¿Cómo llevar correctamente el registro de horas extra y evitar sanciones?

El registro de horas extra es obligatorio para todos los empleadores en Colombia. Un error en su diligenciamiento puede generar sanciones e incluso la revocación de la autorización para el trabajo suplementario. Descubre qué información debe incluir y cómo gestionarlo correctamente.

En Colombia, todos los empleadores que ordenen trabajo suplementario o de horas extra deben llevar un registro. Esta obligación aplica tanto a quienes cuentan con autorización de la autoridad laboral como a quienes lo disponen en casos excepcionales sin permiso. Incluso quienes ordenan horas extra sin autorización ni justificación excepcional deben registrarlas, sin perjuicio de las sanciones por su incumplimiento.

A continuación, veremos qué son las horas extra y cómo debe llevarse este registro.

¿Qué son las horas extra?

Las horas extra, también conocidas como trabajo suplementario, corresponden al tiempo laborado por un trabajador más allá de su jornada ordinaria. La jornada ordinaria es aquella que el empleador y el trabajador acuerdan en el contrato de trabajo, siempre que no supere la jornada máxima legal (artículo 158 del CST).

Cuando no hay un acuerdo expreso sobre la jornada ordinaria, se entiende que esta es la máxima permitida por la ley (artículo 161 del CST). En cualquiera de los casos, el trabajo suplementario se configura cuando el tiempo de labor excede la jornada ordinaria y, en todo caso, la jornada máxima legal.

Este tiempo adicional está sujeto a límites legales y debe ser remunerado con los recargos correspondientes.

¿Por qué es obligatorio llevar un registro de horas extra?

El registro de horas extra es una exigencia legal para todos los empleadores que ordenen laborar más allá de la jornada ordinaria. Su finalidad es garantizar la correcta remuneración del trabajo suplementario y permitir la verificación del cumplimiento de las normas sobre jornada laboral.

Según el artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015, los empleadores que autoricen o permitan el trabajo suplementario deben llevar un registro detallado de cada trabajador que realice horas extra. Este documento no solo es un respaldo en caso de inspecciones laborales, sino que también ayuda a prevenir conflictos o reclamaciones de los trabajadores.

¿Qué información debe incluir el registro?

El artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015 establece que el registro de horas extra debe diligenciarse diariamente y por duplicado, asegurando que tanto el empleador como el trabajador conserven una copia firmada. Este documento debe contener la siguiente información:

• Nombre del trabajador: identificación clara del empleado que realizó las horas extra.
• Edad y sexo: datos requeridos para efectos de control y cumplimiento legal.
• Actividad desarrollada: descripción de las funciones realizadas durante las horas suplementarias.
• Número de horas laboradas: especificación del tiempo adicional trabajado.
• Indicación de si son diurnas o nocturnas: diferenciación necesaria para calcular correctamente el pago.
• Liquidación: cálculo del pago adicional correspondiente a las horas extra, conforme a los porcentajes legales.  

Además, el registro debe ser firmado por el empleador o su representante y entregado diariamente al trabajador.

Consecuencias de no llevar el registro de horas extra

El incumplimiento en la obligación de llevar el registro de horas extra puede generar varias consecuencias para el empleador. En primer lugar, si cuenta con autorización para el trabajo suplementario, la autoridad laboral puede revocar dicho permiso al evidenciar la falta de control sobre las horas adicionales laboradas (artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015).

Además, el Ministerio del Trabajo puede imponer sanciones por incumplimiento de normas laborales (artículo 486 del CST), considerando que la ausencia del registro impide verificar si se han respetado los límites legales de la jornada laboral y si se ha realizado el pago correcto de las horas extra.

Por otro lado, en caso de una reclamación judicial por parte del trabajador, la falta del registro puede ser utilizada como prueba de mala fe del empleador, lo que conllevaría la imposición de la indemnización moratoria prevista en el artículo 65 del CST. Esto significa que si el trabajador alega el no pago de las horas extra, probando que efectivamente las trabajó, y el empleador no puede demostrar lo contrario con un registro adecuado, el juez podría ordenar el pago de los salarios adeudados junto con la indemnización moratoria, que equivale a un día de salario por cada día de retraso en el pago.

¿Cómo llevar correctamente el registro de horas extra?

Para evitar sanciones y cumplir con la norma, el registro de horas extra debe llevarse de forma clara, ordenada y diaria. Para ello se recomienda:

1. Usar un formato estandarizado que incluya todos los datos exigidos por la norma.
2. Diligenciarlo diariamente y por duplicado, entregando una copia firmada al trabajador.
3. Asegurar la firma del empleador o su representante para validar el documento.
4. Implementar herramientas digitales para facilitar el control y almacenamiento.
5. Guardar los registros de forma segura, ya que pueden ser requeridos en inspecciones o procesos judiciales.

En el siguiente video, Luis Miguel Merino, experto en temas laborales, explica cómo se ven afectados los recargos y horas extra con el aumento del salario mínimo 2025:

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