Herramientas tecnológicas que todo contador público debe usar


Con la transformación digital, existen herramientas tecnológicas disponibles para el contador público que le permiten sacar el máximo provecho a las labores del día a día.

A continuación, recopilamos 4 herramientas indispensables para el contador público moderno.

Los inicios de la contabilidad se remontan a miles de años atrás ante la necesidad de agricultores, cazadores y pastores de conocer y controlar las actividades económicas que se desarrollaban, prueba de ello son las tablillas de barro que servían a estos comerciantes para llevar las cuentas.

Los avances en la escritura, la necesidad de llevar cuentas del dinero recibido y de los gastos efectuados, entre otros aspectos, potenciaron el desarrollo de la contabilidad.

Con el transcurrir del tiempo los procesos contables aumentaron su complejidad y le exigen al contador público una constante actualización. Si observamos décadas atrás, los balances se elaboraban a mano y la calculadora era la mejor herramienta para el contador.

En la actualidad, existen nuevas herramientas tecnológicas producto de la transformación digital. Estas le permiten al contador público sacar el máximo provecho a las labores del día a día.

A continuación, recopilamos 4 herramientas indispensables para el contador moderno:

1. Software contable moderno y adecuado

Son muchos los beneficios al usar un software contable y las propiedades que estos programas tienen para simplificar el trabajo de los contadores.

Entre las ventajas de utilizar un software contable tenemos:

  • Ahorro de tiempo mediante la asociación de parámetros.
  • Reducción de errores gracias a la automatización de funciones que permite tener exactitud en las cuentas.
  • Compendio de información disponible y en tiempo real, la cual puede supervisarse en cualquier momento incluso de forma remota.
  • Disminución de interrupciones y retrasos en las operaciones.
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La elección de un adecuado software contable se convierte en un significativo aliado del contador público, y adquiere mayor relevancia con los requerimientos relacionados con la emisión de facturación electrónica, el reporte de nómina electrónica, información exógena e implementación de Estándares Internacionales, etc.

2. Herramientas ofimáticas

Para lograr los objetivos relacionados con crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información, las herramientas ofimáticas son clave para el contador, pues le permiten un ahorro significativo de tiempo y presentar la información de manera que sea fácil de entender.

Las herramientas ofimáticas hacen más fácil y rápido el trabajo para el profesional contable. Pensar, por ejemplo, en el análisis, verificación y comunicación de grandes volúmenes de datos sin la ayuda de Excel es proyectar un trabajo largo y engorroso.

Veamos algunas de estas herramientas ofimáticas para el contador público:

  • Excel: es uno de los programas más conocidos gracias al gran número de posibilidades que ofrecen sus herramientas. Sin embargo, para manejar Excel a nivel avanzado se debe tener una preparación técnica, ya que las herramientas requeridas para la gestión óptima de una contabilidad mediante su utilización no puede implementarse fácilmente antes de superar la fase de capacitación para dicho fin.
  • Otras herramientas de Microsoft: aplicaciones como Word, PowerPoint, OneDrive, entre otras, son muy útiles para mejorar la calidad del quehacer diario del contador público.
  • Herramientas en la nube: herramientas como las hojas de cálculo de Google, Google Docs y Google Drive facilitan el envío y recibo de la información; además, permiten compartir con los colaboradores aquellos documentos que se requieran.

3. Almacenamiento en la nube

La facilidad de intercambio de información, la disminución de costos de almacenamiento y la protección de datos son solo algunos de los beneficios que ofrecen los servicios de almacenamiento en la nube.

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Debe tenerse en cuenta que la gran cantidad de información propia de las transacciones diarias realizadas en la contabilidad le suma importancia a la necesidad de contar con un almacenamiento en la nube.

En el siguiente video, el Dr. Hassan Taleb, consultor organizacional con experiencia en digitalización de procesos y construcción de software a la medida, explica cómo almacenar correctamente las facturas electrónicas en la nube:

4. Ciberseguridad

Una gran cantidad de información es almacenada en diferentes plataformas virtuales, al igual que en los dispositivos locales, por lo que es necesario contar con herramientas de seguridad que ofrezcan un respaldo a dicha información.

La ciberseguridad es un componente indispensable a la hora de proteger la información contable. Para algunas entidades como las vigiladas por la Superintendencia Financiera, existe la obligatoriedad de aplicarla.

El Dr. Roberto Valencia, experto consultor de auditoría y revisoría fiscal, explica qué es la ciberseguridad y el papel del revisor fiscal en estos aspectos:

Conoce más acerca de este tema ingresando a nuestro Caso Práctico Cyberseguridad en sistemas de información contable: tipos de amenazas.

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