Declaraciones Tributarias por Medios Electrónicos (III) – Gabriel Vásquez

Por: Gabriel Vásquez
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Publicado: 28 de agosto de 2006

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Pasos para presentación de declaraciones Tributarias a través de los mecanismos electrónicos de la DIAN, ejemplo Declaración de retención en la fuente.

Como una síntesis de las instrucciones recibidas de parte de funcionarios de la DIAN en todo el país y de información recopilada desde la página Web también de la autoridad tributaria, presentamos el siguiente instructivo general, que será de utilidad para la presentación de las declaraciones tributarias virtualmente:

a – Entrar al portal de la DIAN http://www.dian.gov.co/

b – En el Panel Izquierdo de la pagina “DIAN VIRTUAL” se escoge la opción Diligenciamiento de Documentos y se Inicia Sesión.

c – Digite el NIT de la compañía, la cedula de ciudadanía del representante legal y la contraseña de la cuenta, (recordar que la contraseña fue la creada en el momento de activar la cuenta, para el envió de los archivos de medios magnéticos)

d – Una vez en la bandeja de entrada, se verifica el Organización y el Usuario que correspondan al nombre de la compañía y del representante legal.

e – Se entra al icono de “Diligenciar/Presentar”

f – Se busca el número del formulario (Ejemplo, 350: Declaración Mensual de Retención en la Fuente año 2006) y clic en la opción “Buscar”

g – Se escoge el año y el periodo que corresponde la declaración

h – Dar click en el icono “Inicial” y luego “Continuar”

i – “Continuar” Si hay borradores creados con anterioridad, la página anuncia que número de formulario corresponde, le doy click continuar, sino hay borradores “continuar”.

j – Cierre la pantalla de ayuda

k – El formulario aparece con los datos del Informante (Nombre de la Persona Jurídica ó Persona Natural Informante), Número del NIT y tipo de contribuyente

l – En la casilla 25 de formulario, correspondiente a la Actividad económica, dar click en “Ayuda” y en la parte inferior del recuadro de ayuda, dar click en la frase de color amarillo “Elija un valor para actividad Económica” y dar click sobreel numero de la actividad que corresponda.

m – Diligenciar los renglones que corresponden a los valores que declaro por cada uno de los conceptos de retención en la Fuente.La página suma automáticamente los valores digitados de los renglones en los correspondientes totales; de igual formaaproxima a mil los valores;los valores se digitan sin puntos.

n – Una vez diligenciados los renglones, dar Enter hasta el final del formulario, y Guardar pulsando Click en la parte inferior al primer Botón del recuadro que aparece llamado “Borrador”.Si desea puede generar PDF, en el quinto botón del panel, este PDFlo puede guardar e imprimir y servirá para la correspondiente revisión por parte del revisor fiscal y/o contador antes de la firmas.

o – Luego de Archivado, en el segundo icono “Firmar”, el representante legal “Autoriza” señalando en la casilla correspondiente, la persona que va a firmar (Revisor Fiscal ó Contador) y da click en icono “Autorizar Firma”. IMPORTANTE: Una vez se realice la Autorización para firmas, la declaración no puede ser modificada. Cualquier cambio posterior implicaría una corrección a la misma, si eventualmente se dio la instrucción de presentada en el icono 3 del panel.

p – El representare legal, puede optar por firmar en ese momento ó esperar que el revisor fiscal o contador lo realice.

q – El revisor fiscal lo hará desde su cuenta en el portal de la DIAN.Es decir, como para obtener el certificado digital activó una cuenta en el portal de la DIAN, desde allí con su clave y a nombre propio, firma las declaraciones electrónicas de las cuales sea responsable. Parte Inferior de la pantalla en “Tareas (1)”.

r – Una vez se encuentre firmada la Declaración por el Representante Legal y Revisor Fiscal y/o Contador, se presenta la declaración, haciendo click en el Icono 3 del panel.Esto significa que ha sido presentada la declaración a la DIAN.IMPORTANTE: Se debe tener en cuenta la “simultaneidad” de los actos (Presentación y Pago) para el caso de las declaraciones de retención en la fuente, lo cual significa que debe hacerse el pago en el mismo día calendario.

s – Al realizar la presentación la página genera un “Acuse de Recibido” el cual contiene el numero de formulario presentado el día y la hora de presentación.IMPORTANTE: Imprimir y archivar el acuse de recibido, junto con los correspondientes documentos en la nota de contabilidad y/o egreso correspondiente.

t – Dar Click en el icono Pdf para generar la declaración. Verificar que sobre ella este en marca de agua “RECIBIDO” y el sello de “Firmado Digitalmente”, luego archivar junto con los correspondientes documentos en la nota de contabilidad y/o egreso correspondiente.

Firma de Revisor Fiscal y/o Contador

En el momento que le entregan al revisor fiscal ó contador el formulario 10036, mecanismo digital, deberá proceder a abrir su cuenta en el portal de la DIAN; Lo anterior con el fin de poder bajar su certificado digital y desde allí entrar a firmar las declaraciones tributarias autorizadas por los representantes legales de las compañías a la cuales pertenezca el revisor o contador; Estas actividades se desarrollan en el menú de “Tareas”.

Diligenciamiento del Recibo de pago

Una vez he ha realizado las firmas en los formularios y presentado virtualmente la declaración, se procede a Diligenciar el Recibo de pago (icono cuarto)

a – Seleccionar el concepto que le corresponda según el formulario presentado, por ejemplo para el caso de formulario de Retención en la Fuente, existen por separado los recibos de: 1- Retenciones al titulo de Renta (concepto 61), 2- Timbre (concepto 62) 3- Iva (concepto 63), para el caso se deben llenar 3 recibos, que según el caso se deberá generar y presentar en el Banco.

b – Cerrar la pantalla de ayuda

c – La página presenta el Recibo de pago; Verificar datos y valores; Si hubo lugar a sanciones o intereses de mora, digitar los valores (sanciones o intereses).

d – Si los valores están de acuerdo con los formatos respectivos previamente impresos, dar Click en “definitivo” y “si”

e – Generar PDF

f – Archivar el recibo; este es el que debo presentar en el Banco. El recibo de pago se debe diligenciar e imprimir en el momento en que se vaya a presentar en el banco.

g – Imprimir Original y 2 copias del recibo de Pago, en Impresora Láser (mínimo resolución 600×600 dpi)

h – Presentar en el Banco con el RUT.

i – Si en la declaración tributaria (IVA, Renta) resulta saldo a favor, no se imprime recibo de pago.

Reiteramos no olvidar que la declaración de retención en la fuente debe presentarse y pagarse el mismo día, de lo contrario se entiende por no presentada.Estas diligencias, algunas electrónicas y físicas otras, como la del pago en bancos, deben ser desarrolladas, en lo posible iniciando la mañana para tener el tiempo suficiente de corregir en caso que algo falle, o no entendamos algún paso al diligenciar el envío electrónico, como suele ocurrir siempre que hacemos estos procedimientos la primera vez.

Cordialmente,

GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA

28 de Agosto del 2006
E-mail: gvasquet@yahoo.es

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Última actualización: 04/06/2009 | Volver al inicio de esta sección
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