ABC de las asambleas de accionistas o juntas de socios


ABC de las asambleas de accionistas o juntas de socios

Las reuniones de las asambleas de accionistas o juntas de socios deben efectuarse por lo menos una vez al año con el fin de examinar la situación de la sociedad, evaluar los estados financieros, designar los administradores, entre otros asuntos.

Encuentra aquí todos los detalles sobre estas reuniones.

Las reuniones del máximo órgano social de una sociedad o del órgano de dirección de una persona jurídica (asamblea general de accionistas, juntas de socios o asamblea general de copropietarios) deben efectuarse por lo menos una vez al año en la época fijada en los estatutos sociales (sociedades comerciales) o en el reglamento interno (propiedad horizontal).

La ley prevé que cuando en los estatutos o en el reglamento no se haya fijado una fecha para realizar la reunión, esta debe efectuarse dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio si se trata de sociedades comerciales, o al vencimiento del período presupuestal en propiedades horizontales.

Si el vencimiento de cada ejercicio o período presupuestal coincide con el 31 de diciembre, la reunión deberá celebrarse a más tardar el 31 de marzo del año siguiente.

Asambleas de accionistas o juntas de socios

Son las reuniones del máximo órgano social que se celebran con el fin de que los asociados puedan examinar la situación de la sociedad, considerar y evaluar los estados financieros del último ejercicio, determinar directrices económicas, designar los administradores, distribuir las utilidades y, en general, deliberar y decidir sobre todos los asuntos relacionados con el objeto social de la empresa (artículo 422 del Código de Comercio –CCo–).

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Tipos de reuniones  

El máximo órgano social podrá reunirse a través de reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales, no presenciales o mixtas, según lo que se pacte en los estatutos. También existen otras reuniones denominadas: reuniones por derecho propio, de segunda convocatoria y universales.

A continuación, veamos los tipos de reuniones del máximo órgano social:

  • Reuniones ordinarias: aquellas que se celebran por lo menos una vez al año en la época pactada en los estatutos de la sociedad y, a falta de estipulación, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio (artículos 181 y 422 del CCo); lo cual, para el actual año 2023, deberá llevarse a cabo a más tardar el viernes 31 de mazo.
  • Reuniones extraordinarias: aquellas que permiten atender asuntos o necesidades imprevistas urgentes de la sociedad (artículo 423 del CCo).
  • Reuniones por derecho propio: se encuentran previstas en la ley y deben efectuarse el primer día hábil del mes de abril a las 10:00 a. m. (lunes 3 de abril por el 2023), en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, cuando por cualquier circunstancia no se haya convocado la reunión ordinaria del máximo órgano social (inciso segundo del artículo 422 del CCo).
  • Reuniones de segunda convocatoria: se celebran cuando a pesar de haberse efectuado la convocatoria en debida forma, la reunión convocada, ordinaria o extraordinaria, no puede celebrarse por falta de quorum (artículo 182 y 429 del CCo y parágrafo del artículo 20 de la Ley 1258 de 2008).
  • Reuniones universales: aquellas que pueden realizarse cualquier día y en cualquier lugar dentro o fuera del domicilio principal de la sociedad, siempre que se encuentren reunida la totalidad de los asociados y no requieren convocatoria (artículo 182 y 426 del CCo).
  • Reuniones no presenciales: podrá haber reuniones no presenciales cuando por cualquier medio los asociados o accionistas puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea siempre que se cuente con el quorum necesario para deliberar según lo establecido estatutaria o legalmente (artículo 19 de la Ley 222 de 1995).
  • Reuniones mixtas: aquellas en las que algunos asociados asisten presencialmente (físicamente) y otros no presencialmente (virtualmente), según lo convenido en los estatutos.

En el siguiente video, el Dr. David Cardoso explica los aspectos clave para realizar la asamblea de accionistas o junta de socios:

Encuentra aquí dos modelos de convocatoria para las reuniones ordinarias y extraordinarias del máximo órgano social:

 Modelo de convocatoria a asamblea general ordinaria de socios o accionistas

 Modelo de convocatoria extraordinaria a asamblea de accionistas o junta de socios

Convocatoria

El acto de convocatoria a la reunión del máximo órgano social busca que se informe de forma oportuna, clara y completa a todos los socios, la fecha de una próxima reunión, su modalidad, los temas que serán discutidos y demás detalles que para los asociados son necesarios.

