Régimen simple vs. régimen ordinario: tres diferencias clave que afectan tu tributación

El traslado al régimen simple implica cambios significativos en la forma de liquidar el impuesto de renta. Así como en la obligación de soportar los costos y gastos mediante documentos electrónicos y el cumplimiento de la norma de bancarización.

Resaltamos tres de los cambios más importantes.

Las personas naturales residentes o las sociedades nacionales que primero venían operando como contribuyentes de renta en el régimen ordinario, pero que luego deciden trasladarse voluntariamente al régimen simple de tributación (algo para lo cual solo se concede plazo hasta el último día del mes de febrero de cada año; ver artículo 909 del ET), experimentan múltiples cambios importantes en su tributación.

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Lo primero que sucederá es que en su registro único tributario se indicará que dejan de pertenecer al régimen ordinario del impuesto de renta (ver el código de responsabilidad 05 en la casilla 53 de la primera página del RUT) y se les hará figurar como contribuyentes del régimen simple (ver el código de responsabilidad 47 en la casilla 53 de la primera página del RUT).

Lo anterior significa que dejarán de presentar al final del año la declaración anual del impuesto de renta y de ganancia ocasional que se elabora con los formularios 110 o 210 y también dejan de elaborar los formatos de conciliación fiscal 2516 y 2517 (los cuales son anexos de los formularios 110 o 210 que solo son elaborados por los contribuyentes obligados a llevar contabilidad para efectos fiscales). Además, dicho cambio implica tomar en cuenta los siguientes puntos importantes.

1. Cambios en la forma de depurar las bases del impuesto

Cuando la declaración se presenta en los formularios 110 o 210, el impuesto de renta se calcula con las depuraciones fiscales especiales del libro I del ET en las cuales se toman los ingresos brutos y a los mismos se les pueden disminuir con ingresos no gravados, deducciones, costos, rentas exentas, pérdidas fiscales, excesos de renta presuntiva, etc.

Además, en el caso de la mayoría de las personas jurídicas, el impuesto neto de renta que se pretenda liquidar dentro del formulario primero se tiene que someter al límite de la “tasa mínima de tributación” del parágrafo 6 del artículo 240 del ET. Sin embargo, en el régimen simple no se aplica ninguna de tales depuraciones, pues solo se podrán aplicar las instrucciones del libro VIII del ET (artículos 903 a 916 del ET).

La única depuración que será igual en el régimen ordinario y en el régimen simple será la que corresponda a los valores que formen ganancias ocasionales (ver el inciso segundo del artículo 903 del ET, donde se menciona que el régimen simple solo sustituye al “impuesto de renta” pero no a su complementario de ganancias ocasionales; ver también el parágrafo 6 del artículo 908 del ET).

2. Soporte de costos y gastos con documentos electrónicos y norma de bancarización en el régimen simple

Cuando la declaración se presenta en los formularios 110 y 210, para poder deducir costos y gastos se debe cumplir con la norma de bancarización del artículo 771-5 del ET. Sin embargo, dicha norma ya no la tendrían que observar quienes se acojan al régimen simple, pues al final del año, en su declaración anual del simple, no deducirán costos o gastos.

Además, aunque al final del año les pidan informar sus pasivos fiscales, debe tenerse presente que la Dian nunca podrá objetárselos por no haberlos pagado por canales financieros durante el año siguiente. Por tanto, nunca podrá elevarles su patrimonio líquido con el propósito de generarles una supuesta “renta líquida por incremento patrimonial no justificado”, pues ese tipo de rentas líquidas especiales no aplican tampoco en el régimen simple.

En todo caso, cuando sean responsables del IVA y, por tanto, se tomen valores por IVA descontable, entonces sí tendrán que soportar dichos valores en facturas de venta electrónicas, o documentos equivalentes electrónicos y aplicar adicionalmente la norma de bancarización para dichos casos (ver incluso el parágrafo 5 que se agregó al artículo 771-5 del ET con el artículo 120 de la Ley 1943 de 2018 y que luego fue ratificado con el artículo 136 de la Ley 2010 de 2019).

