Ingreso base de cotización: ¿cómo determinarlo para realizar aportes a seguridad social?


Ingreso base de cotización: ¿cómo determinarlo para realizar aportes a seguridad social?

El ingreso base de cotización –IBC– es el monto del salario o ingresos de los trabajadores dependientes e independientes que debe utilizarse para efectos de determinar los aportes a seguridad social.

A continuación, te indicamos con casos prácticos cómo determinar el IBC frente a casos concretos.

El ingreso base de cotización –IBC– es el monto del salario del trabajador dependiente, o ingresos del trabajador independiente, con el cual se determina el valor de los aportes al sistema de seguridad social:  salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar.

Estos aportes deben realizarse bajo los siguientes porcentajes, tanto para trabajadores dependientes como para independientes:

Aporte

Porcentaje

Salud

12,5 %

Pensión

16 %

Riesgos laborales
(ARL)

0,522 %
(Nivel de riesgo I)

Al respecto de estos aportes deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

  • Los aportes a salud y pensión deben ser asumidos por el trabajador dependiente y el empleador en determinados porcentajes. Los trabajadores independientes deben asumir la totalidad de los aportes.
  • El aporte a riesgos laborales debe ser asumido solo por el empleador en el caso de los trabajadores dependientes. En el caso de los trabajadores independientes se tiene que deberán realizar el aporte si su actividad se encuentra clasificada en nivel de riesgo I, II o III; si se encuentra catalogada en nivel de riesgo IV o V, le corresponde al contratante realizar este aporte.

La UGPP tiene la facultad de realizar auditorías y revisiones a las empresas y trabajadores independientes para iniciar procesos de fiscalización e imponer sanciones si encuentra inconsistencias relacionadas con el pago de aportes a seguridad social y parafiscales. El objetivo principal de esta vigilancia y control por parte de la UGPP es reducir la evasión de esta obligación y contribuir al desarrollo del país.

Profundiza en este tema con nuestros análisis UGPP: 5 razones para requerir a empresas y trabajadores y Fiscalización de la UGPP: 6 aspectos para tener en cuenta.

Por esto es indispensable promover prácticas preventivas en todos los aspectos relacionados con la liquidación de aportes, en especial en los relacionados con el cálculo de los ingresos bases de cotización –IBC–.

IBC para trabajadores dependientes

Con ocasión del contrato de trabajo, los trabajadores dependientes perciben un salario mensual del cual deben realizarse determinados descuentos de ley, entre los que se encuentran aquellos destinados a efectuar los mencionados aportes al sistema de seguridad social.


Para determinar el IBC de estos trabajadores debe tomarse el salario básico más aquellos otros pagos que perciban de manera mensual y constituyan salario de conformidad con lo previsto en el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–.

Caso práctico

Supongamos un trabajador con un salario básico de $2.000.000 que gana comisiones por ventas mensualmente, las cuales pueden variar. Para septiembre de este año, este trabajador ganó un total de $900.000 por concepto de comisiones.

Entonces tenemos que para determinar el IBC de este trabajador para realizar el pago de aportes a seguridad social por septiembre, debemos tomar el valor del salario básico más el valor percibido por comisión y determinar el valor de dichos aportes así:

Aporte

Aporte trabajador

Aporte empleador

Total

Salud

$2.900.000 x 4 % = $116.000

$2.900.000 x 8,5 % = $246.500

12,5 % = $362.500

Pensión

$2.900.000 x 4 % = $116.000

$2.900.000 x 12 % = $348.000

16 % = $464.000

ARL

No aplica

$2.900.000 x 0,522 % = $15.138

0,522 % = $15.138

Nota: debido a que este trabajador gana comisiones por ventas que pueden variar, debe aplicarse por cada mes el valor percibido por este concepto en cada mes en particular.

IBC para trabajadores dependientes en períodos de licencia de maternidad o incapacidad de origen común

El Ministerio del Trabajo mediante el Concepto 08SI2018717600100000250 de 2018, precisó que el artículo 70 del Decreto 806 de 1998 (artículo compilado en el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016) establece que durante los periodos de incapacidad de origen común o licencia de maternidad se debe efectuar el pago de los aportes a seguridad tomando como IBC el valor de la licencia o incapacidad, según sea el caso.

