Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En su calidad de efectivo, el fondo de imprevistos siempre deberá reconocerse bajo NIIF como efectivo y sus equivalentes; la anotación de restringido se realizará en notas a los estados financieros cuando sea pertinente.
La NIC 7 y la Sección 7 de la NIIF para pymes hablan de todo lo que tiene que ver con el estado de flujos de efectivo; para tal fin se hace uso de la definición de efectivo que se encuentra en el marco conceptual; el glosario de las NIIF establece como efectivo aquellos recursos líquidos que tiene la entidad en su poder, como las monedas, los billetes, todo lo que tenga en su oficina como dinero para gastar inmediatamente; también son equivalentes al efectivo las inversiones de corto plazo y de bajo riesgo que sean fácilmente convertibles en una cantidad definida o determinable de dinero, las cuentas corrientes y las de ahorros, etc….
De esta forma, habiendo identificado un recurso como efectivo o su equivalente, debe tenerse en cuenta, además, la indicación de la Sección 7 de la NIIF para pymes que se refiere a la obligación de las entidades que implementan el estándar para pymes, de revelar cualquier restricción que se tenga sobre el uso del disponible; aplicando ese principio al tema del fondo de imprevistos, habría que hacerse la pregunta sobre si dicho fondo es un recurso que se tiene realmente separado en una cuenta para ser gastado específicamente en lo que la Asamblea de Copropietarios haya autorizado; en el caso de que esa sea efectivamente la situación y, por tanto, sea evidente la existencia de una restricción sobre ese efectivo, ese es el escenario que debe reconocerse.
Debe recordarse sobre el tema del fondo de imprevistos, que hemos abordado en otras ocasiones, que este no se va a tratar como una provisión, como se había estado trabajando en la normatividad anterior, sino que son recursos que la entidad tiene en su poder y que contablemente se reconocerán de forma corriente como cualquier recurso en la cuenta de efectivo y equivalentes al efectivo con contrapartida en ingresos; ahora bien, cuando la entidad lo desee puede establecer reservas en su patrimonio para proteger ese fondo de imprevistos, pero lo que no podrá hacer es reconocerlo como pasivo, como se había estado haciendo anteriormente.
En síntesis, los recursos de un fondo de imprevistos se deben reconocer como efectivo restringido, siempre que realmente exista dicha restricción; ella puede identificarse en los casos en que los fondos se manejen en una cuenta separada, totalmente identificada y controlada, cuyas erogaciones tengan que ser aprobadas por la Administración, en congruencia con la autorización que haya otorgado la Asamblea de copropietarios para el uso de ese fondo de imprevistos.
Si el dinero se mantiene junto todo en una sola cuenta y es dinero de caja que entra y sale sin restricciones, entonces no se deberá reconocer dicho recurso como efectivo restringido.
En todo caso, debe tenerse presente que la anotación de restricción de efectivo y sus equivalentes es una condición que se reconoce en revelaciones pero que no tiene impacto en real en los estados financieros; en ellos, la cuenta efectivo y equivalentes seguirá teniendo la misma composición, en ella se va a representar el valor total de los recursos disponibles en dicha categoría, pero es en revelaciones donde la entidad va a escribir una nota diciendo que ese efectivo o un determinado porcentaje, corresponde al fondo de improvistos con una destinación específica y que para ser utilizado debe cumplir con una serie de requisitos que también deben detallase al interior de la revelación correspondiente y en el manual de políticas contables de la entidad.
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