Complementos del Libro Blanco: guía sobre contratación laboral en Colombia, años 2022 y 2023

Actualizado: 14 julio, 2022 (hace 2 años)

Aquí encontrarás los 35 anexos en Excel, Word y PDF del Libro Blanco sobre contratación laboral en Colombia en su edición actualizada para 2023, además de los cambios normativos posteriores a la publicación durante dicho período.

Fecha de actualización: agosto 30 de 2023

La contratación laboral se ha surtido de modificaciones en los últimos años. Por esta razón, es trascendental que empleadores, trabajadores dependientes e independientes se actualicen en las obligaciones y derechos que surgen de las diferentes relaciones contractuales.

En el siguiente esquema se presenta un resumen de la forma y duración de los contratos de trabajo:

Contenido de la publicación Guía sobre la contratación laboral en Colombia

El Libro Blanco Guía sobre la contratación laboral en Colombia: tipos de contrato, salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social se desarrolló a través de ejemplos, cuadros comparativos, infografías, tips laborales, así como 61 respuestas a preguntas frecuentes y normativa relacionada, bajo un lenguaje de fácil comprensión. Se complementa con 35 anexos en Excel, Word y Pdf, en los cuales se aborda información relevante sobre esta estructura temática.

Nota: en agosto 2 de 2022 se publicó la primera edición de esta publicación con las normas vigentes en 2022. No obstante, como para 2023 se generaron novedades, por ejemplo, en materia del salario mínimo mensual legal vigente, auxilio de transporte, la determinación del IBC de los trabajadores independientes luego de la Ley 2277 de 2022, etc., se realizó la respectiva actualización de los tópicos que se vieron impactados por tales cambios.

A continuación, una breve descripción sobre los anexos mencionados:

