Ingreso base de cotización: ¿cómo calcularlo para realizar aportes a seguridad social?

El ingreso base de cotización es el monto de los ingresos que se toma como base para aplicar el porcentaje de aporte respectivo al momento de efectuar la cotización al sistema de seguridad social integral.

Descubre aquí cómo calcular de forma correcta el ingreso base de cotización.

El ingreso base de cotización –IBC– es el monto de los ingresos percibidos mensualmente que se toma como base para aplicar el porcentaje de aporte respectivo al momento de realizar la cotización a los diferentes subsistemas que conforman el sistema general de seguridad social integral:

• Sistema de seguridad social en salud –SGSSS–.
• Sistema general de pensiones.
• Sistema general de riesgos laborales.
• Sistema de subsidio familiar.

Límite de la base de cotización

Para el cálculo de los aportes al sistema de seguridad social, el IBC, por regla general, no puede ser inferior a un (1) smmlv ni superior a veinticinco (25).

Mediante el Decreto 2322 de 2022, que adicionó el parágrafo 2 al artículo 2.2.3.1.7 del Decreto 1833 de 2016, se estableció una excepción a dicha regla, la cual consiste en que el IBC podrá ser como máximo de hasta cuarenta y cinco (45) smmlv, siempre y cuando se cumplan dos condiciones:

• Que el crecimiento real de la economía colombiana sea superior al 4 % durante al menos las últimas tres vigencias fiscales.
• Que el gasto fiscal en pensiones sea inferior a 2 puntos porcentuales del PIB.

Porcentaje de aportes a seguridad social

Los aportes al sistema de seguridad social se liquidan teniendo en cuenta los siguientes porcentajes:

Para trabajadores dependientes:

*Aporte que paga el empleador dentro de las contribuciones parafiscales.

Para trabajadores independientes:

Por tipo de trabajador independiente:

Tabla de cotizaciones según el nivel de riesgo:

Fondo de solidaridad pensional

El fondo de solidaridad pensional –FSP– es una cuenta especial en la que se recauda un porcentaje del salario de los trabajadores o de la mesada de los pensionados que devenguen más de cuatro (4) smmlv.

La ley establece que todo trabajador dependiente o independiente que perciba mensualmente más de cuatro (4) smmlv deberá destinar al fondo un aporte del 1 % al 2 % del IBC, dependiendo del número de salarios mínimos que devengue, conforme a los artículos 27 de la Ley 100 de 1993 y 2.2.3.1.9 del Decreto 1833 de 2016.

Los afiliados con ingresos superiores a 4 smmlv y menores a 16 smmlv aportarán el 1 % del IBC. Por su parte, los afiliados con ingreso igual o superior a 16 smmlv tendrán un aporte adicional sobre su ingreso base de cotización, así:

IBC para trabajadores dependientes

El IBC es el monto del salario del trabajador dependiente. El artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– señala que el salario no es solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa y onerosa del servicio subordinado, y que ingresa a su patrimonio a título oneroso, sin distinción del nombre que adopte o se le asigne.

La anterior definición excluye, por tanto, los ingresos laborales que percibe el trabajador que no están dirigidos a retribuir el servicio, sino a asumir riesgos o gastos de otra naturaleza, como las prestaciones sociales, las vacaciones, el auxilio de transporte, entre otros que enuncia el artículo 128 del CST.

Constituye salario, entonces, todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor de las horas extra, porcentajes sobre ventas o comisiones, entre otros.

Para que un pago constituya salario se requiere:

• Que exista una relación laboral.
• Que el pago recibido corresponda a la contraprestación por la prestación del servicio del trabajador bajo la permanente subordinación del empleador.
• Que no corresponda a una gratuidad o mera liberalidad del empleador.
• Que constituya un ingreso personal del trabajador y que no corresponda a lo que este recibe para desempeñar las funciones encomendadas por el empleador (Concepto de la Sala de Consulta C.E. 954 de 1997, Consejo de Estado).