La convocatoria también pretende que los socios cuenten con información adicional para el adecuado conocimiento de los asuntos que van a tratar con una antelación suficiente que les permita informarse y ejercer de manera efectiva sus derechos como asociados.

Las reglas de convocatoria a la reunión del máximo órgano social, de manera general, son las siguientes:

  • Únicamente pueden convocar a las reuniones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios las personas facultadas legalmente para ello: administradores, el revisor fiscal o, según el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, la Supersociedades.
  • El medio para convocar será el que se pacte en los estatutos y a falta de este, mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.
  • El término de antelación para convocar será de quince (15) días hábiles de anticipación cuando hayan de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio. En los demás casos, bastará con una antelación de cinco (5) días comunes.
  • La convocatoria deberá indicar: el nombre de la sociedad, el órgano que convoca, la fecha, hora y lugar de la reunión, la modalidad (presencial, no presencial o mixta), y demás requisitos enunciados en la Circular Externa 100-000005 de 2017 de la Supersociedades.

Derecho de inspección

El derecho de inspección es una prerrogativa individual de cada uno de los asociados para examinar, directamente o en representación, los libros y papeles de la sociedad en la cual realizaron sus aportes, con el fin de conocer la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la empresa (artículo 48 de la Ley 222 de 1995).

Dependiendo del tipo societario, existen criterios temporales legales para ejercer el derecho de inspección, tal y como se indica a continuación:

Sociedad

Oportunidad para ejercer el derecho de inspección

Colectiva

En cualquier momento (artículo 314 del CCo).

Comandita

En cualquier momento (artículo 328 del CCo).

De responsabilidad limitada

En cualquier momento (artículo 369 del CCo).

Anónima

Dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general de accionistas en que se vayan a considerar los estados financieros (artículos 379, 422 y 447 del CCo). 

SAS

Salvo estipulación estatutaria en contrario, durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión en la que se han de aprobar estados financieros de fin de ejercicio (artículo 20 de la Ley 1258 de 2008).

El ejercicio del derecho de inspección será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario.

Documentos de rendición de cuentas

Finalizado cada ejercicio contable, los administradores deberán presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios los siguientes documentos, conforme al artículo 46 de la Ley 222 de 1995:

  • Un informe de gestión.
  • Estados financieros completos del ejercicio.
  • Proyecto de distribución de utilidades.
  • Dictámenes sobre los estados financieros y demás informes emitidos por el revisor fiscal o por el contador público independiente.

Descarga nuestro formato:

 Modelo de informe de gestión

Es importante mencionar que, tratándose de sociedades por acciones, la junta directiva deberá presentar un informe a la asamblea general de accionistas y, para que sea completo, deberá describir los acontecimientos importantes ocurridos después del ejercicio, las operaciones celebradas con socios y administradores, la evolución previsible de la sociedad, así como los documentos previstos en el numeral 3 del artículo 446 del CCo.

Conoce, a través de la explicación del Dr. Roberto Valencia, cuáles documentos deben presentarse en las asambleas de accionistas o juntas de socios:

Derecho de voz y voto y quorum

En las sociedades por acciones podrán asistir a la reunión y ejercer su derecho de voz y voto los accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas. En las sociedades por cuotas o partes de interés, podrán asistir a la reunión y ejercer sus derechos quienes se encuentre inscritos como socios en el registro mercantil.

En toda reunión del máximo órgano social se deberá verificar la calidad de asociado de los participantes y la existencia y permanencia de quorum para deliberar.

Si no concurre el número de socios que integra el quorum o en el curso de la reunión se constata que este se ha perdido, no podrá llevarse a cabo o continuarse la reunión, so pena de que las decisiones que allí se tomen resulten ineficaces conforme el artículo 190 del CCo.

Sin perjuicio de pactar un quorum más alto y cuando nada se haya previsto en los estatutos, se deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

Quorum en las reuniones del máximo órgano social

Sociedad

Se podrá deliberar:

Colectiva

Con la mayoría numérica de los asociados cualquiera que sea su aporte.

