Grandes novedades de la DIAN para el uso de sus formularios en enero de 2014

Por: actualicese.com
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Publicado: 13 de enero de 2014

A pesar que la Ley 962 de julio de 2005 había indicado que desde julio de 2006 en adelante los formularios para los trámites en entidades públicas no debían ser cobrados, esta medida solo empezó a ser aplicada en enero de 2014. Además, el formulario 360 para retenciones y/o autorretenciones del CREE, que existía desde mayo de 2013, no fue modificado a tiempo de forma que sirviera para presentar las declaraciones por periodos cuatrimestrales tal y como lo había indicado la norma del Decreto 1828 expedida desde agosto de 2013. Por eso la DIAN tuvo que tomar medidas improvisadas para presentar en enero de 2014 la declaración del cuatrimestre septiembre diciembre de 2013.

La Cita (haz click en la imagen para ampliar)

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Definitivamente en la DIAN, como pasa con la gran generalidad de los colombianos, las tareas también son dejadas “para después” o “para lo último”. Prueba de ello es lo que se empezó a ver durante la semana pasada cuando dicha entidad emitió dos boletines de prensa (el No. 2 de enero 2 de 2014 y el No.7 de enero 8 de 2014) a través de los que se anunciaron dos asuntos importantes relacionados con sus formularios para declaraciones tributarias y la forma de usarlos durante el presente año 2014, pero que demuestran que la entidad había desatendido lo que hace tiempo se le habían indicado en las normas vigentes. Veamos por qué.

La gratuidad de los formularios para declaraciones tributarias y otros trámites ante la entidad

En el comunicado No. 2 de enero 2 de 2014 (que incluso se emitió con todo y el error de escribir “2013” en lugar de “2014”), la DIAN indicó lo siguiente:

“Bogotá, 2 de Enero de 2013. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN informa a los ciudadanos contribuyentes que a partir de hoy los formularios para la declaración de impuestos ante esta Entidad serán GRATUITOS y se podrán obtener en las diferentes oficinas de la DIAN en todo el país. Así mismo, la Entidad reitera que los trámites ante la DIAN, así como sus formularios, no tienen ningún costo y hace un llamado a los ciudadanos contribuyentes para que no paguen por ellos.”

Lo mismo que dice el comunicado de prensa también se ratificó en un video puesto en YouTube el 7 de enero de 2014. Pero es increíble que solo ahora, a partir de enero de 2014, la DIAN venga a cumplir con lo que desde el año 2005 se le había exigido mediante el art. 4 de la Ley 962 de julio 8 de 2005 (Ley Antitrámites del gobierno Uribe), el cual incluso fue luego modificado con el art. 26 del Decreto-Ley 019 de enero de 2012 (Decreto-Ley Antitrámites del Gobierno Santos). Ese artículo 4 de la Ley 962 de 2005 ha tenido entonces las siguientes dos versiones:

Versión inicial cuando se expide la Ley 962 en julio de 2005
Nueva versión del art. 4 de la Ley 962 de julio de 2005 luego de ser modificado con el art. 26 del Decreto-Ley 019 de enero de 2012

ARTÍCULO 4. DIVULGACIÓN Y GRATUIDAD DE LOS FORMULARIOS OFICIALES. Cuando fuere el caso, todas las entidades y organismos de la Administración Pública deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse la respectiva obligación, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas.

PARÁGRAFO 1o. El Gobierno Nacional reglamentará el desmonte progresivo de los cobros por formularios oficiales, con excepción de aquellos relacionados con el proceso de contratación estatal y el acceso a la educación pública; así como la implementación de medios tecnológicos para el cumplimiento de la respectiva obligación, en un término no mayor de un (1) año.

PARÁGRAFO 2o. En todo caso las entidades de la Administración Pública deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales.

Para todos los efectos de ley se entenderá que tienen el carácter de formularios oficiales aquellas copias de dichos formularios que obtengan de los medios electrónicos a que se refiere el inciso anterior.

