1. Novedades normativas y resoluciones vigentes para la facturación electrónica
2. Personas naturales y jurídicas obligadas a facturar ventas y servicios: ¿quiénes son?
3. Exoneración de la obligación de expedir factura electrónica de venta para personas naturales y jurídicas
4. Datos exigibles para la factura electrónica: lo que realmente necesita el vendedor
5. Cuotas de administración en copropiedades: ¿es necesario emitir una factura electrónica de venta?
6. Riesgo de no imprimir factura en máquinas de autopago de parqueadero
Diego Guevara, especialista en Impuestos y líder de investigación tributaria de Actualícese, explica este tema en el consultorio tributario del 19 de junio, tituladoFacturación y nómina electrónica: lo que aplica en 2025.
Cumplir con las exigencias de facturación electrónica en 2025 implica conocer a fondo las disposiciones más recientes expedidas por la Dian y aplicarlas de forma correcta en cada operación.
Este consultorio explica los puntos esenciales que deben tener en cuenta tanto personas naturales como jurídicas responsables de facturar; una guía útil para entender cómo aplicar correctamente las disposiciones vigentes.
Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.
A continuación describimos las respuestas de este interesante tema:
1. Novedades normativas y resoluciones vigentes para la facturación electrónica
Pregunta: ¿cuáles son las normas superiores del ET y las reglamentarias del DUT 1625 de 2016 que se deben tener presentes para estudiar el tema de “facturación electrónica”? ¿Cuáles son las resoluciones vigentes de la Dian que regulan este tema? ¿Cuál es la doctrina de la Dian más importante y extensa sobre este tema?
Minuto 09:06
La facturación electrónica en Colombia está regida por un conjunto de normas clave que incluyen artículos del ET y el Decreto Único Tributario 1625 de 2016. A ellas se suman diversas resoluciones de la Dian que han evolucionado, estableciendo las pautas para la correcta aplicación de este sistema.
Detalles clave
La facturación electrónica en Colombia se regula por los artículos 615 a 618-3 del ET, que establecen las disposiciones generales sobre quiénes están obligados a facturar y las condiciones de esta actividad. Además, el artículo 652 a 657-1 del ET regula las sanciones que se aplican a quienes no cumplan con las normativas de facturación o no presenten los requisitos establecidos por la ley.
En cuanto a la reglamentación, se deben tener en cuenta los artículos 1.6.1.4.1 hasta 1.6.1.4.28 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016, los cuales detallan las disposiciones técnicas y los procedimientos sobre la facturación electrónica, incluyendo las características de los documentos electrónicos y las modalidades de transmisión y almacenamiento que deben seguir los contribuyentes.
La Resolución 000013 de febrero de 2021 regula el documento de nómina electrónica, un aspecto relacionado con la facturación electrónica, ya que implica el uso de medios electrónicos para la transmisión de información fiscal. Esta resolución establece las condiciones específicas para su implementación, diferenciando los tipos de documentos y las categorías de contribuyentes que deben usarlos.
En el marco de las resoluciones que regulan la facturación electrónica, la Resolución 000167 de diciembre de 2021 establece el documento equivalente en compras para aquellos contribuyentes que no están obligados a facturar.
La Resolución 000165 de noviembre de 2023, que regula los procesos de facturación electrónica, incluidas las notas débito y crédito, y las facturas como título valor que deben ser reportadas en el sistema de la Dian, fue modificada en varias ocasiones, la más reciente con la Resolución 000202 de marzo de 2025. Esta última introduce cambios importantes en la exigencia de información para la emisión de una factura electrónica, estableciendo que solo se deben pedir tres datos clave al comprador. Es esencial revisar tanto la resolución original como sus modificaciones para entender completamente las implicaciones de estas normativas.
El Concepto 0106 de agosto de 2022 de la Dian es uno de los documentos doctrinales más relevantes sobre la facturación electrónica, ya que ofrece aclaraciones sobre el marco normativo y las situaciones específicas de aplicación de las resoluciones mencionadas.
2. Personas naturales y jurídicas obligadas a facturar ventas y servicios: ¿quiénes son?
Pregunta: ¿cuáles son las personas naturales y jurídicas obligadas a facturar sus operaciones de venta de bienes o prestación de servicios?
Minuto 14:04
La normativa tributaria establece quiénes deben expedir factura de venta por operaciones de venta de bienes y servicios. Aquellos que sean responsables de impuestos como el IVA o el consumo, así como los comerciantes y ciertos contribuyentes del régimen simple, están obligados a realizar este proceso, ya sea electrónicamente o mediante documentos equivalentes.
Puntos de interés
Las personas naturales y jurídicas están obligadas a facturar las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios según lo establecido en el artículo 615 del ET. Esto se aplica exclusivamente cuando se trate de ventas de bienes o servicios, excluyendo ingresos como dividendos, indemnizaciones o donaciones, los cuales no requieren factura. Solo se expide factura para operaciones comerciales.
