Formato 1001 de exógena: guía para reportar los pagos, abonos en cuenta y retenciones practicadas

En el Formato 1001 de información exógena se detallan los pagos o abonos en cuenta hacia terceros. Asimismo, se presentan los valores correspondientes a retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas o asumidas.

Encuentra en este artículo una guía para facilitar su diligenciamiento.

En el formato 1001 de información exógena deben detallarse los pagos o abonos en cuenta relacionados con transacciones hacia terceros, tanto en Colombia como en el extranjero. En este formato debe incluirse información sobre la deducibilidad de estos pagos en la declaración de renta o de la declaración del régimen simple.

 Asimismo, se presentan los valores correspondientes a retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas o asumidas con terceros.

Es de resaltar que esta información es solicitada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 631 del ET:

• Solicitud de información sobre apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido (literal “b” del artículo 631 del ET).
• Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles; con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable (literal “e” del artículo 631 del ET).

A continuación, presentamos esta guía para la presentación del formato 1001 de información exógena.

¿Quiénes están obligados a presentar el formato 1001?

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 20 de la Resolución 0000162 de 2023 (modificada por la Resolución 000188 de 2024), deberán presentar el formato 1001 por el año gravable 2024:

1. Las personas naturales y sucesiones ilíquidas

Las personas naturales y asimiladas (es decir, sucesiones ilíquidas), sin importar si son colombianas o extranjeras, si son residentes o no residentes (ver el Concepto Dian 10718 de mayo de 2019), sin importar si están o no obligadas a llevar contabilidad durante el 2024, y sin importar si por el 2024 pertenecieron al régimen ordinario o al régimen simple, pero teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Para las inscritas en el régimen ordinario se deben cumplir dos condiciones al mismo tiempo, así:

• •  Que durante el año gravable a reportar o el año gravable inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos brutos superiores a 11.800 UVT (equivalentes al año gravable referido) y que la suma de los ingresos brutos obtenidos por rentas capital y/o rentas no laborales durante el año gravable a reportar superen las 2.400 UVT.
  • Que en el año gravable a reportar o en el año gravable inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluyendo los constitutivos de “renta ordinaria” más los constitutivos de “ganancia ocasional”) declarables al Gobierno colombiano superiores a 11.800 UVT.

b. Para las inscritas en el régimen simple, basta con que se cumpla la primera condición, es decir, haber obtenido en el año gravable a reportar o en el año inmediatamente anterior ingresos brutos fiscales (incluyendo los constitutivos de “renta ordinaria” más los constitutivos de “ganancia ocasional”) superiores a 2.400 UVT.

2. Las personas jurídicas y asimiladas

Las personas jurídicas y asimiladas, con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas,  sin importar a qué régimen pertenecieron durante el 2024 (ordinario, especial, simple, etc.), si declaran o no renta o ingresos y patrimonio, siempre y cuando en el año gravable 2023 o 2024 hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluyendo los constitutivos de “renta ordinaria” más los constitutivos de “ganancia ocasional”) superiores a 2.400 UVT; ver el numeral 4  del artículo 1, y el artículo 20, de la Resolución 000162 de octubre de 2023).

3. Los obligados a presentar el formato 1001 por practicar retenciones y autorretenciones

Todas las personas jurídicas y sus asimiladas, entidades públicas y privadas, y personas naturales y asimiladas que durante el año gravable a reportar hayan estado obligadas a practicar en Colombia retenciones o autorretenciones en la fuente a título de renta, IVA o timbre.

 En resumen, todas las personas jurídicas o naturales a las que en el RUT les figuraban las responsabilidades 07, 08 o 09, sin importar si durante el año practicaron o no efectivamente alguna retención, si la declararon o no, o si las pagaron o no (ver el numeral 6 y el parágrafo 3 del artículo 1, y el artículo 20, en la Resolución 000162 de 2023).

4. Los establecimientos permanentes

Todos los «establecimientos permanentes» en Colombia (tales como sucursales, agencias, oficinas, etc.; ver el artículo 20-1 del ET) que le pertenezcan a personas naturales no residentes o  a personas jurídicas y entidades extranjeras (ver el numeral 7 del artículo 1 y el artículo 20 en la Resolución 000162 de 2023).

5. Las entidades públicas nacionales y territoriales

Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del ET no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio por el año gravable 2024, sin importar su nivel de ingresos ni en el año 2023 ni en el año 2024 (ver el numeral 9 del artículo 1 y el artículo 20 en la Resolución 000162 de 2023).

¿Qué información debe reportarse en el formato 1001?

De acuerdo con el artículo 20 de la Resolución 000162 de 2023, los obligados a reportar información de pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas en el formato 1001 versión 10 de exógena deberán informar:

• Concepto (ver el artículo 20 de la Resolución 000162 de 2023).
• Información del beneficiario: nombres o razón social, identificación y dirección.
• Valor del pago o abono en cuenta a reportar.
• Retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de los impuestos sobre la renta, IVA y timbre.

¿Cuál es el monto mínimo para el reporte en el formato 1001?

El valor mínimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de 3 UVT ($141.195 por el 2024), sin perjuicio de que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores.

Los pagos acumulados por beneficiario que por todo concepto sean menores a 3 UVT se informarán como acumulados en un solo registro, así:

• Concepto: el que corresponda.
• Identificación: “222222222”.
• Razón social: cuantías menores.
• Tipo de documento: 43.
• Dirección: la del informante.

¿Cuál versión del formato 1001 debe usarse para el reporte del año gravable 2024?

De acuerdo con lo descrito en el artículo 20 de la Resolución 000162 de 2023, para el año gravable 2024 deberá usarse el formato 1001 versión 10 (el mismo usado para el año gravable 2023).

¿Hasta qué fecha hay plazo para suministrar esta información?

Los plazos durante el 2025 para la presentación de la información exógena correspondiente al año gravable 2024 son los siguientes:

• Para los grandes contribuyentes, el período de presentación abarcará desde el 25 de abril hasta el 13 de mayo de 2025, dependiendo del último dígito del NIT.
• En cuanto a las demás personas jurídicas y naturales, el período para la presentación comprenderá desde el 14 de mayo del 2025 hasta el 13 de junio del 2025, según los últimos dígitos del NIT.

Caso de aplicación

El 3 de julio de 2024 la sociedad Industrias S&S SAS realizó una compra de mercancía a la sociedad Industrias ABC SAS, cuyo NIT es 890555555-7, por valor de $14.065.000.

La entidad informante registra en su contabilidad los siguientes valores con el beneficiario del pago:

Así las cosas, esta será la información que Industrias S&S SAS reportará en el formato 1001 versión 10 de información exógena al respecto de esta compra:

Datos adicionales para considerar

• El artículo 23 de la Resolución 000162 de 2023 indica que el IVA descontable deberá reportarse en el formato 1005 versión 7 sin importar su cuantía.
• El artículo 25 de la misma resolución señala que en el formato 1009 versión 7 deberá reportarse la información de los saldos de los acreedores a diciembre 31 cuando el saldo acumulado por acreedor sea igual o superior a 12 UVT del año a reportar  ($565.000 por el 2024).

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