Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Saber escribir es saber comunicarse mediante la palabra escrita. Nos preocupamos más por el habla que por la escritura, y esta también es importante en las relaciones profesionales.
Si la comunicación es una habilidad blanda de un contador público, la escritura legible y correcta también lo es.
Un contador le escribe un importante correo a su cliente. Esta es apenas una oración de ese mensaje:
Sr Arturo las obligaciones tributarias a vencer este mes son 10.
¿El mensaje es claro? Lo es. El señor Arturo debería entender que este mes se vencen los plazos para presentar 10 obligaciones tributarias. Hay pocas posibilidades de perderse en su sentido. Sin embargo, ¡ojo!, no es cierto que “debería entender”, pues realmente un mensaje escrito no es que “deba entenderse” de cierta manera y no de otra. ¿Por qué?, ¿y qué tiene que ver esto con el contador?
Cuando hablamos es más fácil explicarnos, pues nos acompañamos de los gestos, de la entonación, de la aclaración inmediata de aquello que nuestro interlocutor manifiesta no entender; o de aquello que percibimos, según el gesto perdido del oyente, que no se ha entendido. En el acto de hablar ocurren errores con frecuencia, pues es un hecho espontáneo. Aun así, hablar permite enmendar casi al instante un vacío de sentido o un malentendido.
—Mañana hacemos su declaración.
—¿De qué?
—De renta.
—Ah ya. Estaba pensando en el juicio. Lo siento.
La escritura es diferente. La escritura es huérfana, como lo manifestó Derrida. Lo escrito queda separado de su autor, ya sin padre, ya sin madre. Afortunadamente, en un correo electrónico es posible preguntar. No ocurre lo mismo (o no tan fácil) con textos fijados en otros medios: libros impresos o digitales, informes empresariales, certificaciones… Ni qué decir de los quebraderos de cabeza al tratar de entender el sentido de las oraciones mal escritas en algunas normas colombianas. Este tema merece un texto aparte. En todo caso, el principio es el mismo: la escritura debe ser lo más clara posible para disminuir las posibilidades de la incomprensión. Esto, desde luego, es importante cuando escribimos para comunicar. No pensemos aquí en otras escrituras, por ejemplo, las literarias.
Vale, vale, ¿y qué tiene que ver esto con un contador?
La comunicación asertiva es una habilidad blanda de gran importancia. Un profesional, cualquiera, debería estar en capacidad de comunicar de manera asertiva. Palabras van y vienen a diario en el medio laboral, en las relaciones comerciales, en los tratos gubernamentales, etc. Por supuesto, la comunicación no solo es hablada, también es escrita (incluso es visual, pero aquí no viene al caso).
Saber escribir es saber comunicarse mediante la palabra escrita. A veces nos preocupamos más por el habla que por la escritura, y la escritura es también importante en las relaciones profesionales. Si la comunicación asertiva es una de las habilidades blandas de un contador público, entonces, la escritura legible y correcta es parte de esta habilidad.
De manera general, en la escritura participan tres elementos: 1) la estructura o conexión entre las partes; 2) la coherencia de sentido; 3) la ortografía. Esta diferenciación no es gramaticalmente exhaustiva, pero es funcional para lo que pretendo decir. Saber escribir no implica ser un profesional de la gramática o un literato prolífico. Aquí hablamos de la escritura funcional, de la comunicación escrita.
Se trata de la cohesión entre las partes del texto a nivel macro y micro. En lo macro observamos el texto como una totalidad, y en lo micro nos detenemos en sus párrafos y en sus oraciones. A nivel macro debemos decidir en función del tipo de texto: no es lo mismo una certificación que un correo electrónico; de hecho, no todas las certificaciones son iguales. Cada tipo de texto demanda una estructura. Se comunica asertivamente cuando redactamos en función de esa estructura macro. En otras palabras, no confundimos los tipos de textos ni sus objetivos.
A nivel micro, organizamos párrafos y oraciones. Es importante saber cómo iniciar un párrafo y cómo terminarlo; además, es clave conocer las formas en las que podemos realizar conexiones internas, es decir, tejer las oraciones que dan forma a cada párrafo. No es asertivo redactar párrafos enormes, saturados de información que bien podría distribuirse en dos o tres párrafos. Menos asertivo es redactar una sola oración que ocupa un solo párrafo de tres, cuatro o cinco líneas. En la lectura usamos la memoria a corto plazo. Es por esto que Daniel Cassany recomienda que las oraciones no tengan más de 15 o 20 palabras.
Escribir es comunicar mediante la palabra escrita. Para comunicar de manera asertiva, es importante expresarse con la mayor precisión posible de acuerdo con el contexto. ¿Estamos ofreciendo nuestros servicios contables? ¿Estamos elaborando un informe de actividades? ¿Estamos solicitándole información a nuestros clientes? Cada texto tiene un objetivo, y debemos ser coherentes con ese propósito.