Nombre del archivo	Descripción
1. Estructura del Código Sustantivo del Trabajo	En este documento se detalla el artículo del CST y el tema específico que aborda cada capítulo. Cabe indicar que varios de estos artículos han sido derogados, declarados inexequibles o condicionalmente exequibles, por lo que se recomienda tomar el documento referenciado como guía para identificar el asunto de su interés y consultar directamente la fuente normativa, para corroborar su vigencia.
2. Proyecto reforma laboral 2023	Este archivo contiene los aspectos generales que son abordados en el proyecto de reforma laboral 2023 con base al texto radicado ante el Congreso de la República el 16 de marzo del mismo año.
3. Contrato individual de trabajo a término fijo	Este formato constituye un modelo de contrato de trabajo a término fijo elaborado de acuerdo con la normativa laboral de Colombia. Se pueden modificar los campos necesarios para adecuarlo a las diferentes necesidades, de manera que pueda servir para la gran mayoría de situaciones.
4. Carta de terminación del contrato a término fijo por vencimiento de términos	Este documento sirve como modelo para notificarle al empleado la finalización del contrato de trabajo por vencimiento de términos.
5. Contrato de trabajo a término indefinido	Este es un modelo de contrato individual de trabajo a término indefinido, el cual se ha realizado de conformidad con lo señalado por el CST; puede tener modificaciones de acuerdo con la necesidad de cada empresa y según el reglamento interno de trabajo.
6. Contrato de obra para construcción	Este es un modelo para estructurar este tipo de contrato en el caso específico de una obra de construcción.
7. Liquidador de horas extra	Este liquidador permite calcular los recargos por trabajo nocturno, dominical y de horas extra. Además, presenta algunos ejemplos de liquidación de turnos dominicales nocturnos con horas extra, jornada diurna y nocturna con horas extra, y jornada diurna y dominical con horas extra.
8. Modelo llamado de atención	Este modelo ayudará a elaborar la notificación que el empleador hace a un trabajador cuando tiene actitudes que atentan contra el buen clima laboral de la organización o cuando no cumple cabalmente sus funciones.
9. Contrato de outsourcing	En este modelo se ejemplifica la forma como podría estructurarse esta modalidad de contratación.
10. Indemnización en contrato fijo u obra o labor	Este liquidador permite conocer cuánto debe recibir un trabajador como indemnización cuando la finalización del contrato se da por un despido sin justa causa en contratos a término fijo o de obra labor.
11. Liquidador de indemnización en contrato a término indefinido	Este liquidador permite conocer cuánto debe recibir un trabajador como indemnización cuando la finalización del contrato se da por un despido sin justa causa en contratos a término indefinido.
12. Solicitud de pago de acreencias laborales	Esta solicitud tiene como objetivo hacer valer el derecho del trabajador por el servicio prestado e interrumpir el término de prescripción que el CST establece para el reclamo de estas prestaciones. La presente es una guía de cómo realizar dicha solicitud.
13. Fórmulas para liquidar prestaciones sociales, vacaciones y horas extra	En esta guía se exponen diferentes fórmulas para liquidar prestaciones, vacaciones y horas extra. Además, relaciona las normas para certificar las condiciones en torno a la liquidación de dichos conceptos.
14. Autorización descuento al trabajador por préstamo	Este modelo sirve para construir un comprobante de la autorización de los descuentos sobre salarios por préstamos al trabajador.
15. Liquidador de aportes a seguridad social para trabajadores independientes	Con este liquidador, este tipo de trabajadores independientes puede simular el cálculo de estos aportes teniendo en cuenta las novedades de la reforma tributaria materializada mediante la Ley 2277 de 2022.
16. Aportes a seguridad social trabajadores por cuenta propia y rentistas de capital	Esta herramienta permite a los trabajadores independientes calcular dichos aportes, de acuerdo con las novedades introducidas por la reforma tributaria, Ley 2277 de 2022.
17. Liquidador fondo de solidaridad pensional	Este liquidador permite conocer cómo opera el aporte al fondo de solidaridad pensional y cuánto debe aportar un empleado; además de la normativa relacionada. Este archivo en Excel está ajustado y formulado con flexibilidad para que sea útil en la realización de diferentes simulaciones.
18. Liquidador aportes al piso de protección social	Con este liquidador se podrán calcular los aportes a realizar en este sistema tanto por dependientes como por independientes.
19. Liquidador de prestaciones sociales y vacaciones	Con este liquidador se puede conocer cuánto debe recibir un trabajador por concepto de prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses a las cesantías) y vacaciones.
20. Liquidador de auxilio de incapacidad	Con este liquidador se puede conocer cuánto debe recibir un trabajador por concepto de auxilio de incapacidad y por remuneración salarial ante una incapacidad de origen común o laboral.
