Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las personas naturales pueden imputar en su declaración de renta los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o prestación de servicios relacionados con su actividad económica.
Es indispensable la relación de causalidad y de necesidad de estos con la actividad que se desarrolla.
Para el reconocimiento de costos y gastos en la declaración de renta de una persona natural es importante evaluar si el contribuyente se encuentra o no obligado a llevar contabilidad, pues esto determinará los valores que deben registrarse en el formulario.
Así, las personas naturales o sucesiones ilíquidas no comerciantes y no obligadas a llevar contabilidad (independientemente de su calidad de residentes) deberán reconocer dichas partidas por el sistema de caja; es decir, solo las declararán cuando efectivamente se haya realizado su pago en dinero o en especie. Los obligados a llevar contabilidad, por su parte, reconocerán los costos y gastos por el sistema de causación.
En consecuencia, aunque no hayan efectuado el pago, deberán adelantar el registro en libros y señalar dichos costos y gastos en la declaración de renta.
De acuerdo con el artículo 107 del Estatuto Tributario –ET–, los costos y gastos podrán restarse en la declaración de renta siempre que posean relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con cada una de las actividades económicas desarrolladas por el contribuyente.
Por lo tanto, la Dian podrá rechazar estos costos y gastos cuando no cumplan las condiciones anteriormente descritas, los requisitos para los obligados a llevar contabilidad y los medios de pago para su aceptación, o cuando no estén debidamente soportados con facturas que cumplan las exigencias establecidas en los artículos 617 y 618 del ET.
Ahora bien, las normas de los artículos 59 y 105 del ET señalan que los obligados a llevar contabilidad podrán deducir los costos y gastos fiscalmente realizados y contablemente devengados durante el período gravable. Sin embargo, la Dian podrá rechazarlos en el momento en que estos no cumplan las siguientes condiciones para su procedencia:
Si deseas visualizar la versión completa esta tabla, te invitamos a consultar nuestra Cartilla Práctica Guía para elaborar la declaración de renta de una persona natural: año gravable 2021.
Las personas naturales que hayan sido empleadoras, pero que no hayan adoptado el documento soporte de pago de nómina electrónica de acuerdo con el calendario de implementación y transmisión previsto en la Resolución 000013 de 2021, modificado por la Resolución 000063 del mismo año, se verán sometidas al rechazo de los gastos de nómina pagados entre septiembre y diciembre de 2021.
Lo anterior, considerando que el documento soporte de pago de nómina electrónica es obligatorio para el soporte fiscal de los costos y deducciones en la declaración de renta de aquellos contribuyentes que realicen pagos derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a pensionados a su cargo.
La Dian podrá rechazar los costos y gastos pagados en el exterior cuando la entidad verifique que el beneficiario del pago es directa o indirectamente el mismo contribuyente, en una proporción igual o superior al 50 %, al igual que cuando el pago sea realizado en una jurisdicción no cooperante o de baja o nula imposición, cuando se trate de entidades pertenecientes a un régimen tributario preferencial o bien cuando el beneficiario no posea certificado de residencia fiscal (ver artículo 771-6 del ET).
Es importante recordar que la declaración de renta cuenta con descuentos y beneficios aplicables a las personas naturales para el año gravable 2021. Estos les permiten obtener una disminución en la obligación tributaria. Algunos ejemplos son los impuestos pagados en el exterior –máximo el 31 %–, las inversiones realizadas en investigación, desarrollo tecnológico, donaciones, etc.
La Dian podrá desconocer los costos y gastos, al igual que las demás deducciones, cuando los contribuyentes realicen pagos por medios diferentes a los establecidos en el artículo 771-5 del ET. En este sentido, para la aceptación de las deducciones, el responsable deberá realizar el pago por cualquiera de los siguientes canales:
Para profundizar en los aspectos relacionados con el límite de aceptación fiscal de costos y gastos en la declaración de renta de personas naturales para el año gravable 2021, te invitamos a consultar nuestra Cartilla Práctica Guía para elaborar la declaración de renta de una persona natural: año gravable 2021.
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