Factura electrónica: límites de costos y gastos

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Actualizado: 1 abril, 2025 (hace 2 meses)

Con este simulador en Excel conocerás el porcentaje máximo de costos y gastos no soportados en factura electrónica que se podía incluir en las declaraciones de renta de los años 2020, 2021 y 2022.

Recuerda que actualmente la Dian solo acepta la factura electrónica y el documento equivalente electrónico.

Si como contador o auditor debes revisar las declaraciones de renta de tus clientes por los años gravables 2020, 2021 y 2022, entonces tendrás que remitirte a los artículos 18 de la Ley 2010 de 2019, 1.6.1.4.27 del DUT 1625 de 2016 (antes de ser sustituido por el artículo 13 del Decreto 442 de 2023), y 8 y 83 de la Resolución Dian 000042 de mayo 5 de 2020 (modificada por las resoluciones 000099 y 000094 de 2020, y 000012 de febrero 9, 000037 de mayo 5 y 000167 del 30 de diciembre de 2021), los cuales exponen el porcentaje máximo que para dichos periodos podía soportarse sin factura electrónica y algunas condiciones más.

¿Cuál era la situación con los costos y gastos para efectos de deducción o descuento durante los años 2020, 2021 y 2022?

De acuerdo con el antiguo parágrafo transitorio del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 18 de la Ley 2010 de 2019, el porcentaje máximo de costos y gastos soportado sin factura electrónica fue del 30 % en 2020, 20 % en 2021 y 10 % en 2022.

Posteriormente, la Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del ET (vigente hasta la fecha) estableciendo que los costos y gastos solo son aceptados fiscalmente si están soportados en factura electrónica o documento equivalente.

¿Cómo estamos ahora? Normas posteriores a la Ley 2155 de 2021 en relación con el sistema de facturación en Colombia

Un año y medio después de que el artículo 13 de la Ley 2155 de septiembre 14 de 2021 hubiese efectuado los más recientes e importantes cambios al artículo 616-1 del ET (el cual regula el tema de la factura electrónica y los demás documentos electrónicos relacionados con dicha factura, tales como el documento de nómina electrónica, el documento soporte en compras a los no obligados a facturar, etc.), y luego de que se hubiese publicado en julio 1 de 2022 un proyecto de decreto para reglamentar dichos cambios, el Ministerio de Hacienda finalmente expidió su Decreto 442 de marzo 29 de 2023 para modificar 13 normas del DUT 1625 de 2016, reglamentando de esa forma varios de los cambios que habían sido introducidos con el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021.

En lo que respecta a la limitación de los costos y gastos no soportados en factura electrónica, es importante tener en cuenta que el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del ET fue modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, eliminando la tabla que expone los porcentajes máximos para soportar costos y gastos sin factura electrónica hasta 2022. De acuerdo con la nueva versión de dicho parágrafo, tales cambios iban a requerir una reglamentación por lo que la aplicación de la tabla se entendió vigente hasta el año gravable 2022, pues al cierre de dicho año esta no se materializó. Lo cual, apenas se dio a través del decreto en referencia. Por lo anterior, se entiende que a partir del año gravable 2023 no será aceptado fiscalmente ningún costo o gasto que no esté soportado en factura electrónica o documento equivalente, según corresponda.

¿Solo son aceptados los costos y gastos soportados con factura electrónica de venta y/o documento equivalente?

De acuerdo con los numerales 1 al 5 del artículo 1.6.1.4.27 del DUT 1625 de 2016 (hasta antes de la modificación realizada por el Decreto 442 de 2023), sigue operando una aceptación fiscal de costos y gastos:

TAMBIÉN LEE: 10 novedades que impactan la declaración de renta de personas jurídicas en el AG 2024

Soportados en documentos equivalentes (artículos 1.6.1.4.6 y 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016). Se debe tener en cuenta que, conforme al parágrafo 4 del artículo 616-1 del ET y el artículo 1.6.1.4.26 del DUT 1625 de 2016, los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS fueron válidos como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables hasta el 1 de noviembre de 2020.
Nota: el tiquete de máquina registradora con sistema POS lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT por cada documento equivalente POS que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta electrónica como único soporte válido para descontar de su declaración, caso en el cual se deberá expedir la misma.
En los cuales no se exige factura de venta o documento equivalente, como los gastos de depreciación de propiedad, planta y equipo, los gastos de deterioro de cartera, entre otros.
En operaciones de importación con ocasión de la adquisición de bienes y servicios que se realicen fuera del territorio nacional y de zona franca.
Soportados con “documento soporte”, cuando se trata de las adquisiciones efectuadas en operaciones con sujetos no obligados a facturar (artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016). Cabe anotar que, de acuerdo con la Resolución 000167 de 2021, el documento soporte es electrónico desde mayo de 2022 para aquellos obligados a facturar electrónicamente.
Para 2021 y los años siguientes, los costos y gastos de nómina (sustentando la operación con documento soporte de nómina electrónica y sus respectivos ajustes). Ver la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, modificada con las resoluciones 000037 de mayo 5, 000063 de julio 30, 000151 de diciembre 10 de 2021 y 000028 de febrero 28 de 2022.
Soportados con facturas de venta de talonario o de papel, en los casos en que se deba utilizar este sistema (ver el artículo 3 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 que incluyó un nuevo inciso para definir que la factura de venta que se expida en papel tendrá validez solo en los casos en que el facturador electrónico enfrente inconvenientes tecnológicos).

Aprende en el siguiente video cómo reportar las cesantías en la nómina electrónica.

¿Qué tan actualizado te sientes sobre facturación electrónica y documentos equivalentes?

Material
Relacionado:

[Matriz] Comparativo de normas de la Resolución 000165 de 2023 sobre facturación electrónica modificadas con la Resolución 000119 de 2024

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«Se exceptúan del derecho de retracto, los siguientes casos: 4. En los contratos de suministro de bienes que, por su naturaleza, no puedan ser devueltos o puedan deteriorarse o caducar con rapidez.»

«Se exceptúan del derecho de retracto, los siguientes casos:
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