¿No contribuyentes de renta están obligados a emitir documento soporte de nómina electrónica?

Responde conferencista: Diego Guevara Madrid.

¿Las entidades no contribuyentes de renta están obligadas a elaborar el documento soporte de nómina electrónica?

_{Pregunta resuelta 21 de junio de 2022.}

La Dian reglamentó el documento soporte de nómina electrónica mediante la Resolución 000013 de 2021. Este constituye el respaldo de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según el caso, derivado de los pagos relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y de pagos a los pensionados a cargo del empleador.

De acuerdo con lo descrito en dicha resolución se puede decir que los obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria, y por los pagos a pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables. Por lo tanto, esta obligación no recae para los contribuyentes del régimen simple y los descritos en los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario –ET–.

En tal contexto, el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 indica para quiénes es obligatorio elaborar del documento soporte de nómina electrónica. Dicho artículo dice lo siguiente:

Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

Lo anterior cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando aplique.