De acuerdo con el artículo 616-1 del ET, los comerciantes son los principales obligados a emitir factura de venta. Este grupo incluye tanto a personas naturales como jurídicas que ejercen actividades comerciales. Las personas naturales que realizan ventas de bienes o prestan servicios dentro de un ámbito comercial deben cumplir con esta obligación, independientemente de la modalidad en que operen.
El artículo 1.6.1.4.2 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016 establece que, además de los comerciantes, los responsables del IVA y aquellos que estén sujetos a impuestos nacionales al consumo deben expedir factura de venta para todas las operaciones que realicen. Esto abarca tanto las ventas gravadas como las exentas o excluidas de IVA. Por tanto, las entidades que gestionan IVA deben cumplir con la emisión de facturas para todas las transacciones correspondientes.
Según el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016, también están obligadas a expedir factura de venta aquellas personas y entidades con la calidad de comerciantes y aquellas que prestan servicios profesionales o actividades similares. Es importante destacar que aquellos que se encuentran bajo el régimen simple de tributación están igualmente obligados a facturar desde el inicio de su actividad comercial, incluso si solo realizan operaciones mínimas en los primeros meses.
A partir del 2020, los responsables de la venta de combustibles y productos relacionados deben emitir factura de venta de acuerdo con la normatividad vigente. Además, todas las facturas deben ser electrónicas, lo que implica que no solo las facturas tradicionales, sino también los documentos equivalentes (como boletas de entrada al cine o tickets de servicios), deben ser emitidos electrónicamente. Esta digitalización afecta a todos los contribuyentes obligados a facturar.
3. Exoneración de la obligación de expedir factura electrónica de venta para personas naturales y jurídicas
Pregunta: ¿cuáles son las personas naturales y jurídicas exoneradas de expedir factura de venta en sus operaciones de ventas de bienes o prestación de servicios?
Minuto 17:45
Existen diversas personas naturales y jurídicas que están exoneradas de expedir factura de venta. Esto depende de su actividad, régimen tributario y ciertas condiciones normativas establecidas en el ET y en el Decreto Único Tributario 1625 de 2016, los cuales definen los requisitos y exenciones específicas.
Aspectos esenciales
Según el artículo 616 del ET, las personas naturales y jurídicas que se encuentran exoneradas de expedir factura de venta son aquellas que realizan operaciones de venta de bienes o servicios, pero no están obligadas a hacerlo debido a su tipo de actividad o régimen tributario. Entre estas entidades se encuentran bancos, corporaciones financieras y cooperativas de ahorro y crédito, las cuales no están obligados a expedir factura por comisiones o intereses cobrados.
En el numeral 4 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 se establece que las personas naturales que operan en bares y restaurantes también pueden ser exoneradas de expedir factura de venta si cumplen con los requisitos establecidos en el parágrafo 13 del artículo 512 del ET. Este beneficio aplica únicamente a quienes se encuentren en este tipo de actividad económica, siempre que no superen los límites establecidos en el mismo régimen.
Las personas naturales vinculadas laboralmente bajo una relación legal y reglamentaria, que obtienen ingresos únicamente por salarios, no están obligadas a expedir factura de venta, ya que los salarios no son objeto de IVA. Sin embargo, si una persona natural realiza actividades de venta, fuera del marco laboral, podría quedar sujeta a esta obligación. Este punto tiene relevancia cuando se habla de actividades complementarias fuera del marco laboral.
Las personas naturales que venden bienes o servicios excluidos del IVA (por ejemplo, ciertos servicios médicos) pueden estar exoneradas de facturar siempre que sus ingresos no superen el umbral de 3.500 UVT durante el año fiscal. Si superan este monto, se obligan a expedir factura. Es importante resaltar que, si se sobrepasa este límite, las personas no podrán evitar la emisión de factura para sus ventas, y quienes paguen sin factura podrán enfrentar inconvenientes en sus reportes fiscales.
Se exime de la obligación de expedir factura a los prestadores de servicios electrónicos o digitales del exterior, como Netflix o Spotify, que no tienen residencia fiscal en Colombia.
Las juntas de acción comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el impuesto sobre las ventas.
Aclarar estos puntos es crucial para evitar prácticas indebidas y cumplir con la ley.
Elementos esenciales
Según el artículo 69 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023, modificado por el artículo 3 de la Resolución 000202 de marzo de 2025, los únicos datos que se pueden exigir al comprador para la expedición de una factura electrónica son: nombre y apellido o razón social del adquiriente, el tipo y número de identificación, y correo electrónico. No se deben solicitar datos adicionales como teléfono, dirección física, estado civil ni fecha de nacimiento, ya que estos datos no son necesarios para el proceso fiscal.
