
  • Transportista nacional de operaciones de tránsito aduanero.
  • Usuarios de zonas francas permanentes y permanentes especiales.
  • Usuario aduanero permanente.
  • Usuario altamente exportador.
  • Usuarios sistemas especiales Importación Exportación.
  • Transportador Aéreo, Marítimo o Terrestre de los Regímenes de Importación y/o Exportación.
  • Agencia de Aduanas.
  • Los demás usuarios aduaneros que para actuar requieran autorización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

5. Los Notarios.

6. Los Consorcios y Uniones Temporales.

7. Los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas corrientes de compensación que deban presentar la información cambiaria y de endeudamiento externo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

8. Los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica.

9. Los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN que deban cumplir con el deber de declarar.

10. Los autorizados y concesionados para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional.

11. los solicitantes para operar juegos promocionales y rifas, que tengan la calidad de juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional

1. Los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y demás declarantes calificados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como Grandes Contribuyentes, 

2. Las entidades no contribuyentes señaladas en los artículos 23-1 y 23-2 del Estatuto Tributario,

3. Los usuarios aduaneros clasificados con alguna de las siguientes calidades, a excepción de las personas naturales inscritas en el Registro Único Tributario como importadoras:

a)Aeropuerto de servicio público o privado

b) Agencias de Aduanas

c) Agente de carga internacional

d) Agente marítimo

e) Almacén General de Depósito

f) Comercializadora Internacional (C.I.)

g) Depósito público o privado habilitado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales con carácter permanente

h) Exportador

i) Importador

j) Intermediario de tráfico postal y envíos urgentes

k) Operador de transporte multimodal

l) Operador Económico Autorizado

m) Titular de puertos y muelles de servicio público o privado

n) Transportador Aéreo, Marítimo o Terrestre de los Regímenes de Importación y/o Exportación

ñ) Transportista nacional operaciones de tránsito aduanero

o) Usuarios de zonas francas permanentes y permanentes especiales

p) Usuario aduanero permanente

q) Usuario altamente exportador

r) Usuarios de programas especiales de exportación PEX

s) Usuarios sistemas especiales importación exportación, y

t) Los demás usuarios aduaneros que para actuar requieran autorización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

4. Los Notarios,

5. Los Consorcios y Uniones Temporales,

6. Los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas corrientes de compensación que deban presentar la información cambiaria y de endeudamiento externo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN,

7. Los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica,

8. Los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN que deban cumplir con el deber de declarar,

9. Los autorizados y concesionados para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas a nivel nacional,

10. Los solicitantes para operar juegos promociónales y rifas, que tengan la calidad de juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional,

11. Los obligados a suministrar información exógena de acuerdo con las resoluciones proferidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

12. Las personas jurídicas obligadas a presentar la declaración de retención en la fuente,

13. Los obligados a presentar declaraciones informativas, individual y consolidada de precios de transferencia,

14. Los representantes, revisores fiscales y contadores de los obligados a presentar las declaraciones de manera virtual señalados en los numerales anteriores.

Todas las personas jurídicas que declaren retención en la fuente y los que presenten información exógena quedan obligados a declarar virtualmente

Como puede verse en el cuadro anterior, entre los nuevos criterios que obligan a una persona natural o jurídica a presentar sus declaraciones en forma virtual figura el de ser  personas jurídicas que presenten declaraciones de retenciones en la fuente o el de ser una persona (natural o jurídica) obligada a presentar información exógena (ya sea información exógena tributaria, aduanera o cambiaria pues la norma no hace distinción; sobre la obligación de entregar información exógena tributaria, los más recientemente obligados a ello son los señalados en las Resoluciones 11423  a 11431 de octubre 31 de 2011)

Esos nuevos obligados empezarán a hacerlo con todas las declaraciones tributarias (IVA, Retefuente, Renta, etc.) que tengan vencimientos después de marzo 1 de 2012 pues así lo indica el artículo 2 de la Resolución 12761. Eso significaría incluso que si alguna declaración (como la de renta año gravable 2011) tiene vencimientos para abril de 2012, pero el contribuyente la quiere presentar desde marzo 1 de 2012, entonces la  tiene que presentar en forma virtual.

Lo anterior también significa que si se trata de declarantes personas jurídicas tendrán que empezar a tramitar con tiempo, si aun no los tienen,  los respectivos mecanismos de firma digital  para su representante legal y para su contador o revisor Fiscal que le firman sus declaraciones.

Para ello ese representante legal y el Contador o Revisor Fiscal deben tener su propio RUT. Si no lo tienen, tendrán que inscribirse por primera vez en el RUT cumpliendo los nuevos requisitos que se exigen desde julio de 2011, entre ellos, llevando recibo de servicios públicos de su domicilio y fotocopia de su cédula. Pero si ya tienen RUT, tendrán que actualizarlo para que les figure la responsabilidad “22-obligados a cumplir deberes de terceros”. En esa actualización también les pedirán los mismos documentos antes mencionados.

