Los reportes de exógena AG 2024 solo se pueden entregar de forma virtual. Por ello, se debe verificar previamente que las personas naturales reportantes, o los representantes legales de las personas jurídicas, cuenten con su RUT y con el instrumento de firma electrónica actualizados.

El artículo 68 de la Resolución 000162 de octubre de 2023 indica que todos los reportantes de la información exógena tributaria del año gravable 2024 tienen que entregar su información únicamente de manera virtual a través del portal de la Dian. Por consiguiente, para cumplir con dicha tarea es necesario tener presente lo siguiente:

1. RUT y firma electrónica para los reportantes de exógena

Los reportantes de exógena deben asegurarse de que el RUT de los entes jurídicos reportantes (organización) refleje la responsabilidad 14 – Informante de exógena y que su representante legal tenga vigente y activada su firma electrónica. Si el reportante no es una persona jurídica, sino una persona natural, también debe tener su propio RUT con la responsabilidad 14 – Informante de exógena y contar con su propia firma electrónica activada.

2.  RUT del representante legal

Para el trámite de obtener firmas electrónicas es necesario que el representante legal, en el caso de las personas jurídicas, tenga su propio RUT y que en él figure la responsabilidad 22 – Suscribir declaraciones de terceros. Si aún no lo tiene, deberá empezar por tramitarlo en la Dian cumpliendo con todos los requisitos de los artículos 1.6.1.2.9 hasta 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de octubre de 2016.

3. Firma electrónica del representante legal

Si el representante legal de la persona jurídica, o la persona natural obligada a reportar, ya tiene asignada su firma electrónica (ya sea porque se la asignaron para firmar virtualmente las declaraciones tributarias o para estar entregando otros tipos de reportes a la Dian), en tal caso no debe obtener nuevas firmas electrónicas, pues con la que ya posee puede también entregar virtualmente los reportes de la información exógena (ver el parágrafo 2 del artículo 69 de la Resolución 000162 de 2023).

Además, si una persona natural actúa como representante legal de varias personas jurídicas al mismo tiempo, en ese caso con la firma que le asignan la primera vez firmará digitalmente en todos los entes jurídicos donde tenga que hacerlo. También puede entregar sus propios reportes si a ello está obligado. 

4. Trámite de firma electrónica para la información exógena

El trámite de la obtención y activación de la firma electrónica es gratuito y se puede hacer enteramente de forma virtual, por lo cual se recomienda tramitarlo oportunamente con el fin de no dejarlo para los últimos días.

5. Obligación de presentación virtual de declaraciones tributarias

Conviene aclarar que si alguien queda obligado a entregar los reportes de información exógena de forma virtual, automáticamente, por esa sola razón, queda obligado a seguir presentando en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver el numeral 11 del artículo 1, y el artículo 3, ambos de la Resolución Dian 012761 de diciembre 9 de 2011, norma que fue modificada con la Resolución 000139 de septiembre 15 de 2023).

6. Información exógena de personas jurídicas

Así mismo, en el caso de la información de personas jurídicas, es muy importante advertir que cuando se esté iniciando la sesión en el portal de la Dian para entregar los archivos, se debe ingresar con la opción “A nombre de un tercero” y no con la opción “A nombre propio”. La segunda opción solo la utiliza el reportante que sea persona natural.

7. Trasmisión virtual de la información exógena AG 2024

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o el olvido de contraseñas de la firma electrónica. El trámite de generar una nueva firma electrónica se debe hacer como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver los artículos 69 y 70 de la Resolución 000162 de 2023).

8. Contingencia de la información exógena AG 2024

En todo caso, al igual que con lo sucedido con los reportes del 2023, la Dian incluyó un artículo denominado “Contingencia” (artículo 70 en la Resolución 000162 de octubre de 2023), en el cual se indica que, si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la Dian, dicha entidad emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.

Además, esa misma norma indica que la Dian podrá dar más plazos para presentar extemporáneamente los reportes, y sin sanciones, pero solo por situaciones de “afectación general no imputables ni a los informantes ni a la Dian”.

Eso justamente sucedió a comienzos de mayo de 2021 por causa de los bloqueos del Paro Nacional que dificultaron para muchos desplazarse hasta sus oficinas para alistar sus reportes, razón por la cual la Dian amplió los plazos.

Sin embargo, cuando la fuerza mayor sí sea imputable de forma individual al informante (ejemplo: enfermarse de gravedad), la norma antes citada no indica que la Dian esté dispuesta a concederle un mayor plazo para entregar sus reportes y sin sanciones. Ni siquiera un daño en sus sistemas (ocasionado, por ejemplo, por un incendio o inundación o un huracán como el que se presentó en Providencia) le serviría de excusa.

En vista de lo anterior, es necesario que en alguna próxima reforma tributaria se pueda incluir una norma dentro del Estatuto Tributario que sea similar a la contenida en el artículo 579-2 del ET (la cual sí permite que las declaraciones tributarias se puedan presentar extemporáneamente y sin sanciones cuando el contribuyente enfrente situaciones de fuerza mayor de carácter individual) y que, por espíritu de justicia, sí se le permita a los informantes de exógena el poder presentar extemporáneamente sus reportes y sin sanción cuando enfrenten situaciones de fuerza mayor a título individual.

9. Reporte, firma y acuse de recibido de la información exógena AG 2024

Una vez se reportan los archivos, los cuales se firman digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas “solicitudes de información por envío de archivos” según el tipo de formato a que corresponda (ver el numeral 3.2.4 de esta publicación), el portal de la Dian le generará al reportante el formulario 10006 como archivo en PDF descargable y con la leyenda que dice “Recibido”.

Adicionalmente, le generará un archivo llamado, por ejemplo, “AcuseRecibo100066500003807.xml”, el cual se podrá descargar al equipo. Este acuse de recibo es el soporte legal de la presentación de información y la fecha en este contenido será la que se reconocerá para todos los fines legales. Además, se entrega un número de asunto, el cual servirá para realizar el seguimiento a las “solicitudes”.

En caso de que la información presentada con la solicitud contenga errores, se le creará una “tarea” relacionada con el asunto asignado para hacer la respectiva corrección. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud inicial serán registradas en el asunto asignado para su seguimiento (para aprender más, ver la cartilla instructiva “presentación de archivos a través del portal de la Dian”).

Nota: recuerda que las más importantes novedades para la preparación y presentación de la declaración de renta de personas jurídicas y declaración del régimen simple del año gravable 2024, al igual que las novedades para preparar y presentar la información exógena del año gravable 2024, son analizadas y comentadas por el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de actualicese.com,  en sus nuevos productos multimedia educativos.

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