El abogado Luis Miguel Merino, especialista en Derecho Laboral y Relaciones Industriales, explica este tema en el consultorio laboral del 14 de marzo, titulado ¿Hay cambios en 2025 para trabajadores independientes en seguridad social, pensiones y licencias?.

En este consultorio se examinan los cambios que impactan a los trabajadores independientes en 2025 en materia de seguridad social. Se abordan sus obligaciones según los ingresos y categorías y sus respectivas obligaciones de cotización, la fiscalización activa de la UGPP y cómo realizar aportes precisos, incluso en casos de ingresos ocasionales o desde el exterior.

Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.

A continuación describimos las respuestas de este interesante tema:

1.Tipología y clasificación de los trabajadores independientes

Pregunta: ¿quiénes son considerados trabajadores independientes en Colombia?

Minuto 07:37

En el ámbito laboral, identificar correctamente quiénes son trabajadores independientes es esencial para comprender sus deberes en materia de seguridad social. Esta clasificación, determinada por la forma en que obtienen ingresos y su relación contractual, influye directamente en las obligaciones de cotización y fiscalización por parte del Estado.

Detalles clave

Los independientes se suelen categorizar por la forma en que reciben ingresos o por cómo son contratados

• Son trabajadores independientes quienes suscriben contratos de prestación de servicios con un contratante, sean entidades públicas o privadas. Esta figura ampliamente usada impone la obligación de realizar aportes al sistema de seguridad social bajo reglas específicas, distintas a otros tipos de independientes.
• Existen también los independientes por cuenta propia, quienes desarrollan actividades económicas sin contrato formal con sus clientes, actuando por su cuenta y riesgo como personas naturales comerciantes generalmente. Se enmarcan en el artículo 10 del Código de Comercio y deben asumir sus obligaciones en seguridad social según sus ingresos.
• La forma denominada “rentistas de capital” son independientes debido a que obtienen ingresos pasivos por inversiones, arriendos, dividendos o rendimientos financieros. Si estos ingresos alcanzan o superan un salario mínimo mensual, deben hacer aportes al sistema de seguridad social, de acuerdo con criterios definidos por la ley, la UGPP y las Altas Cortes.
• Los procesos de fiscalización de la UGPP muestran la labor de la entidad en detectar independientes omisos o inexactos en sus aportes, cruzando información con las declaraciones de renta. El hecho de declarar honorarios o ingresos pasivos sin registros de cotizaciones puede derivar en requerimientos y sanciones por evasión del sistema de seguridad social.
• Confluencia de categorías: se debe tener en cuenta que una misma persona puede cumplir con varias categorías de independencia. Es común, por ejemplo, que un profesional de la salud tenga un contrato de prestación de servicios, opere su consultorio como actividad por cuenta propia y además reciba ingresos por inversiones, encajando así en tres tipos de independientes.

2. Aportes a seguridad social de independientes: ingresos, retiro y obligación mensual

 Pregunta: ¿Los trabajadores independientes están obligados a realizar aportes a seguridad social?

Minuto 20:00

Los trabajadores independientes deben enfrentar responsabilidades específicas en el sistema de seguridad social, particularmente cuando sus ingresos superan el salario mínimo. Esta condición activa obligaciones de afiliación, aporte mensual y actualización o retiro en el sistema, según su capacidad de pago durante cada periodo.

Puntos de interés

• Los trabajadores independientes están obligados a realizar aportes al sistema de seguridad social si tienen ingresos iguales o superiores a un salario mínimo mensual legal vigente ($1.423.500 en 2025). Esta obligación es mensual, sin importar la fuente del ingreso, siempre que se mantenga esa capacidad de pago durante el periodo.
• Si en algún mes el trabajador independiente no percibe ingresos suficientes para aportar, debe realizar una novedad de retiro en la planilla Pila mediante la opción tipo “R” de retiro. De no hacerlo, el sistema podría considerarlo omiso, ya que no puede identificar automáticamente la capacidad de pago del cotizante.
• El aporte voluntario es posible cuando, a pesar de no contar con ingresos iguales al salario mínimo, el independiente desea mantener su aseguramiento. En ese caso, el ingreso base de cotización mínimo será precisamente el valor del smmlv.
• Estar afiliado como dependiente no exime del aporte como independiente. Si se perciben ingresos por honorarios, rentas de capital, prestación de servicios u otra actividad paralela, se deberá cotizar también como independiente, siempre que dichos ingresos alcancen o superen el smmlv.