21. Liquidador de prestaciones sociales ante incapacidad	Con este liquidador de prestaciones sociales en período de incapacidad se puede conocer cuánto debe recibir un trabajador por concepto de prima, cesantías, intereses a las cesantías y vacaciones cuando ha tenido este tipo de novedad.
22. Liquidador de nómina salario mínimo 2023	En este caso se ejemplifica el costo de un trabajador que devenga el salario mínimo por el 2023. También se incluye el escenario por el 2022.
23. Liquidador de nómina con salario integral 2023	Con esta herramienta se expone un ejemplo de cómo realizar la liquidación de la nómina mensual de un empleado que devenga el salario integral 2022. También se incluye el escenario por el 2022.
24. Liquidador de nómina con incapacidad	Existen diferentes variables por analizar al momento de realizar la liquidación de nómina cuando hay incapacidad de origen común. En este liquidador se desarrolla un caso práctico, el cual incluye fórmulas, normativa y comentarios respecto del tema.
25. Liquidador de nómina de trabajador pensionado	En este liquidador de nómina mensual de un trabajador pensionado por vejez, se podrán calcular fácilmente los pagos por salarios, auxilio de transporte y aportes a seguridad social, parafiscales, prestaciones y vacaciones que deben realizarse por empleados que han adquirido la categoría de pensionados.
26. Contabilización de nómina	En este liquidador se desarrolla un ejemplo práctico sobre la contabilización de la nómina de un empleado, el cual incluye el cálculo y el registro contable de los salarios, el auxilio de transporte, los aportes a seguridad social y parafiscales, al igual que las prestaciones sociales.
27. Cálculo de intereses a las cesantías	Se trata de una guía para calcular, pagar o consignar el valor por concepto de intereses a las cesantías. Este tiene en cuenta los aspectos generales para su liquidación y pago. Además, incluye el comprobante de pago para el trabajador.
28. 11 casos prácticos sobre liquidación de cesantías	A través de este liquidador de cesantías en Excel se ejemplifican las particularidades del cálculo de esta prestación social para empleados que devengan un salario variable o que han tenido un aumento de salario; o que han estado incapacitados o en licencia de maternidad, entre otros casos.
29. 12 liquidadores de prima legal de servicios	En este Excel se exponen doce (12) liquidadores que permitirán calcular fácilmente el valor de la prima de servicios para empleados que devenguen un salario variable o que estén incapacitados o en licencia de maternidad; o que sean de servicio doméstico y laboren por días, entre otros casos.
30. 10 casos prácticos sobre liquidación de vacaciones	En este liquidador se abordan diez (10) casos prácticos sobre el cálculo de las vacaciones. Permitirá calcular el valor de esta prestación para empleados que devengan un salario variable o integral; o que han tenido una suspensión de su contrato de trabajo, entre otros casos.
31. Modelo de contrato por prestación de servicios	Esta es una guía para la formalización del contrato por prestación de servicios.
32. Lista de chequeo: estándares mínimos de seguridad para pequeñas empresas	En este documento se enlistan los siete (7) estándares mínimos que deberán garantizar las empresas, empleadores y contratantes que tengan diez (10) o menos trabajadores y cuya actividad se clasifique en el nivel de riesgo I, II y III. Cada uno de dichos estándares está acompañado de una descripción de los criterios para tener en cuenta y el modo de verificación que deberá implementar la entidad; todo esto de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0312 de 2019.
33. Lista de chequeo: estándares mínimos de seguridad para medianas empresas	En este documento se enlistan los veintiún (21) estándares mínimos que deberán garantizar todas las empresas y las unidades de producción agropecuaria que cuenten con entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores permanentes, clasificadas con riesgo I, II o III. Cada uno de dichos estándares está acompañado de una descripción de los criterios a tener en cuenta y el modo de verificación que deberá implementar la entidad. Todo esto de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 0312 de 2019.
34. Lista de chequeo: estándares mínimos de seguridad para empresas grandes y medianas	En este documento se enlistan los sesenta (60) estándares mínimos que deberán garantizar todas las empresas que cuenten con más de cincuenta (50) trabajadores permanentes y hayan sido clasificadas con riesgos I, II, III, IV o V, así como las de cincuenta (50) o menos trabajadores con riesgo IV o V. Cada uno de dichos estándares va acompañado de una descripción de los criterios a tener en cuenta, junto con la instrucción del modo de verificación que deberá implementar la entidad. Todo esto de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0312 de 2019.
35. Liquidador de nómina empleados de servicio doméstico que laboran por días	Con este documento se podrá calcular fácil y correctamente el salario, los aportes a la seguridad social y parafiscales, como también las provisiones de las prestaciones sociales de aquellos empleados de servicio doméstico que laboran por días, de acuerdo con la normativa laboral vigente en Colombia, ya sea que exista la obligación de afiliarlos al piso de protección social o al sistema tradicional de seguridad social.

