Propiedad horizontal: obligaciones del administrador para celebrar la asamblea de copropietarios

Para celebrar la asamblea anual del máximo órgano social en la propiedad horizontal, el administrador debe cumplir una serie de obligaciones dispuestas en la ley.

Conoce, a su vez, algunas precisiones realizadas por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública al respecto.

El administrador es la persona encargada de dirigir y gestionar todos los asuntos relacionados con la propiedad horizontal. Para esto tiene facultades de ejecución, conservación y recaudo. Además, funge como representante legal.

Lo dicho supone que tiene la obligación deadelantar las acciones necesarias para el buen funcionamiento de la copropiedad, como garantizar el mantenimiento de las edificaciones, realizar el cobro de cuotas de administración, multas, entre otras.

Amplía tus conocimientos con nuestra editorial¿Cuánto pueden aumentar las cuotas de administración de propiedad horizontal en Colombia 2026?

La asamblea general de copropietarios, en el marco de la Ley 675 de 2001, es el espacio en el que los propietarios de un conjunto o edificio se reúnen para adoptar decisiones relevantes sobre la dirección y administración de la propiedad horizontal.

Este órgano constituye la máxima instancia de dirección, cuyas decisiones comprenden asuntos de alto impacto, como la expedición y reforma del reglamento de propiedad horizontal, la aprobación del presupuesto, la gestión de los bienes comunes, la imposición de sanciones por incumplimiento de obligaciones y la definición de lineamientos estratégicos para el desarrollo de la copropiedad, entre otros.

Convocatoria de la asamblea de copropietarios

El artículo 39 de la Ley 675 de 2001 establece que los copropietarios deben reunirse en asamblea general ordinaria por lo menos una vez al año, en la fecha prevista en el reglamento de propiedad horizontal.

En caso de que no se determine una fecha específica, la reunión deberá realizarse dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.

De igual forma, podrán celebrarse asambleas extraordinarias cuando se presenten necesidades imprevistas o urgentes del conjunto o edificio que así lo exijan.

La convocatoria a la asamblea ordinaria debe ser efectuada por el administrador con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. Tratándose de asambleas extraordinarias, la convocatoria podrá ser realizada por el administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o por un número plural de propietarios que represente, como mínimo, el veinte por ciento (20 %) de los coeficientes de copropiedad.

Utiliza nuestro Modelo de convocatoria a asamblea general ordinaria de copropietarios.

El abogado Alexander Coral explica que el parágrafo 1 del artículo 39 de la Ley 675 de 2001 indica dónde se debe enviar la convocatoria para realizar la asamblea en una propiedad horizontal.

Funciones del administrador para celebrar la asamblea de copropietarios en la propiedad horizontal

El artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el cual establece las funciones del administrador, indica que a este le corresponde convocar la asamblea general de copropietarios para la celebración anual de la reunión del máximo órgano social, para lo cual deberá:

• Someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior.
• Presentar un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondiente al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguro.
• Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas en la reunión.

En el siguiente video, Miguel Santiago Pantoja, abogado consultor en derecho comercial, explica las funciones que debe cumplir el administrador de la copropiedad:

A su vez, le corresponde presentar ante el consejo de administración (en caso de que exista) para su consideración:

• Las cuentas anuales.
• El informe para la asamblea general anual de copropietarios.
• El presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia.
• El balance general de las cuentas del ejercicio anterior.
• Los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

Copia del acta de asamblea

El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 dispone que las decisiones de la asamblea deberán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario. En estas deberá indicarse si la reunión fue de carácter ordinario o extraordinario, la forma en que fue convocada, el orden del día, el nombre y calidad de los asistentes (si son copropietarios o representantes), la unidad privada que representan, su respectivo coeficiente y los votos emitidos en cada caso.

En este sentido, señala que, dentro de un término máximo de 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los residentes del edificio (lo cual incluye a los propietarios y no propietarios) una copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los residentes. En el libro de actas deberá dejarse constancia sobre la fecha y lugar de publicación.

Concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, mediante el Concepto 28 de 2022, precisó una serie de cuestiones respecto al cumplimiento de lo acordado en la asamblea general de copropietarios por parte del administrador.

Estas precisiones se realizaron con ocasión de un interrogante planteado a esta entidad acerca de la posibilidad de auditar estados financieros de años anteriores y, a su vez, de que sean aprobados por la asamblea sin haber sido auditados.

En este sentido, el CTCP indicó que el administrador debe facilitar la realización de cualquier auditoría que ordene la asamblea y por los años que lo considere necesario, al ser el máximo órgano de administración y dirección de la copropiedad.

Esto supone que el administrador debe cumplir todos los acuerdos realizados y ordenados por la asamblea, siempre que no vayan en contravía de lo previsto en la ley y lo dispuesto en el reglamento interno de la copropiedad.

Material relacionado:

• [Modelo] Acta de decisiones de asamblea de copropietarios
• [Especial] Asambleas de accionistas y juntas de socios y de copropietarios en propiedad horizontal 2025
• [Análisis] ABC de las asambleas y juntas de máximos órganos sociales
• [Análisis] Consejo de administración: precisiones frente a su constitución y funcionamiento
• [Análisis] Administrador en una propiedad horizontal: ¿a quién corresponde su designación?