Empresas: 7 consejos para mantener bajo control las tarjetas de crédito corporativas

Durante la pandemia las tarjetas de crédito se convirtieron en una solución para el manejo de gastos corporativos en muchas organizaciones, especialmente para aquellas personas que comenzaron a trabajar de forma remota. Al tener a la mayoría de la fuerza laboral trabajando desde su casa, muchos de los consumos de los empleados comenzaron a pagarse por este medio, lo que también generó la necesidad para las compañías de ejercer un control más preciso sobre el tema.

Con las tarjetas de crédito empresariales las empresas evitan dar anticipos de efectivo a los ejecutivos para gastos de viaje y representación; además, los empleados pueden pagar con estas sus elementos asociados al trabajo. De esta forma las compañías tienen un mejor control de los gastos corporativos y pueden proteger sus finanzas. Por otra parte, les da a las empresas una visibilidad completa de qué se gastó, quién lo hizo, dónde y por qué, generando información y oportunidades para optimizar el gasto.

En Colombia, según datos de la Superintendencia Financiera, al cierre del 2021 había 14,5 millones de tarjetas de crédito. En comparación con el 2020, el uso de este medio de pago para compras se incrementó en un 37,4%.

Las tarjetas de crédito permiten a las organizaciones realizar trámites, transacciones y pagos con mayor agilidad a nivel nacional e internacional, además de generar una relación de empoderamiento y confianza con el empleado.

Sin embargo, no solo se requiere un control de los medios de pago. También un acompañamiento con políticas de gasto que permita a las organizaciones educar, establecer límites y que, de esta forma, exista un doble control de los consumos de los colaboradores.

Entregar una tarjeta al trabajador crea un lazo de confianza entre la compañía y sus colaboradores, aspecto que debe ir de la mano de normas y metodologías útiles para la gestión inteligente de esos gastos.

Los gerentes y responsables de la organización tienen una gran responsabilidad enseñando a sus empleados cómo usar las tarjetas corporativas, considerando que de ese modo podrán agilizar y supervisar los gastos de cada trabajador.

Teniendo en cuenta ese protagonismo creciente de las tarjetas de crédito corporativas, SAP Concur comparte algunos consejos para que las compañías puedan mantener bajo control esta herramienta.

1. Establezca políticas de gasto. Para que el uso de la tarjeta sea exitoso, la empresa debe incluir un acuerdo para que el empleado haga un uso correcto de la tarjeta, en el que sea claro en qué situaciones debe ser utilizada, en cuáles tipos de gasto puede incurrir y la obligatoriedad del comprobante de compra que debe proporcionar por cada uso. Este acuerdo de políticas de uso debe ser firmado por el empleado y debería tener sanciones si se llega a incumplir.
2. Defina cómo se deben usar. La empresa debe establecer limitaciones en cuanto a cada gasto que se relacione a los viáticos u otros gastos generales. Por ejemplo, establecer horas y días de la semana aprobados para su utilización. Es importante revisar dichos límites de forma periódica con el fin de hacer los ajustes pertinentes en caso de que se presenten anomalías.
3. Monitoree el gasto. Es una buena práctica controlar todos los gastos, incluso cuando exista mucha confianza en los empleados. Busque artículos que quizás sean comprados para uso personal o aquellos que las personas estén intentando registrar dos veces en su legalización de gastos. De esta manera será viable encontrar posibles comportamientos sospechosos y tomar las correctivas necesarias.
4. Exija siempre los recibos. Para llevar un mejor control de los gastos de cada tarjeta es una buena práctica insistir en la entrega de los recibos por todas las compras. Esto no solo ayuda a la empresa a tener un mayor control de la tarjeta, sino que puede ser soporte al recuperar el IVA al que puede tener derecho. 
5. Establezca alertas. El proveedor de su tarjeta de crédito puede notificarle sobre actividades sospechosas o intentos de usar la tarjeta para fines distintos a los previstos. Aproveche al máximo estas alertas.
6. Apruebe y controle los movimientos. Solicite a los supervisores o gerentes que den su visto bueno a todos los gastos incluidos en los extractos de tarjetas de crédito de su equipo. Así mismo, asigne a alguien dentro de su compañía para que sea responsable de garantizar que todos sigan las pautas establecidas.
7. Considere la posibilidad de digitalizar los gastos. Al automatizar sus gastos, todas las transacciones fluyen directamente a una sola plataforma, lo que brinda una visión clara y actualizada de los gastos de todos los titulares de tarjetas. Si bien las tarjetas corporativas son una herramienta importante para ayudar a controlar los gastos, pasar de un proceso de gastos basado en papel y hojas de cálculo a un proceso automatizado y en tiempo real, algo que se logra mediante herramientas como SAP Concur, brinda un control más completo y proactivo sobre los costos.

Ángel Morfin
Director General de SAP Concur México y Latinoamérica