Caso práctico

Consideremos el caso de un trabajador de oficina que devenga mensualmente un salario básico de 1 smmlv ($1.160.000) más el auxilio de transporte, una comisión de cumplimiento por $300.000 y $540.000 por concepto de horas extra y recargos. Para determinar el IBC simplemente sumamos todo aquello que constituye salario de acuerdo a las reglas enunciadas anteriormente:

*El IBC no puede ser inferior a 1 smmlv.

Nota: para la determinación del IBC no se tiene en cuenta el auxilio de transporte, pues dicho concepto no constituye salario.

Calculado el IBC, procedemos ahora a liquidar los aportes a la seguridad social, multiplicando el IBC por el porcentaje de aporte correspondiente:

*Trabajador de oficina (Nivel de riesgo I).

En el siguiente video, la Dra. Angie Vargas, especialista en Derecho Laboral, explica todos los detalles del IBC para trabajadores que devengan más de 1 smmlv:

IBC para trabajadores dependientes en períodos de licencia de maternidad o incapacidad de origen común

Durante los períodos de incapacidad de origen común o licencia de maternidad, se debe efectuar el pago de los aportes a seguridad tomando como IBC el valor de la licencia o incapacidad, según sea el caso (artículos 70 del Decreto 806 de 1998 y 40 del Decreto 1406 de 1999).

Por ejemplo, consideremos el caso de una trabajadora que ocupa el cargo de auxiliar de facturación y tiene un salario mensual de $2.000.000. Supongamos que esta trabajadora estuvo en incapacidad por enfermedad común desde el 1 hasta el 30 de abril de 2023.

De conformidad con el artículo 227 del CST, una incapacidad de origen común debe pagarse los primeros noventa (90) días sobre el 66,67 % del salario. Entonces, esta trabajadora por dicho mes recibirá como auxilio de incapacidad un monto de $1.333.400, el cual, a su vez, se convierte en su IBC.

Porcentaje de aporte correspondiente:

IBC para trabajadores independientes

El artículo 89 de la Ley 2277 de 2022 (reforma tributaria) estableció nuevas fórmulas para el cálculo del IBC de los trabajadores independientes resumidas de la siguiente manera:

• El IBC de los trabajadores independientes que celebren contratos de prestación de servicios personales con ingresos iguales o superiores a un (1) smmlv será el 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir el valor del IVA.
• Para los trabajadores independientes por cuenta propia y los que celebran contratos diferentes a los de prestación de servicios, la cotización será sobre el 40 % del valor mensual de los ingresos causados para quienes estén obligados a llevar contabilidad, o los efectivamente percibidos para los que no tienen dicha obligación, sin incluir el valor del IVA.

Este resultado, en todo caso, podrá estar disminuido previamente con costos y gastos, bien sean reales (cumplen con los requisitos del artículo 107 del ET) o por el sistema de costos presuntos (establecido en el Decreto 1601 de 2022); así:

Aunque el parágrafo 1 del citado artículo 89 de la reforma tributaria indica que la UGPP deberá determinar un esquema de presunción de costos, el Decreto 1601 de 2022 no fue derogado por la reforma tributaria y seguirá operando actualmente en lo correspondiente a su sistema de presunción de ingresos, el cual incluye dentro de sí al esquema de presunción de costos.

De otro lado, los cotizantes también podrán establecer costos diferentes e incluso mayores a los que contempla el esquema de presunción, siempre y cuando cuenten con los soportes respectivos y cumplan con los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario –ET–.

En la siguiente Conferencia Actualícese, descubre todas las claves para evitar errores y sanciones en 2023 en relación con el IBC de los trabajadores independientes:

Esquema de presunción de costos

El Decreto 1601 de 2022 estableció el sistema de presunción de ingresos aplicable únicamente para los trabajadores independientes por cuenta propia y los que celebran contratos diferentes a los de prestación de servicios (rentistas de capital).

Este esquema es un instrumento que permite deducir de los ingresos totales un porcentaje fijo asociado con la actividad que desarrolla el trabajador independiente para determinar los ingresos netos sobre los cuales se aplican las reglas para calcular el IBC. La ventaja de utilizar este esquema es que el trabajador independiente no tiene necesidad de presentar soportes o documentos para deducir los costos.

