[Herramienta] Cómo comparar dos archivos de Excel y sacar de modo rápido sus diferencias.

Por: actualicese.com
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Publicado: 20 de febrero de 2009

Sin lugar a dudas Excel es la hoja de cálculo con la que más tiene que lidiar el Contador en su trabajo y en muchas ocasiones nos encontramos con dos versiones de archivos que originalmente partieron de una misma fuente, pero queremos saber las diferencias, sin la tediosa exploración visual que puede no ser muy eficiente. Sin más preámbulos para esta entrega, te enseñaremos una herramienta que sin lugar a dudas te sacará de tediosos trabajos de comparación entre dos versiones de un archivo de Excel.

Excel Compare” es una herramienta que te ahorra la molestia de buscar manualmente las diferencias entre dos: Libros de Excel, hojas de cálculo y hasta selección de rangos entre hojas.

Este programa compara de modo rápido y eficiente los datos entre las dos fuentes suministradas y genera un nuevo reporte presentando las diferencias en una nueva hoja de Excel.

Puede utilizar esta herramienta para el análisis de los cambios realizados, entre dos archivos de Excel que conserven la misma estructura, para saber qué celdas específicas cambiaron y que otras diferencias existen (como datos eliminados).

En el sitio http://www.formulasoft.com puedes descargar este programa en su versión de prueba, y una vez instalado utilizarlo hasta 60 veces (para evaluarlo), y una vez superado este límite, el programa no se iniciará más; de modo que si decides seguirlo utilizando, debe pagar por su registro.

¿Cómo Funciona?

Para ilustrar esto, hemos realizado un ejercicio creando dos archivos de Excel:

  • 1.xls – Archivo de la primera versión (archivo maestro).
  • 2.xls – Archivo con cambios realizados en varias celdas. Esta sería nuestra versión 2 del archivo 1 original.

Bueno, ahora necesitamos saber los cambios realizados en 1.xls vs. el archivo 2.xls. La siguiente es una imagen de los dos archivos que realizamos para enseñarte como funciona la aplicación.

En la imagen hemos señalado los cambios del Archivo 2.xls respecto al archivo 1.xls.

Pasos a Seguir

  1. Descarga el programa instalador de http://www.formulasoft.com/download/xlsc.zip <—- descárgalo aquí.
  2. Una vez descargado el programa, descomprima el instalador e  instále el software en su computador haciendo doble clic sobre el instalador y siguiendo los pasos dados por el asistente.
  3. Ejecuta el ícono del programa “Excel Compare” para ejecutar la aplicación.
  4. Antes que nada, selecciona el idioma español para que te sea más fácil la navegación, “Tools > Enviroment options… ” se abre un ventana, selecciona la pestaña “Interface Language” y selecciona “Spanish” y presiona el botón “OK”. Automáticamente toda la interfaz del programa en visualizada en español.
  5. Selecciona en el campo “1er. archivo”, puede buscarlo del disco duro con ayuda del botón con el ícono de la carpeta.
  6. Como puede observar podrá comprar, por hojas, por rangos de columnas o por identificador únicos de filas de la primera hoja.
  7. Selecciona en el campo “2do. archivo” y establezca el criterio de comparación tal como lo hizo para el primer archivo.
  8. Seleccione las opciones de comparación y de generación del reporte.
  9. Presione el botón “Comparar”.

Después de eso, los archivos especificados se abrirán, en una nueva hoja de Excel con el reporte de diferencias encontradas, que muestra los cambios hallados en el proceso. Para nuestro ejemplo, el informe de la diferencia es el siguiente:

Esperamos que te sea de mucha utilidad esta información. ¿Cuéntanos, que te parece este mecanismo para la comparación de archivos en Excel?

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Última actualización: marzo 2, 2009 | Volver al inicio de esta sección
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