¿Qué significa ser coherente? Significa, entre otros aspectos, que trazamos una línea de sentido de la que no deberíamos separarnos. Cada momento tiene su lugar en el texto, y todos esos momentos suman para ese gran momento que es el texto completo y definitivo. En otras palabras, no deberíamos terminar hablando de lo que no es. No queremos confundir al lector. Debemos ser claros. Esto a nivel general del texto.
De manera específica, la coherencia de sentido en las oraciones es fundamental para comunicar asertivamente. Con una oración queremos decir algo concreto; debemos enfocarnos en eso, y hacerlo con precisión y claridad. El contador del ejemplo no debería decir algo como esto:
Sr Arturo las obligaciones tributarias a vencer este mes son 10, y mañana tengo reunión con la Sra. Alejandra para hablar de aquello.
¿Al fin de qué trata esa oración?, ¿de las obligaciones tributarias o de la reunión con la señora Alejandra?, ¿y qué es “aquello”? ¡Hemos perdido claridad! Ya no hay coherencia de sentido.
La ortografía es la propiedad normativa de la escritura, es decir, las reglas para escribir bien. No debemos perder de vista que la ortografía no es solo la norma sin más ni más. No. La ortografía es parte de la cohesión y de la coherencia. Poner o no una tilde, y poner mal un punto o una coma, muchas veces afecta el sentido y obstruye la legibilidad. Para comunicar de manera asertiva mediante la escritura, es importante conocer elementos básicos de la ortografía.
El contador de nuestro ejemplo olvidó poner el punto de la abreviatura: “Sr.”. Además, no usó la coma del vocativo (al final del nombre de la persona a la que se dirige el mensaje): “Sr. Arturo, las…”. Aplicando estos elementos, tendríamos:
Sr. Arturo, las obligaciones tributarias a vencer este mes son 10.
El punto de la abreviatura permite distinguir visualmente que se trata de una abreviatura, no de unas letras sin ninguna conexión en la oración. Está claro que es de común conocimiento que las letras “Sr” son una abreviatura, pero ¿y si no es tan claro en otras situaciones con otras formas abreviadas?
Por su parte, la coma del vocativo es la que permite distinguir que se le habla al señor Arturo. Hay oraciones en las que ignorar la coma del vocativo afecta considerablemente el sentido. Este es un ejemplo bastante repetido:
Vamos a comer niños.
Vamos a comer, niños.
No hace falta explicarlo.
Al principio dije que el cliente de este contador “debería entender” el mensaje, pues está claro. Luego advertí que esa idea no era correcta, pues la escritura no es que “deba entenderse” de tal manera y no de otra. En la comunicación hay multitud de variables que afectan el sentido. La comunicación asertiva pretende evitar al máximo los malentendidos, ser lo más legibles posibles.
Desde ese punto de vista, hay mejores formas de hablar de vencimiento de plazos de las obligaciones tributarias. Cuando leo “obligaciones a vencer” me imagino a un ingenioso contador que, en un lugar de Colombia, de cuyo nombre no quiero acordarme, galopa sobre caballos de Excel, con el Estatuto en mano, dispuesto a vencer las obligaciones tributarias.
De acuerdo con el Diccionario de la lengua española, vencer tiene, entre otros, dos significados: 1) “Sujetar, derrotar o rendir al enemigo” y 2) “Dicho de un término o un plazo: cumplirse”.
Quizá al cliente del contador del ejemplo no se le ocurra una imagen quijotesca como la mía, pero la estructura “a vencer” no es la más precisa para este sentido. “Vamos a vencer la incomprensión de la palabra escrita” es una oración en la que la forma “a vencer” tiene total precisión.
El contador es más asertivo si dice, por ejemplo:
Sr. Arturo, este mes vencen los plazos de 10 obligaciones tributarias.
¿El mensaje es claro? Sí, y mucho más que al inicio. Así somos más asertivos.
Sr. Arturo, este mes vencen los plazos de 10 obligaciones tributarias. A propósito, mañana tengo reunión con la Sra. Alejandra para hablar de los requerimientos de la declaración de renta.
Saber escribir es una habilidad blanda de especial importancia para los profesionales del siglo XXI. Vivimos la pandemia y, con ella, una aceleración del intercambio digital en las relaciones laborales. En nuestra época se escribe más que en cualquier otra época pasada. Es importante distinguir la comunicación entre amigos de la comunicación entre profesionales; es decir, es clave diferenciar las escrituras y sus objetivos.
Con el trabajo en casa y las regulaciones de estas modalidades del trabajo remoto, la escritura ocupa un lugar significativo en la cotidianidad laboral. Ya no se trata solamente del correo electrónico (que no es nada nuevo), sino también de la mensajería en aplicaciones como Teams o, incluso, WhatsApp. La comunicación con los clientes, por ejemplo, también se realiza mediante esta última aplicación en muchas ocasiones.
Si la comunicación es una habilidad blanda, la escritura es parte de esta habilidad. No solo se comunica hablando.
Jorge Medina
Licenciado en Literatura.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