En estos casos, los aportes como dependiente e independiente se suman en la historia laboral, lo que puede aumentar el ingreso base de cotización y tener efectos positivos sobre las prestaciones futuras.

3. Formas de cotización a seguridad social de independientes según su tipo de ingreso y contrato

Pregunta: ¿cómo se deben realizar los aportes a seguridad social de los independientes en Colombia?

Minuto 26:33

La cotización al sistema de seguridad social de los trabajadores independientes depende de su calidad contractual y del tipo de actividad económica que desarrollen. La correcta identificación del ingreso base de cotización, así como la aplicación de normativas vigentes, permite garantizar aportes adecuados y coherentes con las obligaciones legales.

Aspectos esenciales

• Inicialmente se debe identificar el tipo de actividad realizada por el independiente para efectos de determinar la forma de cotizar o calcular la cotización al sistema de seguridad social, contemplado en el artículo 135 de la Ley 1753 de 2015.
• Si tiene un contrato de prestación de servicios, deberá cotizar sobre el 40 % del total del ingreso que tenga mensualizado, pero si este es inferior al salario mínimo, la base de cotización será el salario mínimo vigente. Adicionalmente, este tipo de independientes tiene que realizar aportes al sistema de riesgos laborales.

Ejemplo práctico: si se tiene un valor total de un contrato a ejecutar por 12 meses, es decir $24.000.000 / 12 meses, da que el valor mensual es de $2.000.000. Este valor genera capacidad de pago frente al sistema de seguridad social en calidad de independiente al ser mayor que el smmlv.

Al valor mensual por el 40 % ($2.000.000 × 40 % = $800.000) al ser un valor inferior, no se debe tomar como IBC sino que se debe tomar el smmlv como punto de referencia para realizar el aporte al sistema de seguridad social.

• Los independientes por cuenta propia que desarrollen actividades comerciales o mercantiles para obtener el IBC deben restar de sus ingresos los costos y gastos asociados a la operación según el artículo 107 del ET, y sobre el resultado aplicar el 40 % para establecer su ingreso base de cotización.

Sobre el IBC se debe aplicar el porcentaje del sistema de seguridad social y se debe asumir la totalidad de salud (12,05 %) y pensión (16 %)

Aunque no es obligatorio, se recomienda afiliarse al sistema de riesgos laborales por los amplios beneficios que ofrece.

• Los rentistas de capital deben aplicar la misma lógica: tomar los ingresos producto de los rendimientos financieros, utilidades, canon de arrendamiento, restar costos y gastos (reales o presuntos), aplicar el 40 % y calcular los aportes. Si el valor resultante es inferior al salario mínimo, el aporte debe hacerse sobre el smmlv. La obligación se activa si el ingreso total es igual o superior al salario mínimo.
• Importante: en caso de no contar con soportes válidos para los costos y gastos, se puede aplicar la presunción de costos definida por la UGPP, según el tipo de actividad económica de acuerdo con los códigos CIIU registrados en el RUT. Esto evita que se considere el ingreso como neto y permite una base razonable para el aporte a seguridad social.

Cuando una persona realiza varias actividades como independiente (servicios, negocio propio, rentas de capital) debe calcular por separado el ingreso base de cada una y luego sumarlos. Este IBC total debe variar mensualmente, pues la UGPP detecta fácilmente irregularidades si las cotizaciones permanecen constantes pese a cambios en los ingresos. 

4. Uso correcto de la planilla Pila en independientes: tipos y plataformas autorizadas

Pregunta: ¿cuál es la plataforma que debo utilizar para hacer los pagos a seguridad social en calidad de independiente?

Minuto 45:12

El sistema de seguridad social para independientes impone responsabilidades específicas y exige precisión en su ejecución, siendo fundamental conocer la planilla que corresponde a esta categoría y utilizar plataformas autorizadas, ya que un manejo inadecuado, como la afiliación colectiva fraudulenta, puede derivar en omisiones o inexactitudes.