Nota: no se hace referencia a la incapacidad de origen laboral debido a que esta debe pagarse sobre el 100 % del salario del trabajador, por lo tanto, los aportes a seguridad social se realizarán sobre el total del salario.

Caso práctico

Supongamos el caso de una trabajadora que devenga un salario de $2.000.000, la cual tuvo un período de incapacidad de origen común del 1 al 30 enero de este año. Al respecto debe precisarse que el artículo 227 del CST establece que una incapacidad de origen común debe pagarse los primeros noventa (90) días sobre el 66,67 % del salario; por lo tanto, esta trabajadora por dicho mes recibirá como auxilio de incapacidad un monto de $1.333.400, el cual, a su vez, se convierte en su nuevo IBC por dicho mes.

Se tiene entonces que esta trabajadora durante este período de incapacidad no realizará sus aportes sobre su salario sino sobre el valor del auxilio por incapacidad de la siguiente manera:

Aporte

Aporte trabajador

Aporte empleador

Total

Salud

$1.333.400 x 4 % = $53.336

$1.333.400 x 8,5 % = $113.339

12,5 % = $166.675

Pensión

$1.333.400 x 4 % = $53.336

$1.333.400 x 12 % = $160.008

16 % = $213.344

ARL

No aplica

No aplica

No aplica

 

IBC para trabajadores independientes

En cuanto a los trabajadores independientes (prestador de servicios, cuenta propia y rentista de capital), se tiene que la determinación de su IBC es distinta a la de los trabajadores dependientes.

Conoce los detalles de cada tipo de trabajador independiente en nuestro análisis maestro Seguridad social de trabajadores independientes de la A a la Z

Escucha a continuación al Dr. Andrés Acero, quien explica de primera mano cómo calcular el IBC de los trabajadores independientes: 

Determinación del IBC para trabajador independiente con contrato de prestación de servicios

El artículo 244 de la Ley 1955 de 2019 establece que los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios que tengan ingresos iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente –smmlv– ($908.526 para 2021), tienen la obligación de realizar aportes a seguridad sobre un IBC del 40 % del valor mensualizado del contrato.

TAMBIÉN LEE:   Resolución 1323 del 03-08-2022

Caso práctico

Supongamos un trabajador con contrato de prestación de servicios por cuatro (4) meses, contratado para la asesoría en la elaboración de un plan de negocio por un total de $10.000.000.

Para liquidar el monto de los aportes a seguridad social, este trabajador primero debe mensualizarse el valor del contrato, así:

$10.000.000 / 4 = $2.500.000

Ahora al valor resultante debe determinar el IBC de la siguiente manera:

$2.500.000 x 40 % = $1.000.000

Tenemos así que a este trabajador le corresponde realizar sus aportes mensuales con un IBC de un $1.000.0000 por este contrato, que justamente es el límite inferior sobre el cual podría hacerlo, pues dicho monto es también el valor del salario mínimo mensual legal vigente del actual año 2022.

Ahora bien, el paso a seguir es aplicar al resultado los porcentajes correspondientes según el aporte:

  • Salud: $1.000.000 x 12,5 % = $125.000
  • Pensión: $1.000.000 x 16 % = $160.000
  • ARL: $1.000.000 x 0,522 % = $5.220
  • CCF (opcional): $1.000.000 x 2 % = $20.000
  • Total aportes: $310.220

Determinación del IBC para trabajadores independientes cuenta propia y otros trabajadores independientes

El artículo 244 de la Ley 1955 de 2019, también conocida como Plan Nacional de Desarrollo 2018 – 2022, fue declarado inexequible por no cumplir con el principio de unidad de materia, por dicha razón, el Ministerio de Salud en el ejercicio de sus facultades trajo un salvavidas sobre el particular mediante el Decreto 1601 de 2022.

Dicha nueva reglamentación, que empezó a aplicar sobre las cotizaciones a seguridad social de los trabajadores independientes correspondientes al mes de agosto que se pagaron en el mes septiembre de 2022, estableció que los trabajadores independientes por cuenta propia y los independientes con contratos diferentes a prestación de servicios (como los rentistas de capital), para la liquidación de los aportes al sistema de seguridad social integral, deberán atender el siguiente procedimiento:

  1. Determinar el ingreso bruto.
  2. Descontar los costos asociados a la actividad económica (expensas necesarias); para lo cual se podrá acceder a las siguientes opciones:
  • Descontar los costos y gastos que tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta en los términos establecidos en el artículo 107 y siguientes del Estatuto Tributario –ET– y demás normas que regulen las expensas realizadas en el desarrollo de cualquier actividad económica, atendiendo las exigencias para la validez de dichos documentos.
  • Aplicar el porcentaje de costos presuntos correspondiente según la actividad económica del cotizante, de acuerdo con el anexo «Esquema de presunción de costos» del Decreto 1601 de 2022.
  1. Sobre el ingreso neto obtenido hasta aquí, se deberá calcular y efectuar el aporte correspondiente al sistema de seguridad social integral, así:
  • 12,5 % de cotización a salud
  • 16 % de cotización a pensión.
  • Riesgos profesionales dependiendo de la actividad realizada.

Accede al análisis Trabajadores independientes: ¿aumentó el aporte a seguridad social? y estudia este tema en profundidad.

“tenemos que todos los demás trabajadores independientes independientes, diferentes a los prestadores de servicios, tendrán que limitar su IBC al ingreso neto”

Con lo anterior, tenemos que todos los demás trabajadores independientes independientes, diferentes a los prestadores de servicios, tendrán que limitar su IBC al ingreso neto, es decir al resultado de tomar sus ingresos y restar los costos y gastos o expensas necesarias; pudiendo calcular estas últimas bien sea en atención a la realidad económica de los pagos efectuados o bien recurriendo al esquema de presunción de costos. 

En todo caso, la novedad consiste en que estos trabajadores independientes ya no podrán cotizar sobre el 40 % de sus ingresos netos o utilidad; sino que dicho ingreso neto o utilidad será directamente su IBC. Lo anterior, claramente representa un aumento del 40 % en la cotización. 

Sistema de presunción de costos para trabajadores independientes

La Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales –UGPP– estableció a través del Decreto 1601 de 2022 el esquema de presunción de costos.

Este esquema determina los porcentajes que determinados trabajadores independientes podrán descontar de sus ingresos para efectos de determinar su ingreso base de cotización –IBC–. A continuación, la Dra. Angie Vargas, entrega más detalles al respecto:

En la siguiente tabla podrás conocer los porcentajes que establece el Decreto 1601 de 2022 en el marco de la presunción de costos para trabajadores independientes: 

Para ampliar esta información consulta nuestros editoriales Nueva reglamentación al sistema de presunción de costos para independientes: entérate aquí y Trabajadores independientes: así se reguló el sistema de presunción de ingresos

Caso práctico del cálculo del IBC de un trabajador independiente diferente al prestador de servicios

Para entender mejor lo dicho líneas atrás, veamos un ejemplo en el que se pueden confirmar los efectos de la eliminación del paso 2 en el cual se imputaba un 40 % a los ingresos netos: 

Cálculo de IBC según el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019 (antes)

Cálculo de IBC según el Decreto 1601 del 2022 (ahora)

Ingreso mensual:  $25.000.000

1. Deducción de gastos y costos relacionados:

 

Ingreso                   25.000.000

Gastos y costos     -15.000.000

(o esquema de presunción)

 

Ingreso neto = 10.000.000

 

2. Aplicar 40 % al ingreso neto:

Ingreso neto: $10.000.000 X 40 %

Total IBC:   $4.00.000

 

3. Calcular valor de aportes a seguridad social:

 

IBC        $4.000.000

Salud         x 12,5 % = $500.000

Pensión       x 16 % = $640.000

 

Total de aporte:  $ 1.140.000

 

Ingreso mensual:  $25.000.000

1. Deducción de gastos y costos relacionados:

 

Ingreso                   25.000.000

Gastos y costos     -15.000.000

(o esquema de presunción)

 

Ingreso neto = 10.000.000

IBC = 10.000.000

 

 

 

 

2. Calcular valor de aportes a seguridad social:

 

IBC        $10.000.000

Salud         x 12,5 % = $1.250.000

Pensión       x 16 % = $1.600.000

 

Total de aporte:  $ 2.850.000

Consecuencias de reportar un IBC erróneo

En el evento en que un empleador reporte el IBC de sus trabajadores de manera errónea, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP– lo calificará como inexacto y deberá pagar las sanciones a las que haya lugar. Eso aplica en igual sentido para los trabajadores independientes (consulta nuestro editorial Fiscalización de la UGPP para trabajadores independientes omisos, inexactos o morosos).

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