ARTÍCULO 4o. DIVULGACIÓN Y GRATUIDAD DE FORMULARIOS OFICIALES PARA LA PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES Y REALIZACIÓN DE PAGOS.<Artículo modificado por el artículo 26 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando sea del caso, los destinatarios a quienes se les aplica el presente Decreto-Ley, deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse el deber u obligación legal, utilizando para el efecto formas impresas.

Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones administrativas deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales. En todo caso, para que un formulario sea exigible al ciudadano, la entidad respectiva deberá publicarlo en el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tres meses contados a partir de la publicación del presente decreto, para publicar los formularios hoy existentes.
Para todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que se obtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales.

Como puede verse, desde julio de 2006, un año después de haberse expedido la Ley 962 de 2005, y según lo indicaba el parágrafo 1 de la versión inicial de la norma, ninguna entidad pública debería haber seguido cobrando por los formularios que se necesitaran para cumplir con declaraciones u otros deberes ante tal entidad. Pero pasaron los años y eso no se cumplió pues en la práctica, por lo menos la DIAN, sí seguía cobrando por sus formularios litográficos que se vendían en todos los Servientrega del país.

Además, si alguien no quería comprarle los formularios, en ese caso le tocaba primero tener su RUT en la DIAN, luego entrar al portal de Internet de dicha entidad, luego crearse una cuenta de usuario y con eso entonces podría diligenciar e imprimir en impresoras de tinta (laser en especial) sus respectivos formularios para luego firmarlos con bolígrafo e irse a presentarlo a los bancos (como quien dice, o compraba los formularios, o gastaba su propio papel, tiempo y tinta; eso lo decían todos los años las resoluciones anuales en las que la DIAN emitía los nuevos formularios a usarse durante un respectivo año fiscal; ver por ejemplo el art. 9 de la Resolución 0021 de enero de 2013).

Lo anterior empezó a cambiar un poco solo cuando en los años 2010 y 2011 se expidieron resoluciones como la 01336 de febrero de 2010 y la 12761 de diciembre de 2011 a través de las cuales se  indicó que la gran mayoría de declarantes (las personas jurídicas en especial) quedaban obligados a presentar sus declaraciones únicamente de forma virtual. Pero los no obligados a declarar en esa forma (personas naturales) entonces son los únicos que tienen las opciones o de entrar al portal de la DIAN para elaborar e imprimir allí sus propios formularios, o de acudir a los puntos de venta donde les vendían dichos formularios.

Al respecto, sucedió entonces que solo en julio de 2013 la DIAN tuvo que responder a una consulta sobre por qué seguían vendiéndose en los puntos de venta los formularios litográficos si es claro que eso terminaba contrariando a la Ley 962 de 2005. En su Concepto 933 de julio de 2013 la DIAN termina analizando dicha Ley y llegó a la siguiente conclusión:

En este orden ideas, encuentra este despacho que del tener literal de la norma bajo análisis, se puede concluir en derecho que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no se encuentra facultada jurídicamente para vender formularios impresos de declaraciones

Como quien dice, tuvieron que pasar 7 años y medio (desde julio de 2006 hasta diciembre de 2013) para que la DIAN reconociera que no debían cobrar por los formularios litográficos y entonces solo ahora, a partir de enero de 2014, sí los entregarán gratuitamente (no estamos seguros, pero entendemos que los dineros de las ventas de los formularios y cartillas instructivas siempre fueron dineros administrados por alguno o varios de los múltiples fondos de empleados que tiene la DIAN; además, uno de ellos, fediancol,  durante el 2012 terminó siendo intervenido por la Supersolidaria por malos manejos en los recursos de sus asociados).

