¿Cuáles son los usos de los prevalidadores tributarios para el reporte de exógena del año gravable 2024?

Los 7 diferentes prevalidadores tributarios liberados por la Dian en febrero de 2025 permiten la elaboración y/o validación de cualquiera de los 56 formatos, solicitados esta vez con la Resolución 000162 de octubre de 2023 en su aplicación para los reportes del año gravable 2024.

A la fecha en que elaboramos este editorial (abril 15 de 2025) la Dian tenía publicada una sección en su portal donde se hallaban contenidos 7 diferentes prevalidadores tributarios (liberados solo el 28 de febrero de 2025) que se podrán usar para elaborar y/o validar los 57 diferentes formatos de información exógena tributaria del año gravable 2023 que fueron solicitados con la Resolución 001255 de octubre de 2022, cuyos plazos para entrega oportuna vencerán entre el 26 de abril y el 6 de junio de 2024.

Al respecto, es necesario destacar que los prevalidadores tributarios que cada año publica la Dian en su portal de Internet son herramientas gratuitas construidas en el programa Excel, cuyo menú de inicio tiene la siguiente presentación (se muestra la imagen del menú del prevalidador “informantes tributarios” para reportes de año gravable 2024):

Uso de los prevalidadores tributarios de la Dian

Por tanto, cada prevalidador puede ser utilizado para cualquiera de los siguientes tres propósitos:

1.  Diligenciar los formatos de información exógena

Uno de los propósitos es el de diligenciar cualquiera de los distintos 56 formatos mencionados en la Resolución 000162 de octubre 31 de 2023. En este caso, primero se captura la información como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa misma información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma.

La ventaja de usar el propio aplicativo diseñado por la Dian para construir los formatos es que este cuenta con variados niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma, como digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos o dejar casillas en blanco que son obligatorias de diligenciar, etc.

En todo caso, es importante advertir que el aplicativo de la Dian no está hecho para verificar si la información que le suministran es fiscalmente exacta o no. Esto solo lo detectará la Dian en los posteriores procesos internos que tal entidad efectúe con los archivos que le entreguen los distintos informantes.

2.  Revisar y validar los archivos en el estándar XML

Revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseñado por la Dian.

3.  Visualizar los archivos de error

Si al consultar vía Internet alguna solicitud de información por envío de archivos en relación con alguno de los formatos entregados previamente a la Dian (ver numeral 3.3 de esta publicación) dicha entidad puede terminar informando que los  archivos de algún formato contienen errores de tipo técnico (por ejemplo, que un tercero fue reportado con tipo de documento NIT, pero en la Dian no le tienen ese NIT y, por tanto, había que reportarlo con otro tipo de documento como por ejemplo “cédula”), se permitirá al reportante descargar desde el portal de Internet de la Dian un archivo con el informe de tales errores y guardarlo en el equipo. Cuando eso sucede, se podrá comparar el archivo original enviado a la Dian con el archivo que contiene los errores detectados por la Dian.

Una vez se obtiene la copia del prevalidador, el paso siguiente es el de ejecutarlo o instalarlo. Al hacer dicha instalación el aplicativo generará, en cualquier zona del computador que el usuario haya escogido (preferiblemente no muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada, por ejemplo, “Prevalidador_Tributario_informantes_AG2023_v3_1.0-24”. Este es el que sirve para elaborar la mayoría de los reportes exigidos con el artículo 631 del ET mencionados en los artículos 19 a 40 de la Resolución 000162 de octubre de 2023).

Dentro de dicha carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “Manual”, el cual se recomienda sea leído por usuarios que por primera vez van a usar el aplicativo. También se hace visible una subcarpeta llamada “Salida” y también un archivo de Excel llamado “Prevalidador_ Tributario_informantes_AG2024_v3.2.0-25.xls”, el cual es el que permitirá realizar los trabajos respectivos. En esa subcarpeta llamada “Salida” el aplicativo irá guardando automáticamente los archivos ya convertidos en estándar xml que se han de entregar a la Dian.

Una recomendación:

Si un usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de elaborar los reportes de distintas empresas, en tal caso, por cada una de ellas, deberá realizar una instalación diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas las empresas lo que sucederá es que en la subcarpeta de “Salida”, los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazarían a los de la primera empresa.

Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vayan a utilizar los prevalidadores

De acuerdo con el manual que acompaña al prevalidador tributario, el equipo donde se piense usarlo debe contar con el software de Excel 2000 o superior.

Antes de trabajar con el archivo de Excel que se genera en la instalación del aplicativo (archivo llamado “Prevalidador_ Tributario_informantes_AG2024_v3_2.0-25.xls”), se debe abrir un archivo de Excel cualquiera y ajustar la zona de macros para que el nivel de seguridad de las macros sea puesto en la opción “bajo”. Para saber cómo se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o versión inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador. Además, ya se ha comprobado que el archivo de Excel del prevalidador no corre en los equipos MAC, aunque estén dotados con versión de Office para MAC.

Por tanto, en esos equipos se hace necesario tener el software Parallels, o tener una partición del disco duro y en ella instalar una versión de Windows más una versión de Excel para Windows; de este modo sí funcionaría el aplicativo de la Dian.

Lo anterior a causa de que el prevalidador es un archivo de Excel elaborado con muchas macros, las cuales no corren correctamente en el Excel que se instala normalmente para los equipos MAC y solo funciona en el Excel para Windows.

Recuerda:

Desde el 11 de abril de 2025 se encuentra disponible el acceso al producto educativo multimedia Novedades en preparación y presentación de información exógena tributaria a la Dian por el año gravable 2024, el cual fue elaborado por el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de actualícese.com, e incluye el acceso a 6 horas de conferencias pregrabadas el 1 de abril de 2025, un libro virtual de 183 páginas y múltiples plantillas de Excel que facilitan la elaboración del borrador de los más importantes formatos.

Material relacionado:

• [Guía] Matriz de informantes y formatos para exógena de año gravable 2024