Adviértase además que si en el algún momento dentro del año fiscal sucede que dejan de cumplir los requisitos para poder pertenecer al régimen simple y les corresponde regresar obligatoriamente al régimen ordinario, en tal caso van a tener problemas para deducir los costos y gastos que no hayan quedado soportados en facturas ni bancarizados (lo mismo sucederá con los gastos de nómina a los cuales no les hayan elaborado el documento electrónico; ver los artículos 1.5.8.2.2 y siguientes del DUT 1625 de 2016).

3. La necesidad de reportar correctamente la información sobre el patrimonio fiscal al final del año

Para quienes declaren en los formularios 110 y 210 es claro que la Dian (o incluso el propio contribuyente mismo) podrá agregarles en algunos casos los valores por “renta líquida especial por activos omitidos o pasivos inexistentes”, o el de “renta líquida por incremento patrimonial no justificado” (ver los artículos 236 y siguientes del ET). Sin embargo, tales valores nunca se agregarían a las declaraciones anuales del régimen simple, ya que son exclusivos de quienes se queden en el régimen ordinario.

Además, si la Dian les solicita a los inscritos en el régimen simple informar su patrimonio fiscal en el formulario 260 (declaración anual del simple), dicha información también servirá por ejemplo para controlar si el contribuyente del régimen simple que sea persona natural se convierte o no al mismo tiempo en responsable del impuesto al patrimonio permanente creado con los artículos 35 a 39 de la Ley 2277 de 2022.

Así por ejemplo, el impuesto al patrimonio del año 2025, que se tendrá que declarar en el formulario 420 prescrito con la Resolución 000071 de mayo de 2023, solo se exigirá a las personas naturales y sucesiones ilíquidas cuyo patrimonio líquido fiscal a enero 1 de 2025 (que en la práctica es el mismo de diciembre 31 de 2024) superó los 72.000 UVT (unos $3.585.528.000).

Adicionalmente, exigir la información del patrimonio fiscal a diciembre 31 de 2024 dentro del formulario 260 también serviría para que luego se puedan elaborar correctamente los respectivos formatos de información exógena tributaria donde se piden datos del patrimonio fiscal (ver por ejemplo la Resolución Dian 000162 de octubre de 2023, modificada con la 000188 de octubre de 2024, la cual solicitó la información del año gravable 2024 y siguientes, y la instrucción para diligenciar los formatos 1008 y 1009 con el detalle de las cuentas por cobrar y por pagar a diciembre 31, o hasta el formato 1012 con el detalle de los saldos en bancos a diciembre 31).

La información de dicho patrimonio fiscal también servirá para comprobar si el contribuyente termina incurriendo o no en el delito  de “activos omitidos o pasivos inexistentes”, el cual está contemplado en el artículo 434-A de la Ley 599 de julio de 2000, luego de ser modificado con el artículo 69 de la Ley 2277 de 2022.

Dicha norma  aplica a cualquier declaración tributaria (no solo a la declaración de renta) y castigará a quienes oculten activos, o informen pasivos facticios, por montos que superen los 1.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (hasta antes de los cambios de la Ley 2277 de 2022 la norma solo aplicaba a los contribuyentes del régimen ordinario o especial que presentan declaraciones de renta solo si ocultaban activos, o informaban pasivos ficticios, por montos superiores a los 5.000 salarios mínimos mensuales).

La información del patrimonio también serviría para conocer el costo fiscal de los activos fijos que luego terminen vendiendo después de haber sido poseídos durante por lo menos dos años (recuérdese que tal operación formaría una ganancia ocasional y que en el régimen simple sí se liquidará el impuesto de ganancia ocasional de la misma forma como se liquidaría dentro del régimen ordinario, es decir, enfrentando al precio de venta el respectivo costo fiscal que tenía el activo hasta la fecha de venta y aplicando,  al valor neto de dicha operación, la tarifa fija del 15 %; ver el parágrafo 6 del artículo 908 del ET). O hasta serviría para propósitos de definir el patrimonio fiscal de una persona natural que venía operando en el régimen simple, pero fallece (se convierte en sucesión ilíquida) y, por tanto, dicho patrimonio es el que tendrá que ser repartido entre los herederos y legatarios.

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