Coordinador de contabilidad: responsabilidades, conocimientos y funciones

Ejercer el cargo de coordinador o jefe del área contable acarrea un elevado número de responsabilidades, conocimientos y funciones; el editorial presenta la mayoría de estas, para cuya ejecución −sobra recordarlo− siempre contará con el apoyo de actualicese.co.

Debido al alto nivel de requerimientos sobre información financiera del que deben dar cuenta las empresas colombianas, tanto para efectos internos como externos que abarcan entidades de control y vigilancia, DIAN, etc., la labor del contador público que coordina el área contable es bastante amplia y requiere de mucho cuidado.

La siguiente es una descripción muy aproximada de las responsabilidades, conocimientos y funciones que exige desempeñarse en un cargo como este. La información aquí relacionada no solo permite dimensionar la importante labor del profesional en la empresa, sino la carga funcional y emocional a tener en cuenta cuando se negocia remuneración salarial.

Definición del cargo

Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del cargo: Coordinador(a) de Contabilidad
Superior inmediato: Gerente
Personas a cargo: asistentes de nómina y contabilidad
Dependencia funcional: asistentes de compras y tesorería

Relaciones externas:

• Entes de control y vigilancia: DIAN, Supersociedades, Cámara de Comercio, Industria y Comercio, DANE, Banco de la República.
• Con asesores: Revisoría Fiscal, Asesor Tributario, de Comercio Exterior, Comercial, Laboral.
• Contratos de outsourcing: nómina, seguros, libranzas.
• Con proveedores: todos aquellos cuando las circunstancias lo requieran.

Objetivos

Desarrollar la contabilidad interna de Empresa XYZ Ltda, aplicando las normas y procedimientos vigentes a fin de lograr información oportuna y confiable que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones en la evaluación, programación y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de obligaciones con las entidades estatales.

Responsabilidades

• Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos e informes exigidos por la gerencia y las entidades de control y vigilancia, así como por la atención de los requerimientos formulados por los mismos.
• Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de información financiera.
• Realizar el análisis de la información contable con el fin de brindar información que ayude a la toma de decisiones por parte de la gerencia.
• Estar permanentemente actualizado sobre las normas y políticas que en materia contable, tributaria, comercial, etc., sean establecidas por las entidades estatales de control y vigilancia y su implementación en la empresa.
• Responder por la adecuada presentación de la información de carácter comercial, tributario y fiscal, siguiendo las normas y políticas exigidas por las Superintendencias, Cámara de Comercio, DIAN y las Secretarías de Hacienda Municipales, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
• Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los registros, así como implementando nuevos reportes que faciliten y agilicen el cruce y generación de nueva información.
• Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la contabilidad.
• Desarrollar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.
• Ejercer control sobre las claves internas del programa de contabilidad.
• Presentar los estados financieros en las fechas establecidas de acuerdo con el cronograma correspondiente, garantizando especialmente el cumplimiento del cronograma de convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera según el grupo al que pertenezca la entidad.

Conocimientos

La persona encargada del área contable debe tener los siguientes conocimientos como mínimo:

• Conocimiento del marco conceptual de la contabilidad bajo PCGA y de las Normas Internacionales de Información Financiera, sus principios y normas técnicas de aplicación y manejo.
• Conocimiento del manejo de costos en empresas de producción para tener las herramientas básicas para el cálculo y análisis de los costos (directos e indirectos) y sus variaciones, la presentación de los estándares y los ajustes a los mismos según el caso.
• Conocimiento de las normas fiscales para estar pendiente de que la empresa cumpla adecuadamente con sus responsabilidades habituales (facturación, retenciones, etc.) y las requeridas en casos particulares y/o excepcionales (respuesta a requerimientos). Dichos conocimientos deben permitir colaborar con la adecuada planeación tributaria de la empresa y la elaboración de las diferentes declaraciones de impuestos.
• Conocimientos en materia comercial para efectos de registros ante Cámara de Comercio, reformas estatutarias, elaboración de actas, etc.
• Conocimientos para organizar y planear trabajos y habilidades para resolver problemas y anticipar soluciones dentro de sus funciones y responsabilidades.

Funciones

• Elaborar los estados financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados económicos de la empresa.
• Elaborar las declaraciones de impuestos mensuales de retención en la fuente, timbre, remesas, industria y comercio e IVA y velar por su oportuno pago y presentación.
• Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales, como los pagos de renta y complementario, industria y comercio, CREE e impuesto al consumo en los casos en que aplique; preparar información en medios magnéticos, y preparar el informe anual a la Superintendencia correspondiente.
• Atender y tener a disposición de los asesores y diferentes organismos de control la información contable requerida para sus trabajos, así como colaborarles en lo que requieran en materia contable.
• Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen.
• Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la información contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.
• Velar por el registro oportuno en la Cámara de Comercio de los libros que aún conservan este requisito (Libro de Actas, de Registro de Socios y de Junta Directiva si la hay); mantener al día su impresión.
• Responder oportunamente a la DIAN por la vigencia de la autorización de la facturación.
• Revisar y registrar la información de inventarios de acuerdo con el sistema de costeo vigente y su correspondiente registro contable.
• Llevar el control de las cuentas por pagar y anticipos a proveedores del exterior, y prestar atención a sus fechas de pago para evitar que se tengan que registrar como deuda externa.
• Registrar la información relacionada con activos fijos y el funcionamiento de la interfase de ajustes integrales por depreciaciones con el sistema de control de activos fijos.
• La realización de arqueos a caja menor, caja principal, caja en dólares y cheques canasta.
• Revisión periódica de la nómina, pagos de aportes (salud, pensión, ARL y cajas de compensación).
• Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el control contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos por anticipado, y efectuar la conciliación bancaria de cuentas nacionales y en dólares.
• Estar pendiente de la inclusión de nuevos bienes a las pólizas de seguros, así como enviar en forma mensual el reporte de nuevas adquisiciones de activos fijos y, cuando sea el caso, realizar las reclamaciones por pérdida de mercancías y/o siniestros.
• Elaboración y control de los certificados de retención en la fuente, impuesto a las ventas, certificados laborales y retención de industria y comercio que sean solicitados por los proveedores y/o terceros.