Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En la actualidad son diversos los conceptos emitidos en referencia a la obligatoriedad de registrar los libros oficiales de las propiedades horizontales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–. Esos conceptos manifiestan que la obligación es únicamente para las Copropiedades mixtas y comerciales, pero que las residenciales no están obligadas, lo que ha generado diferencia de criterios entre administradores, contadores y revisores fiscales que ejercen en propiedad horizontal.
Quiero iniciar antes de emitir mi concepto personal y profesional recordando lo establecido en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, el cual establece el alcance de los conceptos:
Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Tal como lo ha manifestado la Corte Constitucional en diversas sentencias y como se puede apreciar con base en lo reglado en esta normatividad, los conceptos son conceptos, y no son de obligatorio cumplimiento.
Se debe tener cuenta que el artículo 10 de la Ley 43 de 1990, establece:
La atestación o firma de un contador público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.
Parágrafo. Los contadores públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes.
Asimismo, el literal “f” del artículo 654 del Estatuto Tributario establece un hecho irregular en la contabilidad que da lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, y contempla:
Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.
De igual forma, en numerosos conceptos emitidos por parte del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, se menciona que los libros de contabilidad de una propiedad horizontal deben registrarse en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.
Si bien es cierto que la legislación sobre la materia ha venido siendo modificada, al consultar el DUR 1625 de 2016, en el mismo podemos evidenciar lo siguiente:
Artículo 1.2.1.5.4.4. Libros de contabilidad. Los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2, 1.2.1.5.2.1 y 1.2.1.5.3.1 de este decreto están obligados a llevar los libros contabilidad de conformidad con los marcos técnicos normativos contables y ser registrados cuando hubiere lugar a ello.
Y más adelante indica que:
Artículo 1.2.1.5.15. Libros de contabilidad. Todos los contribuyentes sujetos al régimen tributario especial están obligados a llevar libros de contabilidad debidamente registrados de conformidad con las normas legales vigentes, ante la Cámara de Comercio o la Dirección Seccional de Impuestos, con competencia en el domicilio principal de la entidad, o ante cualquier organismo público que tenga facultad para reconocer su personería jurídica.
Es pertinente recordar que el artículo 45 de la Ley 190 de 1995 establece la obligación de llevar contabilidad como medida de control para entidades sin ánimo de lucro:
De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados.
Lo que permite concluir que las personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal se encuentran obligadas a llevar contabilidad con el lleno de los requisitos del marco legal vigente, responsabilidad que, con base en lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001 (funciones del administrador), contempla la función y obligación de llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto; esta responsabilidad recae inicialmente sobre el administrador, tal como lo consideró el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en el Concepto 0812 del 12 de agosto de 2019).
También está contemplado en el numeral 1 del artículo 774 del Estatuto Tributario –ET– que, en el caso de que estas entidades requieran que su contabilidad constituya prueba, deberán registrar los libros:
Requisitos para que la contabilidad constituya prueba. Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad, como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, estos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos: 1. Estar registrados en la cámara de comercio o en la administración de impuestos nacionales, según el caso.
Debe resaltarse, además, que el artículo 772 del ET establece que la contabilidad del contribuyente es un medio de prueba a su favor, siempre y cuando se lleve de acuerdo con la normatividad vigente.
Se debe recordar que las personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal, denominadas residenciales, son argentes de retención en la fuente, el cual es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto renta y, por lo tanto, deben cumplir con el deber formal de presentar anualmente la información exógena.
Por lo expuesto, ante cualquier requerimiento de la Dian, para que sea tenida en cuenta la contabilidad como prueba se deben cumplir los requisitos legales, como el de registrar los libros de contabilidad.
Además de lo anterior, es pertinente recordar que los datos registrados en la contabilidad, provenientes de la causación de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias, tanto en las propiedades horizontales residenciales como mixtas o comerciales, dejan evidencia y trazabilidad como soporte de las cuentas por cobrar y de los demás hechos económicos realizados en una vigencia en el desarrollo normal de su objeto social.
Por lo mencionado, ante cualquier requerimiento de prueba judicial para el cobro jurídico de la cartera o para un proceso de rendición de cuenta que se le incoe a un administrador para que la contabilidad sea tenida en cuenta por el juez como prueba en el proceso, deberán estar registrados los libros de contabilidad.
Por ello, independientemente del tipo de copropiedad, la contabilidad está sujeta a lo contemplado en el régimen sancionatorio y a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974, el cual contempla que tendrán el carácter de obligatorios los libros: mayor, de balances y diario.
Es claro que las normas deben interpretarse armónicamente. Por ello, como contador y revisor fiscal en ejercicio, hasta cuando no sea modificado el artículo 10 de la ley 43 de 1990 y el literal “f” del artículo 654 del Estatuto Tributario, independientemente que la copropiedad sea residencial, exigiré que los libros oficiales sean registrados ante la Dian, por cuanto la contabilidad debe ser llevada de conformidad con la normatividad legal vigente.
Cordialmente,
Félix David Romero Duarte
Contador público
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