Descarga aquí los 35 anexos del Libro Blanco Guía sobre la contratación laboral en Colombia: tipos de contrato, salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social (25,2 MB).

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Novedades posteriores a marzo 16 de 2023

A continuación, se listan las novedades normativas posteriores a la terminación de la fecha de edición del Libro Blanco Guía sobre la contratación laboral en Colombia: tipos de contrato, salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social, años 2022 y 2023:

1. Aportes a salud de los pensionados fue reducida por el PND: el 19 de mayo de 2023 fue sancionada la Ley 2294, con la cual se estableció el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026. Este, mediante su artículo 78, adicionó un inciso al parágrafo 5 del artículo 204 de la Ley 100 de 1993, el cual dispone textualmente:

TAMBIÉN LEE: Modelo de derecho de petición para el pago de incapacidades de trabajadores independientes

El aporte a salud a cargo de los pensionados que devengan entre 2 y 3 salarios mínimos se reducirá del 12 % al 10 %, el cual regirá a partir de la vigencia de 2024, previa reglamentación del Gobierno nacional, la cual hace parte de la agenda social que se presentará al Congreso de la República.

(El subrayado es nuestro).

De acuerdo con lo anterior, a partir de 2024 la cotización mensual en salud de los pensionados quedaría de la siguiente manera:

Aporte a salud de los pensionados a partir de la vigencia de 2024*
Mesada pensional en smmlv	Porcentaje de cotización mensual en salud
1 smmlv	4 %
> 1 smmlv y hasta 2 smmlv	10 %
> 2 smmlv y hasta 3 smmlv	10 %
> 3 smmlv y hasta 5 smmlv	12 %
> 5 smmlv y hasta 8 smmlv	12 %
> 8 smmlv	12 %

2. Otros temas laborales abordados en el PND: uno de los ejes de las bases del PND es el de la “Seguridad humana y justicia social”, el cual prevé, entre otros, un componente de protección social universal y adaptativoen el que se da prioridad a la generación de empleo, complementado con transferencias monetarias a los hogares más pobres y el fortalecimiento de los instrumentos que cubren los riesgos de desempleo y protección a la vejez. En efecto, una de las temáticas de dicho eje tiene que ver con el trabajo digno y decente. De esta manera, a continuación, se listan otros de los temas abordados en dicho documento:

Se establece una política pública de trabajo digno y decente.
Se prorrogó el incentivo al empleo formal, en relación con los aportes estatales para financiar costos laborales dirigidos a empleadores que contraten trabajadores adicionales hasta agosto de 2026 (artículo 24 de la Ley 2155 de 2021).
Se implementa un plan de formalización de empleo público y control al uso de las contrataciones de prestación de servicios.

3. Novedades en las semanas de cotización para que las mujeres puedan acceder a la pensión de vejez: la Corte Constitucional, en la Sentencia C-197 del 2023, concluyó que es necesario ajustar el número de semanas de cotización para que una mujer pueda, efectivamente, acceder a la pensión de vejez.

La Corte considera que exigir a las mujeres las mismas 1300 semanas de cotización que se exigen a los hombres resulta inequitativo, pues no se están considerando las barreras y dificultades que las mujeres enfrentan para acceder y mantenerse en el mercado laboral, así como los efectos que causan en su historia laboral el asumir las obligaciones de cuidado del hogar.

Esta situación, conforme a lo manifestado por la Corte, configura una inequidad. Por tanto, esta corporación dispone que las semanas de las mujeres deben disminuir.

Conforme a lo anunciado por la Corte, se dispone que se deben modificar las normas que establecen las edades y semanas de cotización en el régimen de prima media –RPM–, respecto a las mujeres (inciso 2 del numeral 2 del artículo 9 de la Ley 797 de 2003, que modificó el inciso 2 del numeral 2 del artículo 33 de la Ley 100 de 1993), estableciendo:

a. Que el Congreso de la República y el Gobierno nacional deben definir un régimen que garantice la equidad pensional, conforme a lo manifestado por la Corte en la Sentencia C-197 de 2023.

b. De no adoptarse, las semanas irán disminuyendo gradualmente hasta que lleguen a 1000 semanas para las mujeres.