Comandita

Con la mayoría numérica de los socios gestores y con un número plural de socios comanditarios que representen por lo menos más de la mitad de las cuotas en que se divide el capital social.

De responsabilidad limitada

Con un número plural de socios que represente por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social.

Anónima

Con un número plural de accionistas que represente la mitad más una de las acciones suscritas.

SAS

Con uno o varios accionistas que represente la mitad más una de las acciones suscritas.

Delegación de poder a un tercero

Según el artículo 184 del CCo, cualquier socio o accionista podrá hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social mediante un poder otorgado por escrito. Dicho poder debe contener por lo menos lo siguiente:

  • Indicación del nombre del apoderado.
  • La fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere el poder.
  • Los demás requisitos establecidos en los estatutos.
TAMBIÉN LEE:   Dictamen del revisor fiscal e informe para la asamblea: ¿se presentan en un solo informe?

Actas en asambleas de accionistas o juntas de socios

Las decisiones del máximo órgano social deberán constar en actas aprobadas por el mismo o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto con el fin de otorgarles validez.

En la elaboración de las actas deben observarse las siguientes reglas:

  • Las actas deben ser numeradas cronológicamente y en forma continua, de modo que el número de la primera reunión del año lleve el número siguiente a la de la última reunión del año anterior.
  • Deben incluir al menos la siguiente información: número consecutivo del acta, ciudad, fecha y hora donde se lleva a cabo la reunión; fecha, persona y medio utilizado para la convocatoria; nombre de la sociedad; verificación del quorum, orden del día y demás información de la que trata los artículos 189 y 431 de CCo, el parágrafo del artículo 22 de la Ley 1258 de 2008 y demás requisitos enunciados en la Circula Externa 100-000005 de 2017 de la Supersociedades.

Asamblea general de copropietarios de la propiedad horizontal

La asamblea general de copropietarios es el órgano de dirección de la propiedad horizontal (edificio o conjunto) constituida por los propietarios de los bienes privados (casas o apartamentos), o sus representantes o delegados, que tiene como funciones aprobar el presupuesto anual y las cuotas de administración para atender las expensas comunes, aprobar las reformas al reglamento, elegir y remover los miembros del consejo de administración, al administrador y a su suplente, y demás funciones del artículo 38 de la Ley 675 de 2001.

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En el siguiente video, el Dr. Nelson Ruiz explica las funciones de la asamblea de copropietarios:

Reuniones de la asamblea general de copropietarios

La reunión ordinaria de la asamblea de copropietarios se debe celebrar por lo menos una vez al año en la fecha señalada en el reglamento de la propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.

Nota: es común que el vencimiento del período presupuestal coincida con la fecha del 31 de diciembre de cada año, por tanto, la reunión ordinaria de la asamblea de copropietarios deberá efectuarse a más tardar el 31 de marzo del año siguiente. En este caso, a más tardar el viernes 31 de marzo de 2023.

De igual manera, la asamblea de copropietarios podrá reunirse en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten (artículo 39 de la Ley 675 de 2001).

Tipos de reuniones

El órgano de dirección de la propiedad horizontal podrá reunirse a través de reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales o no presenciales, según lo que se establezca en el reglamento. También existen otras reuniones denominadas: reuniones de segunda convocatoria y por derecho propio.

Veamos los tipos de reuniones de la asamblea de copropietarios:

  • Reuniones ordinarias: aquellas que se celebran por lo menos una vez al año en la época establecida en el reglamento de la propiedad horizontal y, ante el silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal (artículo 39 de la Ley 675 de 2001); esto es, en el actual año 2023, a más tardar el viernes 31 de marzo.
  • Reuniones extraordinarias: ocurren cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten. Pueden ser convocadas en cualquier tiempo.
  • Reuniones de segunda convocatoria: si la asamblea general de copropietarios convocada no se puede sesionar por falta de quorum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial a las 8:00 p. m., sin perjuicio de lo establecido en el reglamento (artículo 41 ibidem).
  • Reuniones por derecho propio: si la asamblea general no fuere convocada, se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal (lunes 3 de abril por el 2023) en el lugar y hora que se indique en el reglamento o, en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las 8:00 p. m. (artículo 40 ibidem).
  • Reuniones no presenciales: siempre que se pueda probar (fax, grabación de audio o video, etc.), habrá reunión de asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios o sus representantes puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva conforme el quorum requerido.