Este es el procedimiento que deben seguir estos trabajadores para la liquidación de los aportes al sistema de seguridad social integral:

1. Determinar el ingreso bruto.
2. Descontar los costos asociados a la actividad económica, en los términos establecidos en el artículo 107 del ET, o aplicar el porcentaje de costos conforme a la actividad, de acuerdo con el esquema de presunción de costos.
3. Calcular y efectuar el aporte al sistema de seguridad social integral sobre el ingreso que corresponda.

Tabla de presunción de costos

El anexo del Decreto 1601 de 2022 contiene una tabla general con los porcentajes que los costos representan frente a los ingresos brutos en relación con los grupos de actividad económica, incluyendo el valor que corresponde a los rentistas de capital:

De igual manera, el anexo contiene el esquema de presunción de costos para los trabajadores independientes por cuenta propia cuya actividad económica sea el transporte público automotor de carga por carretera, de acuerdo con la siguiente tabla general:

El trabajador independiente se ubicará en el nivel de ingresos mensuales y podrá deducir el porcentaje de los costos allí establecido.

También prevé un esquema de presunción de costos para transportadores empleadores, es decir, para aquellos trabajadores independientes que desarrollen la actividad de transporte público automotor de carga por carretera, que en su calidad de empleadores acrediten que han efectuado el pago de aportes a la seguridad social integral de los conductores que tenga vinculados laboralmente, de acuerdo con la siguiente tabla:

Según la tabla anterior, el trabajador independiente deberá ubicarse en el rango de ingresos mensuales e identificar la columna del número de conductores respecto de los cuales acredita, en el respectivo mes, el pago de los aportes a la seguridad social, y deducirá el porcentaje de los costos allí establecidos.

¿Eres trabajador independiente y no sabes cómo aplicar el esquema de presunción de costos? La Dra. Angie Vargas explica en qué consiste la presunción de ingresos para los trabajadores independientes según el Decreto 1601 de 2022:

Casos prácticos

Consideremos un trabajador independiente con contrato de prestación de servicios que percibe ingresos mensuales por el valor de $15.000.000 sin IVA y efectúa sus aportes al sistema de seguridad social integral; además, realiza el aporte voluntario a CCF por el 0,6 %.

Recordemos que el IBC de los trabajadores independientes que celebran contratos de prestación de servicios personales con ingresos iguales o superiores a un (1) smmlv será el 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir el valor del IVA.

Aplicando la regla al caso concreto, tenemos:

*El IBC en ningún caso podrá ser inferior a 1 smmlv ($1.160.000 por el 2023).

Teniendo en cuenta los porcentajes de cotización al sistema de seguridad social integral, tenemos:

Ahora pensemos en un arrendador, propietario de una bodega, cuyos ingresos mensuales por dicho arrendamiento son de $7.000.000. El arrendador se acoge al esquema de presunción de costos como rentista de capital y no aporta a riesgos laborales ni a CCF.

Aplicando la regla del IBC para los rentistas de capital y el esquema de presunción de costos, tenemos:

*El IBC en ningún caso podrá ser inferior a 1 smmlv ($1.160.000 por el 2023).

Determinado el IBC, procederemos a liquidar los aportes a seguridad social de la siguiente manera:

Pensemos, por último, en el caso de un trabajador independiente cuya actividad es el transporte público automotor de carga por carretera que vincula legalmente a tres (3) conductores, cuyos ingresos brutos del mes efectivamente percibidos ascendieron a $100.000.000, y que decide aplicar el esquema de presunción de costos. El trabajador independiente no está obligado a llevar contabilidad y aporta de forma voluntaria el 2 % a subsidio familiar. 

¿Quieres estar al día con las últimas actualizaciones en materia de seguridad social para trabajadores independientes?

Consulta ya nuestra Cartilla Práctica Trabajadores independientes: tipos de contrato, derechos, seguridad social y mucho más y mantente informado.