Los efectos de esta decisión se aplicarán a partir del 1 de enero del 2026, debido a la necesidad de atender la sostenibilidad financiera del sistema de pensiones y dar tiempo al Congreso y al Gobierno para que legislen sobre ello.

Si al 1 de enero del 2026 no se han realizado las regulaciones correspondientes, las semanas de cotización irán disminuyendo hasta llegar a 1000 semanas para el año 2035.

4. Nuevo formulario único de afiliación al sistema general de riesgos laborales. Con la Resolución 000978 de junio 20 de 2023, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, se adoptó el nuevo formulario único de afiliación y reporte de novedades de los trabajadores dependientes, independientes y estudiantes al sistema general de riesgos laborales.

Tal formulario aplica a:

Las administradoras de riesgos laborales.
Los aportantes obligatorios y voluntarios al sistema general de riesgos laborales.
Las entidades territoriales certificadas en educación.
Las instituciones de educación.
Las escuelas normales superiores.
Las entidades, empresas o instituciones públicas o privadas donde se realicen prácticas por parte de estudiantes.
Las entidades del Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta.
Las entidades o personas naturales contratantes que suscriban convenios o contratos para la modalidad de trabajo penitenciario indirecto.

La aplicación de este formato empezará a aplicar a partir de agosto 1 de 2023, derogando a partir de dicha fecha la Resolución 000881 de 2021.

5. Aumento del valor de la hora ordinaria de trabajo. La Ley 2101 de 2021 redujo la jornada máxima laboral de 48 a 42 horas semanales. Su implementación gradual comenzó a partir del 16 de julio de 2023, fecha en la que la jornada se redujo una hora.

De esta manera, el Ministerio del Trabajo, en el Concepto 15679 del 26 de junio de 2023, determinó que la disminución de la jornada máxima laboral implica el aumento del valor de la hora ordinaria de trabajo, debido a que por menos tiempo laborado el trabajador continuará devengando la misma remuneración, de modo que la Ley 2101, respecto del valor de la hora ordinaria de trabajo, lo único que prohíbe es su disminución pero sí prevé su aumento.

Entonces, en dicho concepto se indicó que a partir del 16 de julio de 2023 los empleadores deberían realizar el cálculo del nuevo valor de la hora de trabajo para liquidar las horas extra y los recargos nocturnos, dominicales y festivos con base en las siguientes fórmulas:

47 (horas máximas semanales) × 4,33 (número promedio de semanas del mes) = 203,51 (horas totales trabajadas al mes)

Valor del salario mensual del trabajador / 203,51 = valor de la hora ordinaria laboral

Por ejemplo, el valor de la hora de trabajo entre el 16 de julio y el 31 de diciembre de 2023 de un trabajador que devenga el salario mínimo se determinará de la siguiente manera:

$1.160.000 / 203,51 = $5.700 (valor hora ordinaria laboral)

Lo anterior representa un aumento de $867 en la hora ordinaria mínima pues antes del inicio de la reducción de la jornada laboral dicha hora se calculaba dividiendo el salario mensual en 240, con lo cual el monto de la hora era de $4.833.

Así las cosas, el valor de las horas extras y recargos con base en 1 smmlv se liquidaría a partir del 16 de julio de 2023 con base a $5.700 como valor de la hora ordinaria laboral.

6. Ministerio del Trabajo emite concepto que cambia el cálculo del valor de la hora ordinaria de trabajo: la oficina jurídica del Ministerio del Trabajo, al resolver otra consulta ciudadana, emitió el Concepto 16177 del 8 de agosto de 2023, mediante el cual unificó algunos criterios relativos a la reducción gradual de la jornada laboral de la Ley 2101 de 2021.

