Habilitación de la nómina electrónica para empleadores no obligados a facturar electrónicamente


25 marzo, 2022

El 31 de marzo de 2022 inicia el plazo para la habilitación en el servicio informático de nómina electrónica de los sujetos no obligados a facturar electrónicamente.

La primera generación y transmisión de la nómina electrónica de junio será en los primeros días de julio de 2022.

Conoce los detalles.

El documento soporte de pago de nómina electrónica se constituye como el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementario e impuestos descontables en IVA (cuando aplique), derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprende de una relación laboral o legal y reglamentaria, o de pensionados a cargo del empleador.

Este documento se conforma por los valores devengados de nómina, sus valores deducidos y el valor total pagado al empleado.

“los próximos en iniciar la habilitación en el sistema informático de nómina electrónica serán los empleadores que no se encuentren obligados a facturar electrónicamente”

De acuerdo con el calendario de implementación de la nómina electrónica previsto en la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, modificada por las resoluciones 000037 y 000063 de 2021, los próximos en iniciar la habilitación en el sistema informático de nómina electrónica serán los empleadores que no se encuentren obligados a facturar electrónicamente.

Recordemos que el 18 de agosto de 2021 inició el plazo para la habilitación de los empleadores de acuerdo con el número de trabajadores a cargo, quienes iniciaron la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica de septiembre en octubre de 2021 (ver nuestro editorial Nómina electrónica: plazos para habilitar, generar y transmitir el documento soporte a la Dian).

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El 31 de marzo inicia el plazo para la habitación de la nómina electrónica para sujetos no obligados a facturar electrónicamente

“no obligados a facturar electrónicamente deberán iniciar el proceso de habilitación en el sistema informático de nómina electrónica a partir del 31 de marzo de 2022”

Según el numeral 3 del artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021, los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica no obligados a facturar electrónicamente deberán iniciar el proceso de habilitación en el sistema informático de nómina electrónica a partir del 31 de marzo de 2022.

Esto sujetos deberán señalar el software con el que harán las respectivas pruebas de habilitación, el cual corresponderá al mismo con el que se generará y transmitirá a la Dian el documento soporte de pago de nómina electrónica y las respectivas notas de ajuste, para lo cual deberán tener en cuenta las condiciones previstas en el artículo 9 de la Resolución 000013.

Tenga en cuenta que, al igual que ocurrió con la facturación electrónica, la Dian debe habilitar un software gratuito para esta finalidad; conozca más al respecto en nuestro análisis Nómina electrónica: Dian liberará software gratuito, por ello amplió el plazo para ciertos empleadores.

Primera generación y trasmisión de la nómina electrónica a la Dian

Tal como lo mencionamos en un anterior editorial, la Dian a través de la Resolución 000028 de febrero 28 de 2022 fijó un plazo especial para la primera transmisión de la nómina electrónica de los sujetos no obligados a facturar electrónicamente.

Así, de acuerdo con el artículo 1 de la resolución en mención, los sujetos no obligados a expedir factura electrónica que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria (o que tengan pensionados a cargo), y que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta, realizarán la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, y las notas de ajuste, correspondiente al mes de junio de 2022 dentro de los 10 primeros días hábiles de julio del mismo año.

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Con esto, ya no iniciarían la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica de mayo de 2022 durante los primeros 10 días de junio como lo indica el calendario del numeral 3 del artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021, sino que empezarán a transmitir a la Dian la nómina electrónica de junio durante los 10 primeros días de julio de 2022. Esto les concede un mes más de plazo para que realicen las respectivas pruebas de habilitación y adecúen sus sistemas informáticos y demás procesos para el correcto cumplimiento de esta obligación.

Para tener en cuenta

Dada la importancia del documento soporte de pago de nómina electrónica, los empleadores obligados a cumplir esta obligación deberán tener en cuenta los siguientes puntos:

  • El documento soporte de pago de nómina y sus notas de ajuste deberán cumplir las políticas de tratamiento de datos personales, dada la naturaleza de información confidencial.
  • El período de conservación de los documentos soporte de nómina y las notas de ajustes será mínimo de 5 años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración.
  • Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la Dian por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del empleador.

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  2. [Análisis] Nómina electrónica: detalles sobre la habilitación en el sistema informático de la Dian
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Última actualización:
  • 25 marzo, 2022
    (hace 2 meses)
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