Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
¿Es posible firmar los estados financieros o dictaminarlos a través de firmas digitales? ¿Qué validez tienen los estados financieros que no estén firmados? ¿Se deben dictaminar o certificar las notas a los estados financieros? En este editorial respondemos estas inquietudes.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió el Concepto 1114 de diciembre 14 de 2018, en el que aborda diferentes aspectos relacionados con el uso de la firma digital en la certificación y dictamen a los estados financieros. Teniendo en cuenta las inquietudes expuestas en el concepto, confirmamos si es posible firmar los estados financieros o dictaminarlos a través de firmas digitales, qué validez tienen unos estados financieros que no están firmados y si se deben dictaminar o certificar las notas a los estados financieros.
Los estados financieros pueden certificarse o dictaminarse mediante el uso de firmas digitales, esto teniendo en cuenta las disposiciones del artículo 28 de la Ley 527 de 1999, que mencionan que este tipo de firmas tendrán los mismos efectos que tiene el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando la firma sea única, se pueda verificar, esté bajo control exclusivo de quien la usa y vaya ligada a la información a certificar.
Adicional a lo descrito, el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, que modificó el artículo 56 del Código de Comercio, expone que los libros pueden llevarse de forma electrónica siempre y cuando se garantice que no han sido alterados, y que su información es segura y fiable. Así que tanto la firma como los libros pueden ser llevados de forma electrónica.
La Superintendencia de Sociedades, en el Oficio 220-052170 del 8 de abril de 2014, abordó la situación expuesta por una sociedad en la que el revisor fiscal, el contador y el representante legal manifestaban que los estados financieros y los informes requeridos no se entregaban certificados ni dictaminados por aparte debido a que estaban incorporados en el acta de la asamblea general de accionistas. El problema residía en que en los documentos incorporados al acta no figuraba la firma de dichos integrantes de la sociedad: ni la del contador y representante legal en los estados financieros, ni la del revisor fiscal en su informe de auditoría. Su respuesta era que a causa de que la asamblea no había aprobado los estados financieros, no había manera de certificarlos o dictaminarlos.
Ante esta situación, se podría decir que la posición asumida por el revisor fiscal, contador y representante legal es errada, ya que de acuerdo con lo expuesto en el Código de Comercio y en la Ley 222 de 1995, si bien ante la asamblea se deben presentar para aprobación los documentos descritos en los artículos 422 y 446 del mismo código (entre ellos los estados financieros y el informe del revisor fiscal); en ningún momento menciona que se deba esperar a su aprobación para certificarlos o dictaminarlos.
En concordancia con lo anterior, el artículo 445 del Código de Comercio expone claramente que los estados financieros deben ser preparados de acuerdo con las prescripciones legales y las normas contables establecidas. De esa manera, remitiéndonos al artículo 37 de la Ley 222 de 1995, se puede inferir que un estado financiero bien preparado sería, en parte, aquel que se encuentre certificado por el representante legal y el contador público a cargo de su elaboración. La certificación consiste en declarar que la información contable corresponde con la realidad económica de la entidad, lo cual, en nuestra opinión, quedaría declarado con el solo hecho de tener la firma del contador público y su número de tarjeta profesional (ver artículo 10 de la Ley 43 de 1990). Sin embargo, el CTCP y la Supersociedades exponen en su doctrina que además de su firma, el contador debe anexar una declaración que indique que la información contenida en los estados financieros ha sido fielmente tomada de los libros, y que refleja la evolución económica de la empresa.
Cabe anotar que en el caso del revisor fiscal, el dictamen de la información contable se realiza mediante un documento en el que se expone una opinión modificada (con salvedades) o no modificada (sin salvedades). Del proceso de auditoría de estados financieros realizado, se espera que el revisor fiscal dictamine los estados financieros luego de que estos entén certificados (en caso de que no lo estén, el revisor fiscal debe comunicarle la situación a los responsables del gobierno, y dar cuenta de ello en su opinión).
Respecto a las Normas Internacionales de Información Financiera, estas no abordan lineamientos sobre el sistema documental e instrumental de la contabilidad, por tanto se tendrá que revisar la normatividad citada en este artículo con el fin de esclarecer el tema.
Las notas hacen parte de los estados financieros, por tanto, al estar estos firmados, se entiende que dichas notas han sido certificadas o dictaminadas. De todas maneras, en el caso del dictamen, se recomienda que el contador, a la luz de la NIA 315 y la NIA 700 revisadas, declare una descripción del conjunto de estados financieros en la cual se exponga la revisión realizada a los mismos (incluyendo las notas), y a las políticas contables de la entidad. El texto de esa declaración puede ser el siguiente:
“He examinado los estados financieros individuales preparados por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 (estado de situación financiera, estado de resultado integral, estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo, además de las revelaciones que incluyen un resumen de las políticas contables más significativas, y otra información explicativa)”.
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