Puntos de enfoque

• Para realizar aportes a seguridad social como independiente, se debe usar la planilla “I” para independientes, disponible en los portales de los operadores autorizados de Pila. Es fundamental no confundirla con la planilla “Y” utilizada por entidades para realizar aportes de independientes de manera colectiva autorizadas por el Ministerio de Protección Social.
• Las ofertas que prometen aportes al sistema por valores inferiores a los exigidos legalmente suelen ser fraudes que simulan aportes colectivos. Esto puede implicar inexactitudes u omisiones que conllevan sanciones.
• Los aportes deben hacerse por el valor real de los ingresos del mes. Si no se perciben ingresos iguales o superiores a un salario mínimo, se debe gestionar la novedad de retiro o aportar voluntariamente con un IBC mínimo de 1 smmlv.
• Es posible retirarse del sistema durante los meses sin ingresos y volver a afiliarse al mes siguiente. Esta opción evita caer en omisiones frente al sistema de seguridad social y se ajusta a la normatividad vigente.

5. Aplicación de los aportes a seguridad social para dependientes e independientes

Pregunta: ¿si tengo contrato de trabajo e ingresos en calidad de independiente debo hacer aportes a seguridad social en calidad de independiente también?

Minuto 48:22

La legislación en materia de seguridad social establece criterios claros para determinar la obligación de cotizar como independiente cuando una persona recibe ingresos por diferentes fuentes, como salario si es dependiente y rentas de capital, siendo relevante analizar el impacto de esta dualidad en los aportes exigidos, el reconocimiento de derechos y el cumplimiento con los topes legales.

 Detalles clave

• Si una persona tiene ingresos como trabajador dependiente y al mismo tiempo percibe ingresos como independiente, debe cotizar al sistema de seguridad social en ambas calidades. Esto incluye a rentistas de capital y personas con actividades por cuenta propia.
• La doble cotización es clave para garantizar acceso a mejores prestaciones económicas y asistenciales, como atención médica oportuna por origen común o laboral, y una pensión más robusta en el futuro.
• El límite máximo sobre el cual se deben realizar aportes a seguridad social es de 25 smmlv, sumando los ingresos como dependiente e independiente durante el mismo período.
• En casos como directivos o gerentes que reciben dividendos por su calidad de socios, dichos dividendos también pueden generar la obligación de aportar como rentistas de capital si se consideran ingreso relevante.
• Aunque una persona reciba montos altos por salario o dividendos, el sistema solo exige aportes hasta el tope de 25 smmlv en el mes correspondiente. Sobre el excedente no se cotiza, pero es necesario sumar correctamente ambas fuentes de ingreso.

6. Aportes en seguridad social por ingresos ocasionales: ¿obligación para el independiente?

Pregunta: ¿se deben hacer aportes a seguridad social en calidad de independiente a pesar de que los ingresos que se tengan en calidad de independiente sean ocasionales?

Minuto 51:39

Los aportes a la seguridad social para independientes plantean retos particulares cuando los ingresos no son permanentes sino eventuales, como sucede con dividendos, lo que exige analizar cómo se articula la obligación de cotizar en meses específicos sin incurrir en omisión o en  incumplimientos normativos.

 Elementos esenciales

• Si una persona recibe ingresos ocasionales como independiente, por ejemplo, dividendos en un solo mes del año, está obligada a realizar aportes al sistema de seguridad social como independiente en ese mes, además de los aportes que ya realiza como trabajador dependiente si mantiene vínculo laboral.
• El hecho de que los ingresos sean ocasionales no exonera del deber de aportar como independiente. En el mes en que se reciba ese ingreso adicional deben coexistir las dos afiliaciones: como dependiente y como independiente.
• Si en meses siguientes no se reciben ingresos por cuenta propia, la persona debe gestionar la desafiliación como independiente para no incurrir en omisión. Mantenerse afiliado sin ingreso ni pago lleva a que el sistema lo considere activo y en mora.
• La omisión en el pago de aportes, incluso en meses sin ingresos como independiente, se configura si no se ha hecho la gestión de retiro o suspensión. Es crucial hacer seguimiento mes a mes para evitar contingencias por presunta evasión.

7. Tratamiento de ingresos ocasionales para definir el IBC y evitar omisiones

Pregunta: ¿si los ingresos son ocasionales cómo debo hacer el aporte y evitar ser inexacto y omiso frente al sistema de la seguridad social?

