Semáforos en Excel para generar alertas en cuentas por cobrar o por pagar


6 noviembre, 2020
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

En este editorial explicamos cómo utilizar la herramienta de formato condicional de Excel, para generar alertas de las cuentas por cobrar o por pagar que estén próximas a vencer o que ya estén vencidas.

Con ello, podrás llevar un control efectivo de la cartera de los clientes y los pagos pendientes.

“Una forma sencilla de llevar este control es utilizando un control de semáforos en Excel, mediante el cual se puedan generar alertas de las facturas que están próximas a vencer, las que están vencidas y aquellas a las que todavía les quedan algunos días antes de vencer”

Las empresas requieren llevar un control riguroso de sus cuentas por cobrar y por pagar, para realizar un adecuado seguimiento al recaudo de su cartera, cumplir a tiempo sus obligaciones y conocer de una manera acertada cuál es su necesidad de flujo de efectivo.

Una forma sencilla de llevar este control es utilizando un control de semáforos en Excel, mediante el cual se puedan generar alertas de las facturas que están próximas a vencer, las que están vencidas y aquellas a las que todavía les quedan algunos días antes de vencer.

Formato condicional

El formato condicional es una herramienta valiosa que permite asignarle un formato a las celdas que cumplan una condición determinada, como puede ser contener un texto específico o un número que esté dentro de un rango particular.

Para explicar cómo se utiliza el control de semáforos en Excel utilizaremos la siguiente base de datos de las cuentas por pagar de una empresa:

Control de cuentas por pagar en Excel

En este caso aplicaremos el formato condicional en la columna F, que es la que contiene los días que restan para el vencimiento de cada factura.

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Esta información se ha obtenido aplicando la fórmula “=E2-HOY()”, que permite que cada día se actualice la información con los días que resten para el vencimiento de cada factura, o en su defecto los días que esta lleve vencida.

Pasos para aplicar el formato condicional

Los pasos para aplicar el formato condicional son los siguientes:

1. Seleccionar la columna F, ir a la opción “Formato condicional”, ubicada en la pestaña “Inicio”, y hacer clic en “Nueva regla”:

2. Hacer clic en “Aplicar formato a todas las celdas según sus valores”:

Formato de celdas en Excel

3. A continuación, hacer clic en “Estilo de formato” y seleccionar la opción “Conjunto de iconos”:

Estilo de formato para celdas en Excel

4. Seguidamente, ubicar las reglas del formato de acuerdo con nuestra preferencia. En esta ocasión se ha decidido generar las siguientes alertas según el número de días que falten para el vencimiento de cada factura, como se explica en el siguiente cuadro:

Color

Días para vencimiento

Verde

Más de 5

Amarillo

Entre 0 y 5

Rojo

Vencidas

 

En ese sentido, las reglas se ubican de la siguiente forma:

inserción de marcas con íconos en Excel

Como en este caso estamos trabajando con números, es necesario asegurarse de que el tipo de valor se elija la opción “Número”.

5. Por último, hacer clic en “Aceptar”. El resultado es el siguiente:

Control de cuentas por pagar en Excel

 

Como se ha podido observar, en este ejemplo trabajamos con una base de datos de las cuentas por pagar a proveedores. No obstante, el contador también puede aplicar el formato condicional a otros informes.

Por ejemplo, si se desea generar alertas sobre la cartera que adeudan los clientes, se pueden seguir los mismos pasos explicados en este editorial, pero aplicando una regla distinta, que puede ser la siguiente:

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Color

Días para vencimiento

Verde

Mayor a 0

Amarillo

Entre 0 y 5 días de vencidas

Rojo

Más de 5 días de vencimiento

 

Con esto, el departamento de cartera sabría qué clientes tienen facturas vencidas y podría empezar a aplicar sus políticas de cobro.

Si estás leyendo esto, te puede interesar nuestro formato:

Política de pago a proveedores y plantilla de control de cuentas por pagar.

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