La nueva decisión entonces ha llevado a que en la práctica, y según nos contaron, ya se hayan empezado a generar nuevas congestiones pues los formularios litográficos gratuitos ya no se consiguen en los antiguos puntos de Servientrega y quienes los necesiten tendrán que ir a las oficinas de la DIAN, llevando copias de su RUT y allí los funcionarios de la DIAN empezaron a llevar un registro especial para controlar que una misma persona no se presente a reclamar mas de un ejemplar del tipo de formulario especial que llegue a necesitar (como quien dice, para controlar a los que ahora quieran dárselas de “vivos” y empezar a revenderlos).

Por lo anterior, si alguien llega a necesitar formularios litográficos, lo mejor será que empiece a acostumbrarse a usar directamente el portal de la DIAN, creándose allí una cuenta de usuario (algo para lo cual incluso ya no importa si se tiene o no un RUT en la DIAN pues dicha cuenta se crea solo con el número de cédula y su fecha de expedición) y contando además con un computador que cumpla unos requisitos mínimos, una impresora de tinta (ojalá laser) y ya con eso podrá diligenciarlos e imprimirlos por su propia cuenta (o sea, sí tendrá que gastar por lo menos su propio papel, tinta y tiempo). Cuando los imprima, recuerde que solo se deben imprimir un original y una sola copia lo cual es algo que viene aplicando desde enero de 2011 (el original se quedará en el banco y la copia se la llevará el contribuyente).

Además, debe destacarse que en el Decreto 2926 de dic. 17 de 2013 se dispuso que el Director de la DIAN señalará mediante resoluciones a las personas naturales que podrán usar firmas electrónicas pero sin uso de mecanismo digital (es decir, sin estar ligadas al archivo especial de extensión .epf con el que siempre se han vendido emitiendo desde hace tiempo las firmas digitales) y con ese tipo de firmas (que deben cumplir los requisitos del Decreto 2634 de diciembre de 2012) entonces podrán firmar digitalmente sus declaraciones ahorrándose de esa forma su presentación presencial en los bancos (a los bancos solo irían a efectuar los pagos con los normales formularios 490 y eso incluso se lo pueden evitar también si utilizan el servicio de pago de los impuestos por canales electrónicos).

La decisión improvisada sobre el uso del formulario 360 para presentar la autorretención del CREE del periodo sep-dic de 2013

Mediante su boletín No.7 de enero 8 de 2014, y justo en la víspera de cuando tendrían que empezar a presentarse las primeras declaraciones cuatrimestrales de autorretenciones del CREE por el periodo septiembre-diciembre de 2013 (pues desde agosto de 2013 el art. 3 del Decreto 1828 había dicho que se vencerían entre el 10 y el 23 de enero de 2014), la DIAN terminó tomando la siguiente medida improvisada sobre la utilización de su formulario 360 para poder presentar la declaración de dicho  cuatrimestre:

“Bogotá D. C., enero 8 de 2014. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, informa a los contribuyentes responsables de la auto retención CREE, cuyo período de declaración es cuatrimestral, que para presentar la declaración de septiembre – diciembre 2013, deberán utilizar el Formulario 360 y diligenciar el periodo 12 en la correspondiente casilla, período que se entenderá como el correspondiente a las auto retenciones practicadas entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de 2013.

Como quien dice, la DIAN no hizo a tiempo la tarea de modificar su formulario 360 el cual existía desde mayo de 2013 (por aplicación de lo indicado en ese momento con el Decreto 862 de abril de 2013) y que desde cuando fue creado solo está habilitado para declaraciones de periodicidad mensual pero no para declaraciones de periodicidad cuatrimestral ya que ese cambio de la nueva periodicidad lo introdujo en agosto de 2013 el decreto 1828.

La tarea que debió haber hecho era la de poder incluirle a ese formulario 360 alguna nueva casilla en la parte superior en la cuál sí se pudiera indicar expresamente la “periodicidad” (mensual o cuatrimestral) y al mismo tiempo el “periodo” (01 hasta 12 en el caso de una declaración de periodicidad mensual, o 01 hasta 03 en caso de una periodicidad cuatriemestral). Eso de tener identificado una casilla para la “periodicidad” y otra para el “periodo” sí es algo que desde el comienzo del 2013 se hizo con el formulario 300 de IVA.