Convocatoria de la asamblea de copropietarios

La convocatoria de la reunión ordinaria de la asamblea general la efectuará el administrador con una antelación no inferior a quince (15) días calendario (artículo 39 de la Ley 675 de 2001). Respecto de los días de anticipación de la convocatoria a las reuniones extraordinarias, la ley no establece un término. Sin embargo, podría adoptarse el término para la convocatoria de la asamblea ordinaria.

Consulta nuestro formato descargable y editable:

 Modelo de convocatoria de asamblea de copropietarios.

Quorum

Como mínimo, la asamblea general de copropietarios deberá sesionar con un número plural de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes de propiedad y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad. En el reglamento de la propiedad horizontal podrá establecerse un quorum mayor que el del indicado en el artículo 45 de la Ley 675.

Sin embargo, para ninguna decisión, excepto la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al 70 % de los coeficientes que integran el edificio o conjunto.

Nota: un coeficiente se determina con base en la magnitud del área privada construida de cada bien de dominio particular con respecto al área total privada de la propiedad horizontal (artículo 26 ibidem).

Por lo general, en una propiedad horizontal de uso residencial los bienes privados tienen el mismo coeficiente, así que el voto de cada propietario vale lo mismo. La diferencia de coeficientes podría verse, por ejemplo, en una copropiedad de uso comercial, en donde hay locales con mayor extensión que otros.

Es importante recordar que, conforme al artículo 46 de la Ley 675, hay decisiones que requerirán mayoría calificada del 70 % de los coeficientes de propiedad que integran el edificio o conjunto, que no pueden tomarse en reuniones no presenciales y de segunda convocatoria; algunas de ellas son:

  • Cambios en la destinación de los bienes comunes de la propiedad horizontal.
  • Reforma a los estatutos y reglamento.
  • Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.
  • Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.
  • Liquidación y disolución de la propiedad horizontal.

Conoce, a través de la explicación de la Dra. Martha Ramírez, especialista en derecho comercial, cómo debe determinarse el quorum en la asamblea general de copropietarios:

¿Qué pasa si un propietario no puede asistir a la asamblea general?

Cualquier propietario podrá otorgar poder a un tercero para que lo represente en la asamblea general de copropietarios. Por medio de la representación, el propietario tiene derecho a voz y voto, y puede ser elegido miembro del consejo de administración de la propiedad horizontal, siempre que en dicho poder se indique taxativamente la facultad al tercero para postularse a ese cargo.

Sanciones por inasistencia a la asamblea de copropietarios

Cuando los propietarios incumplan sus obligaciones no pecuniarias consagradas en la ley o en el reglamento de la propiedad horizontal, como la obligación de asistir a la asamblea general de copropietarios, podrán imponerse, sin perjuicio del debido proceso y del derecho de defensa, sanciones como las que enuncia el artículo 59 de la Ley 675:

  • Publicación en el edificio o conjunto de la lista de los infractores con indicación expresa del hecho que origina la sanción.
  • Imposición de multas sucesivas mientras persista el incumplimiento.
  • Restricción al uso y goce de bienes de uso común no esenciales como salones comunales o zonas de recreación y deporte.

Las sanciones solo podrán ser impuestas por la asamblea o por el consejo de administración cuando se hayan creado –las sanciones– y en el reglamento interno de la propiedad se les haya atribuido a dichos órganos esa facultad.

En todo caso, la imposición de multas deberá respetar los procedimientos establecidos en el reglamento interno, teniendo en cuenta las garantías constitucionales del debido proceso y del derecho de defensa, contradicción e impugnación (artículo 29 de la Constitución).

En el siguiente video, Miguel Santiago Pantoja, abogado consultor en derecho comercial, explica cómo deben aplicarse las multas en una propiedad horizontal:

Actas

En las actas deben constar las decisiones tomadas por la asamblea, para lo cual, a su vez, deberá indicarse en ellas si la reunión fue realizada de manera ordinaria o extraordinaria, la forma en que fue convocada, la persona facultada que convocó, el orden del día, nombre y calidad de los asistentes (propietarios, representantes, arrendatarios), su unidad privada, su respectivo coeficiente y los votos emitidos para cada decisión tomada.

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