Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El documento soporte de pago de nómina electrónica es un requisito fundamental para la solicitud de costos, deducciones e impuestos descontables derivados de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria.
Conoce cómo debe reportarse este documento a la Dian.
El documento soporte de pago de nómina electrónica constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementario e impuestos descontables en el IVA, según sea el caso, derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador obligado a implementarla, acorde con lo previsto en la Resolución 00013 de 2021.
A continuación, nuestro líder de investigación tributaria, Diego Guevara, explica si el reporte de nómina electrónica puede realizarse de forma consolidada una sola vez al año al final del período gravable.
De acuerdo con lo expuesto por nuestro conferencista, el artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021 señala que el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado realice pagos en períodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado (pagos quincenales).
Para esto deberá acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Por su parte, el artículo 8 de la resolución en mención establece que los sujetos obligados a elaborar este documento soporte tendrán plazo para la transmisión de la nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente, al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se deriva de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
En este orden de ideas, es claro que la nómina electrónica no puede realizarse de forma consolidada anual y enviarse al final del período gravable, toda vez que la Resolución 000013 de 2021 solicita que esta se realice de manera mensual y que la misma sea transmitida a la Dian durante los primeros 10 días del mes siguiente.
Por tanto, el obligado a suministrar la información deberá realizar 12 envíos a la administración tributaria, considerando que la información de la nómina del mes de diciembre deberá enviarse durante los 10 primeros días de enero del año siguiente.
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