Minuto 53:45

Identificar cómo deben proceder los trabajadores independientes ante los ingresos ocasionales al considerar que estos generan obligaciones específicas en salud, pensión y riesgos laborales. La adecuada determinación del ingreso base de cotización resulta clave para evitar omisiones o inexactitudes.

 Aspectos centrales

• Se pueden tomar como ejemplo los ingresos ocasionales. Inicialmente es clave determinar su origen, si provienen de rentas de capital, deben tratarse bajo la lógica del ingreso como independiente, diferenciándolos de los ingresos como trabajador dependiente.
• El procedimiento inicia identificando el ingreso recibido por la actividad ocasional, se le deben deducir los costos y gastos directamente asociados a la operación. Una vez deducidos los costos, se obtiene el resultado neto del ingreso ocasional. Sobre este valor se aplica el 40 % para determinar el IBC, frente al sistema de seguridad social.
• Este IBC será el que se registre en la planilla integrada de liquidación de aportes –Pila–, específicamente en la “i” como independiente, para efectuar los aportes correspondientes a salud, pensión y, si aplica, riesgos laborales.
• Este procedimiento garantiza que la persona no incurra en inexactitudes u omisiones frente al sistema de seguridad social, aun cuando los ingresos sean esporádicos, cumpliendo con el deber de contribuir de acuerdo con la capacidad económica derivada de esa actividad.

8. La UGPP y su rol en la fiscalización a independientes

Pregunta: ¿es cierto que la UGPP revisa y fiscaliza a los trabajadores independientes?

Minuto 55:10

La labor de fiscalización que ejerce la UGPP sobre los trabajadores independientes obedece a un contexto de sostenibilidad del sistema de seguridad social, en el cual se requiere el cumplimiento estricto de las obligaciones contributivas para garantizar su equilibrio financiero y operatividad.

Puntos de interés

• La UGPP sí revisa y fiscaliza a los trabajadores independientes. Esta función fue una de las principales razones para su creación, ante un déficit en el sistema de seguridad social, lo cual ponía en riesgo su sostenibilidad financiera para cubrir pensiones y demás obligaciones.
• El marco normativo dejó en claro que la cotización al sistema de seguridad social por parte de los independientes no es opcional, es una obligación legal. Esta precisión fue resultado de acciones tanto del Ejecutivo como del Legislativo, con el fin de reforzar la cultura del cumplimiento.
• Las fiscalizaciones de la UGPP no son simples revisiones, sino procesos complejos, formales y prolongados, ante los cuales muchas personas naturales no están preparadas. Por eso es indispensable actuar con rigor frente a esta obligación, evitando improvisaciones o desconocimiento.
• Todo trabajador independiente debe verificar que sus aportes al sistema de seguridad social estén realizados en tiempo, forma y con base en ingresos reales. Omitirlo no solo implica mora, sino una eventual fiscalización con consecuencias financieras y jurídicas.
• Se recomienda revisar cuidadosamente los aportes, cumplir puntualmente y evitar ser objeto de requerimientos de la UGPP.
  
  

9. Ingresos en billeteras digitales: ¿activan aportes a seguridad social en independientes?

Pregunta: ¿si recibo ingresos a través de plataformas como Nequi, Daviplata, Bancolombia a la mano o Transfiya debo hacer aportes a seguridad social en calidad de independiente?

Minuto 57:04

La naturaleza de los ingresos recibidos a través de plataformas digitales ha generado interrogantes sobre sus implicaciones en el sistema de seguridad social, especialmente en lo que respecta a trabajadores independientes. Este tipo de ingresos, al ser trazables, pueden configurar capacidad de pago y por ende activar la obligación de cotizar.

Tópicos relevantes

• Recibir ingresos a través de plataformas como Nequi, Daviplata, Bancolombia a la mano o Transfiya permite identificar al titular de los fondos y, por tanto, evidenciar su capacidad de pago. Si se es independiente y se demuestra dicha capacidad, surge la obligación de realizar aportes a seguridad social, sin que medie voluntad.
• La capacidad de pago genera deberes formales y materiales ante el sistema, conforme al principio constitucional de solidaridad. Esto implica que quien percibe ingresos suficientes debe aportar al sostenimiento de la seguridad social, aun si los recursos se reciben por medios digitales o alternativos.
• Estas plataformas no funcionan como pagos en efectivo no rastreables; por el contrario, permiten trazabilidad de los ingresos, lo que puede motivar fiscalizaciones por parte de la UGPP si se omiten los aportes requeridos como independiente, generando riesgos legales y sancionatorios.
• Las sanciones derivadas del incumplimiento en los aportes se pagan directamente al Ministerio de Hacienda mediante los mecanismos habilitados por la UGPP. Por ello se recomienda prevenir antes que corregir, para no comprometer recursos que podrían destinarse al crecimiento del propio negocio.