Luego de tener su RUT, ese representante legal y el Contador o Revisor tendrán que ir hasta la DIAN personalmente (o enviar un apoderado abogado o un tercero autorizado) para que allí hagan el trámite de obtener el mecanismo de firma digital (consulta más al respecto en la cartilla instructiva de la DIAN “mecanismo de firma digital”)

A cada individuo se le asigna una única firma digital sin importar que actúe como representante legal, o como contador o como revisor fiscal en varias entidades al mismo tiempo. Con ese mismo mecanismo podrá presentar los reportes de información exógena y también las declaraciones virtuales. El mecanismo se debe luego estar renovando cada tres años. Y si se llega a dañar o extraviar, se debe pedir uno (también gratuitamente) con mínimo tres días hábiles de anticipación a la fecha en que se le venzan sus declaraciones.

Téngase presente que si alguien queda obligado a presentar sus declaraciones en forma virtual pero lo hace en papel, la DIAN tiene solo hasta dos años para pronunciarse y dar esa declaración por no presentada (ver artículo 579-2 del Estatuto Tributario y el concepto DIAN 62921 de agosto de 2009)

 

Los representantes legales, contadores y Revisores Fiscales que firmen en los entes jurídicos también quedan obligados a presentar sus propias declaraciones

Además, a cualquier representanta legal, Contador o Revisor Fiscal a quien le asignen mecanismos de firma digital para firmar las declaraciones de alguna persona jurídica, en ese caso también queda obligado a presentar sus propias declaraciones tributarias en forma virtual empezando con las que se le venzan desde marzo 1 de 2012.

Al respecto es necesario tener presente que si un individuo pertenece al régimen común, en ese caso en la inscripción en el RUT o en su primera actualización también le van a pedir que demuestre tener activa una cuenta bancaria (corriente o de ahorros) en una entidad vigilada por Superfinanciera (consulta nuestro anterior editorial: “Gobierno ya no exigirá cuenta bancaria para la inscripción en el RUT de algunas personas naturales”)

 

Necesitarán computadores y conexiones de internet óptimos

Los obligados a presentar declaraciones en forma virtual tendrán que empezar a verificar si cuentan con los equipos e internet óptimos para poder cumplir con ese proceso. Para ello se puede visitar el siguiente enlace del portal de la DIAN: “Requerimientos tecnológicos”

Además, tendrán que tomar en cuenta que a veces la plataforma de internet de la DIAN tiene problemas si el proceso de firma virtual se hace desde computadores muy modernos (véase nuestro anterior editorial de noviembre de 2011: “¿Hasta donde nos llevará el Muisca?”). Véase también la Cartilla instructiva de la DIAN para “Diligenciamiento virtual de documentos

Además, todo las declaraciones que ya antes hayan presentado en papel, o las que debieron haber presentado en papel, tales declaraciones las tendrán que corregir y/o presentar extemporáneamente en papel pues así lo dispone el artículo 7 del Decreto 1791 de mayo de 2007.

 

El pago de las declaraciones sí se puede seguir haciendo en papel o electrónicamente

Es importante mencionar que si alguien empieza con su obligación de declarar virtualmente, en ese caso el pago de las declaraciones que le arrojen saldo a pagar lo podrá seguir haciendo en papel en los bancos con recibos de pago en bancos o si lo prefiere lo puede hacer electrónicamente desde el propio portal de la DIAN si tiene cuentas bancarias habilitadas con ese servicio.

Así lo confirma el inciso segundo del parágrafo 1 de la Resolución 12761 de 2011 donde se lee:

“El pago se podrá realizar electrónicamente a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN, o con recibos litográficos ante las entidades autorizadas para recaudar.”

Al respecto, debe recordarse que en el caso especial de las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente, como las mismas se deben presentar acompañadas siempre de su pago total para que se tomen como válidamente presentadas (ver art. 580-1 del Estatuto), la DIAN ha dicho en sus conceptos 59943 de agosto de 2011 y 88243 de noviembre de 2011 que el pago siempre debe hacerse el mismo día de la presentación.

Momento de empezar a declarar virtualmente si los criterios le empiezan a aplicar después de marzo de 2012

En el artículo 3 de la Resolución 12761 se establece que si a alguna persona jurídica o natural no le aplica en estos momentos ninguno de los criterios de la resolución pero en algún momento después de marzo de 2012 sí le empieza a aplicar alguno de ellos,  entonces empezará  a declarar virtualmente a partir del mes siguiente a aquel en que le empiece a aplicar el criterio.

Así por ejemplo, si una persona es nombrada en mayo de 2012 como representante legal de una entidad que presenta sus declaraciones en forma virtual, en ese caso las declaraciones tributarias que  esa persona natural pueda tener que estar presentado a partir de junio de 2012 se tendrán que presentar en forma virtual

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