Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La sucesión ilíquida hace referencia a los bienes y obligaciones de una persona fallecida que no han sido distribuidos entre sus herederos.
Según el artículo 572 del ET, quienes deben cumplir con los deberes formales de una sucesión ilíquida son los albaceas, herederos o un curador según sea el caso.
El término “sucesión ilíquida” hace referencia a los bienes y obligaciones de una persona natural fallecida que no han sido distribuidos entre sus herederos, bien sea el cónyuge, legitimarios y/o legatarios.
Cuando una persona natural fallece dejando patrimonios que deben ser distribuidos entre sus herederos, el trámite de distribución puede tardar varios años. Hasta que un juez o un notario efectúe la respectiva distribución de los bienes y se dé afectivamente la liquidación de la sucesión, la norma tributaria exige que dichos bienes sigan siendo declarados, pues se entiende que la muerte del titular no imposibilita que su patrimonio siga produciendo rentas.
Según el artículo 572 del Estatuto Tributario –ET–, quienes deben cumplir los deberes formales de una sucesión ilíquida, incluida la responsabilidad de presentar las declaraciones de renta, son los albaceas, con administración de bienes; los herederos; o el curador de la herencia.
Ahora bien, para facilitar el proceso de sucesión, es decir, de distribución y asignación de los bienes y obligaciones de una persona fallecida, a continuación, señalamos los pasos a seguir en el trámite que debe realizarse ante la Dian.
Nota: la sucesión puede realizarse a través de notaría cuando la repartición se hace de común acuerdo entre los herederos o existe un testamento. De no ser así, debe llevarse a cabo en juzgado.
Este es un trámite ajeno a la Dian, por lo que se deberá surtir ante los despachos judiciales o notariales, según corresponda. En este caso, el requisito se cumple allegando el documento expedido por la autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes o curador de la herencia yacente.
Ahora bien, cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, es posible solicitar la inscripción o actualización del RUT, para lo cual los herederos de común acuerdo podrán designar a uno de ellos como representante de la sucesión mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, el cual se entiende presentado bajo la gravedad de juramento. En este documento se deberá manifestar que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.
En caso de existir un único heredero, deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta esta condición.
Para el caso de menores o incapaces, el documento mencionado lo suscribirán los representantes o apoderados debidamente acreditados.
Se deberá inscribir o actualizar el RUT de la persona fallecida por medio de su representante o apoderado. Para esto se debe agendar cita en la Dian a través del servicio informático con la opción “Actualizar RUT”.
Antes de la cita, deberán remitirse al buzón virtual de la dirección seccional donde esta se agendó los documentos para el trámite de inscripción o actualización del RUT de la sucesión ilíquida (ver el numeral 3 del artículo 1.6.1.2.11. Decreto 1625 de 2016).
En ambos casos, inscripción y actualización, se deben suministrar los datos de quien ejercerá la representación de la sucesión ilíquida. Esta persona debe incluir en su RUT como persona natural la responsabilidad 22: “Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros». Esta responsabilidad le permite cumplir las obligaciones del tercero; en este caso, de la sucesión.
Cuando se trate de una actualización se deberán aportar solamente los documentos que la soportan y que no reposen en la entidad, aun cuando el trámite se realice por autogestión.
Si el representante de la sucesión no tiene RUT, puede autogestionar la inscripción en línea a través del servicio de RUT virtual con la responsabilidad 22. Si ya está inscrito y requiere la actualización, también lo puede efectuar en línea ingresando a su cuenta de usuario; de lo contrario, requerirá agendar cita para ser asistido por un funcionario de la Dian (consulta nuestro análisis 7 pasos para la actualización virtual del RUT).
Una vez se cumpla la cita con la Dian y se haya inscrito o actualizado el RUT, la entidad habilitará al representante de la sucesión para ingresar al portal transaccional a nombre de dicha sucesión con los siguientes datos:
Para conocer el estado de cuenta ante la Dian de la persona fallecida, se debe solicitar información sobre las obligaciones formales y/o en mora de la sucesión ilíquida mediante agendamiento seleccionando la opción “Información Cobranzas” o radicando la solicitud en el servicio de PQSR y denuncias ubicado en el portal web de la Dian. Esta información solo la pueden solicitar quienes ostenten las calidades de albaceas, herederos o el curador de la sucesión.
De acuerdo con el estado de cuenta, y cuando corresponda, se deben presentar las declaraciones y realizar los pagos respectivos. Si el representante de la sucesión tiene firma electrónica, puede realizar estos trámites en línea; en caso contrario, puede generar la respectiva firma, la cual se encuentra disponible para todos los inscritos en el RUT (consulta al respecto nuestro análisis Firma electrónica: 5 pasos para generarla).
También se pueden presentar y pagar las obligaciones ante las entidades bancarias autorizadas para el recaudo de impuestos nacionales.
Antes de la etapa de la partición, el juez o notario dará cumplimiento al artículo 844 del ET solicitando a la Dian información sobre obligaciones a cargo de la sucesión ilíquida. Esto sucederá cuando el patrimonio por liquidar supere las 700 UVT ($26.603.000 en 2022).
Por regla general, dentro de los 20 días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud la Dian dará respuesta mediante oficio al notario o al juez, solicitando el cumplimiento de las obligaciones, si así corresponde, o autorizando para que se continúe con el proceso sucesorio en caso de no existir obligaciones a cargo de la sucesión ilíquida. Sin embargo, cuando la administración de impuestos no remita respuesta, el funcionario podrá continuar con los trámites correspondientes.
Una vez terminado el trámite de cancelación del RUT de la sucesión ilíquida, la persona que realizó los trámites puede cancelar la responsabilidad 22 en su RUT, realizando el mismo procedimiento de agendamiento de cita ante la Dian.
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