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¿No contribuyentes de renta están obligados a emitir documento soporte de nómina electrónica?


Responde conferencista: Diego Guevara Madrid.

¿Las entidades no contribuyentes de renta están obligadas a elaborar el documento soporte de nómina electrónica?

Pregunta resuelta 21 de junio de 2022.

La Dian reglamentó el documento soporte de nómina electrónica mediante la Resolución 000013 de 2021. Este constituye el respaldo de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según el caso, derivado de los pagos relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y de pagos a los pensionados a cargo del empleador.

De acuerdo con lo descrito en dicha resolución se puede decir que los obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria, y por los pagos a pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables. Por lo tanto, esta obligación no recae para los contribuyentes del régimen simple y los descritos en los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario –ET–.

En tal contexto, el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 indica para quiénes es obligatorio elaborar del documento soporte de nómina electrónica. Dicho artículo dice lo siguiente:

Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

Lo anterior cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando aplique.

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