10. Reforma pensional: ¿los contratantes asumirán los aportes de seguridad social?

Pregunta: ¿es cierto que con la reforma pensional los aportes a seguridad social de los independientes los deberán realizar los contratantes?

Minuto 01:00:03

Ante los debates generados por la reforma pensional ha surgido inquietud sobre una posible modificación en la forma como los trabajadores independientes realizan sus aportes al sistema de seguridad social, particularmente si dicha obligación pasará a los contratantes; sin embargo, el análisis jurídico exige cautela, pues aún no hay certeza normativa definitiva.

 Puntos de enfoque

• La reforma pensional en discusión contempla un artículo sobre el pago de aportes a seguridad social de los trabajadores independientes por parte de los contratantes. Sin embargo, este punto aún no es definitivo. Se recomienda prudencia frente a este cambio, ya que aún no es claro si la reforma se aprobará en su totalidad, si se caerá o si sufrirá ajustes que puedan alterar este tipo de obligaciones para las partes contratantes.
• Actualmente, en casos donde el trabajador independiente está clasificado en nivel de riesgo laboral IV o V (riesgos altos), el contratante sí debe asumir el pago del aporte correspondiente al sistema de riesgos laborales, obligación que ya está vigente y claramente reglamentada.
• Todos los trabajadores independientes, sin importar su categoría, deben cotizar al sistema de seguridad social bajo su propia responsabilidad. Además, ya no se realiza de manera anticipada, sino mes vencido. Este cambio operativo es esencial para mantener la afiliación y evitar sanciones por mora en los pagos.

Profundiza sobre los aportes a pensión con nuestros contenidos:
¿Cómo cambian los aportes a pensión en 2025? y ABC de las pensiones en Colombia

11. Diferencia entre residencia fiscal y física para aportes a seguridad social

Pregunta: ¿debo hacer aportes a seguridad social en caso de que sea residente fiscal en Colombia pero que mi domicilio físico sea en otro país?

Minuto 01:01:39

Cuando una persona es residente fiscal en Colombia pero vive en el extranjero, surgen dudas sobre su obligación de aportar al sistema de seguridad social. Esta situación exige diferenciar entre residencia fiscal y domicilio físico, ya que no siempre coinciden y, según la normativa vigente, esta diferencia puede cambiar el carácter obligatorio o voluntario de dichos aportes.

Áreas destacadas

• La residencia fiscal y la residencia física son conceptos distintos. Una persona puede ser residente fiscal en Colombia, de acuerdo con el artículo 10 del ET, sin vivir físicamente en el país. La residencia fiscal implica obligaciones tributarias, como declarar renta por el principio de renta mundial.
• Si una persona reside y trabaja físicamente en otro país y cotiza allá al sistema de seguridad social, no está obligada a realizar aportes al sistema de seguridad social colombiano, aunque sea residente fiscal en Colombia. No existe exigencia legal que obligue a cotizar por el solo hecho de la residencia fiscal.
• Es posible realizar aportes voluntarios al sistema pensional colombiano, aun residiendo en el exterior. Sin embargo, estos deben hacerse con seriedad y regularidad, ya que los aportes intermitentes pueden causar dificultades en la afiliación y generar omisiones dentro del sistema.
• Las omisiones en los aportes voluntarios, como no cotizar un mes, pueden traer consecuencias importantes dentro del sistema de seguridad social, aunque no se trate de inexactitudes tributarias. Por eso, si se opta por aportar desde el exterior, debe garantizarse una consistencia sostenida.
• Estar obligado a declarar renta en Colombia no conlleva, automáticamente, la obligación de cotizar en seguridad social si se reside fuera del país. La obligación de cotizar depende del lugar donde efectivamente se reside y trabaja, no de la condición de residente fiscal.

En el siguiente análisis podrás conocer todo acerca de los trabajadores independientes:

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