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7 actividades importantes que todo contador debe realizar en el cierre mensual


cierre mensual

Hemos preparado los formatos más importantes para llevar a cabo las principales actividades del cierre mensual.

Son 7 guías que te ayudarán a realizar labores indispensables, como la conciliación bancaria, los arqueos de caja, la toma de inventarios físicos, la circularización de proveedores y clientes, etc.

El cierre mensual recopila toda la información contable, financiera, tributaria y laboral de una empresa. Se fundamenta en la revisión y conciliación de los registros de cada mes, ayudando a mantener datos precisos durante todo el año, con el objetivo de elaborar los estados financieros que reflejarán el real desempeño de la entidad.

Recuerda: en Colombia los estados financieros deben prepararse según los Estándares Internacionales de Información Financiera que representan el marco contable, el cual permite la comparabilidad en la elaboración y presentación de los informes. Por eso es importante adelantar un adecuado y correcto cierre contable.

7 Actividades a realizar en el cierre mensual

Como contadores, es indispensable llevar a cabo mensualmente inventarios físicos, arqueos de caja, conciliaciones bancarias, contabilizaciones de las estimaciones o provisiones, revisión del balance de comprobación por terceros, validación de las cuentas por cobrar y por pagar, entre otras actividades más.

A continuación, te presentamos 7 formatos para que cumplas con las tareas más importantes que sugerimos realizar periódicamente con el fin de mantener el control de cualquier entidad.

1. Modelos de conciliación bancaria individual y conjunta

La conciliación bancaria es un proceso que permite hallar y contabilizar las diferencias entre el libro contable de bancos y el extracto de la cuenta bancaria.

En este Excel te compartimos 3 plantillas para que elabores la conciliación bancaria, la primera partiendo del saldo del extracto en bancos para llegar al saldo en libros y viceversa; la última consiste en tomar ambos saldos y sumar o restar las partidas conciliatorias con el fin de igualar las cifras.

2. Formato en Excel de circularización de clientes

La circularización es una técnica de auditoría empleada por contadores y revisores fiscales en todos los procesos de evaluación de estados financieros.

Con este formato en Excel podrás elaborar masivamente las cartas de circularización de clientes. Dicho documento incluirá la información del cliente y la relación de las cuentas comerciales por cobrar, detallando la fecha de corte, el saldo de las facturas adeudadas y el estado de la obligación, entre otros datos importantes.

3. Formato en Excel de circularización de proveedores

Este formato de circularización de proveedores en Excel te permite generar de forma automática las cartas para cada uno de los terceros de la empresa a los que se desea enviar una confirmación de los saldos pendientes por pagar. Lo anterior, con el fin de verificar si coinciden con los registros dispuestos en los libros.

4. Herramienta para la toma de inventario físico

El inventario es generalmente una de las partidas más significativas en las empresas. Por ende, al revisar este rubro se deben considerar los procedimientos establecidos por la entidad para la gestión de sus inventarios, la correcta aplicación del método de medición y el conteo físico de las existencias.

De allí la importancia de la toma periódica de inventario físico, para determinar las diferencias y realizar los ajustes pertinentes debidamente soportados.

5. Formato de arqueo de caja general

La caja general es considerada como un activo en la operación del negocio. Esta registra la existencia del dinero en efectivo con el que cuenta el ente económico tanto en moneda nacional como extranjera, y que está disponible de forma inmediata.

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Comprobar la existencia de dichos fondos que se encuentran en la caja de una empresa es una actividad que se debe practicar con regularidad, y su finalidad es comparar el valor contable con el valor real.

6. Formato de arqueo de caja menor

Con esta herramienta en Excel se evidencian los faltantes o sobrantes de los saldos de caja menor.

Contiene ítems como la fecha, el nombre del responsable de caja y de quien realiza el arqueo, la denominación de los billetes y monedas, el detalle de los soportes encontrados y demás aspectos importantes.

7. Liquidador para la clasificación de empresas en Colombia según sus ingresos y sector económico

En Colombia las empresas se clasifican en micro, pequeñas, medianas y grandes. Para esto se tiene en cuenta el criterio de ventas brutas y se deberá acreditar su tamaño empresarial mediante una certificación en la que conste el valor de los ingresos por actividades ordinarias al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o los obtenidos durante el tiempo de operación (ver el artículo 2.2.1.13.2.4 del Decreto 1074 de 2015, adicionado por el Decreto 957 de 2019).

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Recomendaciones:

  • Se sugiere leer las instrucciones de cada formato antes de utilizarlo.
  • Se requiere versión de Excel 2010 o superior.
  • Los formatos incluidos son compatibles con los sistemas operativos Windows y iOS (con excepción del botón para descargar los PDF contenidos en algunos formatos, el cual no es compatible con el sistema iOS).
  • Para evitar errores, sugerimos no modificar las fórmulas ni separar las celdas de los formatos en Excel. Además, se recomienda no modificar el nombre de las hojas de los archivos ni las filas y columnas ocultas.
  • Por favor, diligenciar los campos solicitados en cada formato de acuerdo con la información requerida.
  • El diseño, los datos o comentarios bajo los cuales se elaboraron estos formatos hacen parte de la interpretación de Actualícese. Será el usuario quien deba estudiar las normas requeridas, preparar y emitir la información a la que haya lugar. Actualícese no se hace responsable de las interpretaciones, operaciones o información derivadas del uso de estas herramientas.

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