Pero al menos desde nuestro portal, y en septiembre de 2013, cuando el Decreto 1828 de agosto de 2013 derogó al Decreto 862 de abril de 2013 indicando entonces que a partir de septiembre de 2013 existiría solo la autorretención del CREE y que dicha autorretención del CREE se tendría que declarar con distintas periodicidades, nosotros ya habíamos advertido lo siguiente:

“Entre mayo y agosto de 2013 como solo existía una única periodicidad para estar presentando la declaración de retenciones o autorretenciones del CREE (era periodicidad mensual), en ese caso elformulario 360que se usó para todos esos periodos solo tenía diseñada única casilla para indicar el “periodo” (Ver la casilla No. 3 -“Periodo”- la cual solo se puede diligenciar con números que van desde “01” hasta el “12”, entendiéndose que un “01” siempre será “enero” o que un “04” siempre será “abril”). Pero junto a ese formulario 360 no se le diseñó ninguna casilla adicional para confirmar la “periodicidad”, la cual sí es una casilla que existe en elformulario 300 de IVA(ver su casilla No.24). Por eso es que en el formulario 300 de IVA si se marca “periodo 01” y “periodicidad bimestral”, el sistema de la DIAN sabrá que se está declarando el bimestre enero-febrero. Pero si se marca “periodo 01” y periodicidad cuatrimestral” el sistema de la DIAN sabrá que se está declarando el cuatrimestre enero-abril.

Por lo tanto, si a partir de septiembre sí existirán dos periodicidades diferentes (mensual o cuatrimestral), creemos que la DIAN va a tener que modificar la estructura de su formulario 360 e incluir, adicional a la casilla 03 del “periodo”, otra casilla más para informar la “periodicidad”.

Incluso, también va a tener que modificar elformulario 490 para pago en bancos, al menos la parte de atrás de sus instructivos, pues cuando se diseñó al comienzo del año 2013 ese formulario 490, al mismo sí se le alcanzaron a incluir las instrucciones sobre cómo diligenciarlo para cuando se estuvieran haciendo pagos a declaraciones de IVA con distintas periodicidades. Pero ahora, con las nuevas periodicidades en una declaración de autorretención del CREE, es obvio que el formulario 490 no dice nada al respecto.

Queda probado entonces que la DIAN o no toma en cuenta varias de las sugerencias que le hacemos desde portales como el nuestro, o que por dejar las tareas para lo último entonces tiene que tomar medidas improvisadas. Pero de seguro que el nuevo formulario 360 que se usaría durante el nuevo año 2014 (y que a esta fecha aun no lo han dado a conocer), ese sí de seguro traerá las casillas para “periodicidad” y “periodo”. Además, el viejo formulario 360 tendrá que seguir existiendo para aquellos que no hayan presentado todavía las declaraciones de retención del CREE por los periodos mayo hasta agosto de 2013 (pues la DIAN tiene hasta 5 años para exigirlas), o para aquellos que sí las presentaron pero que tengan que corregirlas.

Por último téngase presente que los obligados a presentar la declaración cuatrimestral de autorretención del CREE por el periodo sep-dic de 2013,  son los contribuyentes autorretenedores cuyos ingresos brutos a 31 diciembre de 2012 fueron inferiores a 92.000 UVT ($2.396.508.000) e igualmente los contribuyentes que se constituyeron durante el mismo año 2013 (pues eso solo se vino a aclarar en diciembre de 2013 con el cambio que el art. 2 del decreto 3048 de dic. 27 le hizo al art. 3 del decreto 1828 de agosto).

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Última actualización: abril 23, 2014 | Volver al inicio de esta sección
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