En primer lugar, el Ministerio del Trabajo ha aclarado que, entre 2023 y 2026, los días 15 de julio de cada año serán las fechas en que los empleadores deberán reducir obligatoriamente la jornada máxima de trabajo semanal. Esta precisión es importante, ya que en conceptos anteriores, la autoridad laboral había señalado que las fechas de inicio para la reducción de la jornada eran los días 16 de julio, respectivamente.

En segundo lugar, en cuanto a la forma de cálculo del valor de la hora ordinaria, se deberán aplicar las siguientes fórmulas en su orden:

Horas diarias laborales = horas máximas semanales / 6 (días laborales a la semana)

Horas trabajadas al mes = horas diarias laborales × 30 días calendario

Valor de la hora ordinaria laboral = salario mensual del trabajador / horas trabajadas al mes

De este modo, por ejemplo, el valor de la hora de trabajo entre el 15 de julio y el 31 de diciembre de 2023 de un trabajador que labora la jornada máxima legal y devenga el salario mínimo se determinará así:

47 (horas máximas semanales / 6 = 7,83

7,83 × 30 = 235

$1.160.000 / 235 = $4.936 (valor hora ordinaria laboral)

La misma forma de cálculo se deberá aplicar a partir de 2024 hasta 2026, teniendo en cuenta la reducción gradual de la jornada laboral y el salario mensual del trabajador.

Así las cosas, el valor de las horas extras y recargos con base en 1 smmlv se liquidaría en atención a este concepto con base a $4.936 como valor de la hora ordinaria laboral.

Ahora bien, en relación al alcance de los conceptos emitidos por el Ministerio del Trabajo, en primer lugar, es importante aclarar la naturaleza y el alcance de los conceptos emitidos por la oficina jurídica del Ministerio del Trabajo, con el fin de determinar la obligatoriedad de un concepto o una interpretación.

El artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 señala que los conceptos emitidos por las autoridades públicas como respuesta a un derecho de petición en modalidad de consulta no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

En efecto, la oficina jurídica del Ministerio del trabajo no ostenta la competencia para dirimir controversias ni para declarar derechos, tampoco para determinar el carácter vinculante de una u otra interpretación de alguna norma laboral.

Por lo tanto, dichos conceptos constituyen una orientación, un consejo o un punto de vista. Lo anterior no puede ser de otra manera, pues si se aceptara el carácter vinculante de los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas del derecho de petición de consultas, dichas entidades estaría asumiendo facultades legislativas, lo que provocaría una ruptura con el principio de separación de poderes (Sentencia C-542 de 2005 de la Corte Constitucional).

Los únicos que están facultados para declarar derechos, dirimir controversias o indicar la interpretación correcta de una disposición normativa son los jueces de la República en sus sentencias, al resolver los casos concretos, al pronunciarse sobre la constitucionalidad de una norma o al unificar precedentes jurisprudenciales.

Dado que este tipo de conceptos no tienen carácter vinculante y representan una orientación, una guía o una recomendación de la oficina jurídica del MinTrabajo, el empleador puede optar por la alternativa que considere más favorable para el trabajador.

Nada impide que el empleador decida calcular el valor de la hora ordinaria de trabajo siguiendo el enfoque del Concepto 15679 de 2023, ya que a pesar de que la oficina jurídica del Ministerio del Trabajo se haya apartado de esta interpretación, dicha metodología no deja de ser una interpretación razonable, dado que su aplicación no afecta los derechos laborales de los trabajadores.

De igual manera, no le acarreará ninguna sanción al empleador que decida no utilizar la fórmula del Concepto 15679 de 2023 y en su lugar aplique el método conforme a la postura unificada del Concepto 16177 de 2023, dado que no solamente es una interpretación plausible dentro del principio de favorabilidad, sino también es la postura adoptada por la oficina jurídica del MinTrabajo.

En resumen, cualquier metodología que el empleador adopte para determinar el valor de la hora ordinaria de trabajo deberá ajustarse al principio de favorabilidad en materia laboral y asegurar los derechos y garantías mínimas de los trabajadores.

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