Guía para afiliar a tus empleados a la seguridad social

Todos los empleadores en Colombia deben afiliar a sus trabajadores a la seguridad social. En esta guía te explicamos cómo hacerlo correctamente en salud, pensión, riesgos laborales y subsidio familiar, con los pasos y documentos requeridos.

En Colombia, la afiliación de los trabajadores a la seguridad social es una obligación legal para los empleadores. A través de este sistema, los empleados pueden acceder a servicios de salud, aseguramiento en pensiones, cobertura frente a accidentes o enfermedades laborales y otras protecciones que garantizan su bienestar y el de sus familias.

Cuando un empleador no afilia a sus trabajadores o incumple con el pago de los aportes correspondientes, debe asumir el costo total de las prestaciones económicas previstas por el sistema.

¿Qué es el sistema de seguridad social en Colombia?

El sistema de seguridad social es un conjunto organizado de instituciones, normas y procedimientos orientados a proteger a las personas frente a riesgos derivados de la enfermedad, la vejez, la invalidez o los accidentes de trabajo. También está diseñado para proporcionar beneficios sociales a los trabajadores y sus familias.

En Colombia este sistema se estructura en cuatro subsistemas:

• Sistema de salud.
• Sistema de pensiones.
• Sistema de riesgos laborales.
• Subsidio familiar.

Angie Vargas, experta en derecho laboral, explica cómo afiliarse a seguridad social por primera vez:

Afiliación al sistema de salud

El sistema de salud permite a los trabajadores acceder a servicios médicos y recibir prestaciones económicas cuando están afiliados y cotizan. Todos los empleadores deben afiliar a sus empleados a una EPS del régimen contributivo, que será la encargada de prestar estos servicios.

El aporte mensual corresponde al 12,5 % del ingreso base de cotización –IBC–, distribuido de la siguiente forma:

Mientras el sistema de afiliación transaccional –SAT– no entre en funcionamiento, la afiliación debe hacerse mediante el formulario único de afiliación y registro de novedades al SGSSS, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2353 de 2015 y la Resolución 000974 de 2016.

Documentos y pasos para la afiliación

1. Diligenciar el formulario como empleador.
2. Anexar copia del documento de identidad del trabajador y los demás soportes requeridos.
3. Recoger la información y documentos de los beneficiarios, si los hay.
4. Hacer seguimiento al trámite ante la EPS.
5. Registrar el pago del aporte a través de la planilla Pila.

Afiliación al sistema de pensiones

El sistema de pensiones es aquel que protege a las personas de los riesgos derivados de la vejez, la invalidez o el fallecimiento.  A través de este sistema pueden acceder a prestaciones económicas como la pensión de vejez, la pensión por invalidez, la sustitución pensional, el pago de incapacidades, entre otras prestaciones.

Este sistema funciona con base en aportes mensuales que hacen empleadores y trabajadores. La cotización total corresponde al 16 % del ingreso base de cotización, repartido así:

En Colombia, actualmente existen dos sistemas generales de pensiones:

• Sistema de pensiones de la Ley 100 de 1993 (modelo dual).
• Sistema de pensiones de la Ley 2381 de 2024 (modelo de pilares).

El sistema de la Ley 100 –que incluye el régimen de prima media y el régimen de ahorro individual– seguirá aplicando a los afiliados cobijados por el régimen de transición de la Ley 2381 de 2024. A los demás afiliados les aplicará el nuevo sistema de pilares.

Si el trabajador no está afiliado a ningún fondo de pensiones, el empleador debe afiliarlo al fondo que el trabajador elija. Si ya está afiliado, el empleador debe realizar los aportes en el fondo correspondiente.

Documentos y pasos para la afiliación

• Diligenciar el formulario de registro como empleador ante el fondo elegido por el trabajador.
• Adjuntar copia del documento de identidad y demás documentos solicitados.
• Finalizar el proceso de afiliación y verificar el registro.
• Pagar los aportes a través de la planilla Pila.

Afiliación a riesgos laborales

Además del sistema de salud y pensiones, los empleadores deben garantizar la afiliación al sistema de riesgos laborales, que cubre los accidentes y enfermedades derivados del trabajo. Este sistema ofrece prestaciones como subsidios por incapacidad, indemnizaciones por pérdida de capacidad laboral, pensión de invalidez, entra otros beneficios.

El porcentaje del aporte lo paga el empleador y varía según el nivel de riesgo de la empresa o de la actividad ejecutada.

Tabla de cotizaciones a riesgos laborales según el nivel de riesgo:

Documentos y pasos para la afiliación

Todos los empleadores que tengan uno o más trabajadores deben afiliarse a una administradora de riesgos laborales –ARL–. La elección de la ARL es libre por parte del empleador. Para hacer la afiliación siga estos pasos:

• Diligenciar el formulario único de afiliación y reporte de novedades al sistema general de riesgos laborales.
• Adjuntar los documentos requeridos por la ARL.
• Verificar que la afiliación haya sido aceptada.
• Afiliar a cada trabajador.
• Informar a los trabajadores a cuál ARL están afiliados.
• Realizar el pago mensual del aporte a través de la planilla Pila.

Afiliación al sistema de subsidio familiar

El sistema de subsidio familiar brinda servicios y beneficios a los trabajadores y sus familias a través de las cajas de compensación familiar –CCF–. Estos servicios incluyen programas de educación, recreación, cultura, vivienda, entre otros.

Los empleadores deben afiliar a sus empleados a una CCF y pagar un aporte mensual equivalente al 4 % del ingreso base de cotización. Este pago se realiza mediante las contribuciones parafiscales.

Trámites y documentos para la afiliación

• El empleador debe estar afiliado a una caja de compensación. Si no lo está, debe solicitar su afiliación siguiendo los requisitos definidos por la CCF y la Supersubsidio.
• Una vez afiliado, debe recopilar los documentos que acrediten la condición de beneficiarios del trabajador.
• Llenar los formularios de inscripción de los trabajadores que entrega la CCF.
• Una vez inscritos, la caja emite un carné que les permite acceder a los servicios.
• Realizar el pago mensual del aporte mediante el operador autorizado de la planilla Pila.

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