Actividades de control con las que debe contar toda empresa


Actividades de control con las que debe contar toda empresa

Para poder determinar las actividades de control al interior de una organización es necesario reconocer que se fundamentan en políticas y procedimientos enfocados en las metas y el aseguramiento del cumplimiento de los lineamientos de la entidad.

Estas son algunas de las actividades de control rutinarias.

El control interno puede definirse como el plan mediante el cual una organización establece principios, métodos y procedimientos que, coordinados y unidos entre sí, buscan proteger los recursos de la entidad y prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en la empresa.

Las políticas de control interno se conciben al interior del comité de coordinación del sistema de control interno y, luego, se dan a conocer a los demás miembros de equipo en todos los niveles de la organización. Dichos lineamientos, que previamente han sido consignados en un documento, son una base para establecer los procedimientos de control de los que se podrá valer la entidad en general para garantizar el cumplimiento de las metas propuestas periódicamente.

Cada procedimiento es definido y aplicado con ayuda del área correspondiente y el apoyo del comité de coordinación que ya mencionamos, por lo que no puede obviarse la importancia de cada uno de los trabajadores en la estructura, independientemente de la labor que desempeñen.

Veamos un caso:

Entre los tantos procesos que puede establecer el comité de control al detectar una fuente potencial de riesgo, la organización podría diseñar, por ejemplo, una política que requiera la revisión habitual de los parámetros de competitividad de la empresa.

Para tal fin, el coordinador de control interno ha indicado que la revisión operativa puede ejecutarse a través de la contrastación periódica mediante informes paso a paso de cómo realizar la comparación de los parámetros de competitividad que se manejan en el sector versus los que se están asumiendo en la organización.

Esta labor, por ejemplo, podría ser delegada en la persona encargada de la verificación y la evaluación de procesos, quien estaría encargada de analizar el comportamiento de esta variable y reportar el respectivo informe al máximo directivo de la organización, a fin de que este pueda tomar los correctivos cuando sea necesario y oportuno.

Actividades de control: en cada movimiento de la organización

No podemos olvidar que la función de control es una tarea transversal a la operación de la compañía, por tanto, está inmersa a todo lo largo y ancho de la organización; incluye actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, segregación de responsabilidades, entre otras no menos importantes.

En tal sentido, algunas de las acciones rutinarias que pueden darse dentro de la organización, y que no necesariamente se han definido para responder a una política específica, pueden ser las que enumeramos a continuación; sin embargo, en todo caso, estas no pueden pensarse por fuera de una función controladora, sino que suelen establecerse como una práctica necesaria por su relación con el funcionamiento propio de la organización.

Revisiones de alto nivel

Corresponden a una revisión detallada de aspectos específicos y muy importantes en la compañía; suelen realizarse sobre presupuestos, pronósticos y competidores; a partir de los resultados aquí obtenidos, se elaboran informes que dan lugar a la construcción de las principales actividades de control de la compañía.

Funciones directivas

Los administradores dirigen sus funciones o las actividades de control revisando informes de desempeño o supervisando directamente las tareas; en tanto que el personal asignado a labores del nivel operativo desarrolla actividades de autocontrol mediante la realización de tareas o acciones de tipo técnico, en concordancia con los procedimientos ya conocidos por ellos.

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Segregación de responsabilidades

La actividad de toda empresa requiere de la ejecución de un alto número de tareas, en consecuencia, la dirección debe estar en capacidad de asignar responsabilidades justas a cada trabajador.

Dichas responsabilidades se dividen entre los trabajadores para disminuir el riesgo de error o de acciones inapropiadas. Por ejemplo, quien recauda la cartera no debe ser la misma persona que genera las cuentas de cobro y registra los resultados de la labor de cobro en el sistema.

Es muy importante para el control interno que el registro, ejecución, autorización y aprobación de una transacción no recaiga solo sobre una persona de la organización, es aquí donde la segregación de funciones juega un papel importante, permitiendo que el control se ejerza de la manera más adecuada y contribuyendo a la reducción del riesgo de fraude o error (ver Segregación de funciones, actividad de control clave en las organizaciones).

Controles físicos

El control de activos de la organización puede requerir varias formas de supervisión, sin embargo, el más habitual es el conteo de unidades disponibles, tanto para activos varios de la entidad como computadores, escritorios, archivadores y otros muebles como para los inventarios.

Mediante la contrastación de las cifras de unidades disponibles en varios períodos, la entidad puede supervisar directamente distintas actividades de la empresa.

Procesamiento de la información

Dado el avance actual de la tecnología, la sugerencia siempre será diseñar un proceso de control automatizado que haga uso de las herramientas tecnológicas disponibles para el mejor flujo en tiempo real de la información; la explotación de dicho tipo de recursos garantiza que la entidad pueda capturar datos, realizar de forma adecuada los cálculos o, incluso, automatice dicha labor y emita informes oportunamente.

En la actualidad, existen nuevas herramientas tecnológicas producto de la transformación digital. Estas permiten al contador público sacar el máximo provecho a las labores del día a día y contribuir con los procesos de control de la compañía.

A continuación, recopilamos 4 herramientas indispensables para el contador moderno:

  • Un software contable moderno y adecuado.
  • Herramientas ofimáticas.
  • Almacenamiento en la nube.
  • Componente de ciberseguridad.

Indicadores de desempeño

Finalmente, una de las tareas fundamentales en el control interno es la obtención de indicadores, la comparación entre los logros alcanzados y los estándares previamente definidos por la administración.

Tenemos entonces que los indicadores de desempeño son herramientas que proporcionan información cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos trazados por la organización, con cobertura de aspectos tanto cuantitativos como cualitativos.

Los indicadores de desempeño tienen principalmente dos objetivos:

  1. Aportar la información sobre el estado real de un proyecto o de la operación de la empresa por medio de los resultados de las operaciones financieras reflejados generalmente en términos cuantitativos.
  2. Proporcionar un juicio de valor basado en antecedentes objetivos, lo que significa la interpretación de los datos cuantitativos, es decir que dicho juicio de valor es el complemento cualitativo.

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