El artículo 69 de la Resolución 000165 de 2023 aclara que si el comprador no desea proporcionar su correo electrónico, no está obligado a hacerlo. En estos casos, la factura electrónica puede ser entregada en su representación gráfica impresa en el momento de la venta. Esto significa que si el cliente opta por no compartir su correo, se le debe proporcionar la factura en formato físico en el mismo acto de la transacción, sin requerir ningún otro dato adicional.
Los clientes que no proporcionan información específica, como nombre o número de identificación, deben recibir una factura con los datos predeterminados (seudo-NIT 222222222222). En estos casos, la factura se imprimirá en el momento de la venta y no será necesario registrar los detalles completos del cliente en la factura electrónica. Esto es aplicable a aquellos casos en los que la información no se puede verificar de forma inmediata o el cliente no desea proporcionar sus datos completos.
Es importante que los vendedores y sujetos obligados a facturar no insistan en pedir información adicional al cliente, ya que esto podría generar infracciones. La Dian puede realizar auditorías si detecta que se está exigiendo información no autorizada. Las empresas pueden ser reportadas por los compradores si están solicitando datos que no deben ser requeridos, lo que puede acarrear consecuencias sancionatorias.
Actualmente, el servicio de consulta de datos en línea ofrecido por la Dian, que permitiría a los vendedores acceder automáticamente al nombre y correo electrónico de los compradores mediante la cédula, aún no está funcionando. Por ahora, los vendedores deben seguir solicitando a los compradores los datos de identificación y correo electrónico de manera manual. Si el cliente se niega a proporcionar el correo, se debe generar la factura en formato físico con los datos básicos del comprador.
5. Cuotas de administración en copropiedades: ¿es necesario emitir una factura electrónica de venta?
Pregunta: ¿cuándo las copropiedades cobran cuotas de administración, dicha operación se tiene que soportar en una “factura de venta”?
Minuto 25:28
Las copropiedades no están obligadas a emitir una factura de venta cuando cobran las cuotas de administración, ya que esta operación no se considera una venta. En lugar de facturar, se puede utilizar una cuenta de cobro. Este procedimiento es válido tanto para la copropiedad como para el copropietario que paga.
Puntos de enfoque
Las copropiedades no deben emitir una factura de venta cuando cobran las cuotas de administración, ya que no se trata de una venta de bienes ni de la prestación de servicios. Esta operación debe entenderse como un tributo, similar a un impuesto que las copropiedades imponen a sus copropietarios. De acuerdo con el numeral 1.3.3.1 del Concepto 106 de agosto de 2022 de la Dian, las cuotas de administración no generan la obligación de facturar, por lo que no corresponde emitir una factura de venta.
En lugar de emitir una factura de venta, las copropiedades deben enviar una cuenta de cobro. Esta cuenta debe contener los detalles de la cuota de administración cobrada, pero no se requiere que sea una factura de venta formal. Al ser un cobro obligatorio, similar a un tributo, la cuenta de cobro cumple con la función de informar al copropietario sobre el monto a pagar, sin necesidad de incurrir en gastos adicionales en el sistema de facturación electrónica.
Aunque las cuotas de administración no requieren una factura de venta, el pago de estas cuotas sí es válido como gasto para el copropietario. Esto se debe a que, aunque no se está pagando por un bien o servicio, el pago de la cuota de administración tiene la naturaleza de un impuesto. Por lo tanto, los copropietarios pueden deducir este pago como gasto en sus declaraciones.
6. Riesgo de no imprimir factura en máquinas de autopago de parqueadero
Pregunta: ¿cuál es el riesgo que están teniendo en los centros comerciales con las máquinas de autopago de los servicios de parqueadero cuando la máquina propone no imprimir la factura para “ayudar al medio ambiente”?
Minuto 27:24
El riesgo de no imprimir la factura en máquinas de autopago para el servicio de parqueadero radica en la falta de validación adecuada ante la Dian. Si la factura no se imprime, no se garantiza que el proceso fue registrado correctamente y transmitido de acuerdo con la normativa vigente.
Áreas de interés
El riesgo principal que enfrentan los centros comerciales con las máquinas de autopago de servicios de parqueadero es la falta de emisión de factura impresa cuando la máquina pregunta si se desea imprimir la factura por razones medioambientales, dado que la normatividad establece que las facturas deben ser entregadas impresas.
Según el artículo 617 del ET, la factura debe ser entregada de manera física al cliente, especialmente si el sistema utiliza un número de identificación fiscal como el 222-222, ya que de esta manera se puede verificar que la operación fue generada y transmitida a la Dian.
Si el cliente no proporciona su información personal ni su correo electrónico, el sistema debe obligatoriamente imprimir la factura. Esto se debe a que, de no ser así, no se puede garantizar que la transacción sea registrada adecuadamente ante la Dian. Este aspecto es clave en el control de las operaciones de facturación electrónica. El incumplimiento en la emisión de la factura puede ser considerado como una irregularidad en el proceso de facturación y podría generar sanciones.
Los centros comerciales, especialmente aquellos con máquinas de autopago para los servicios de parqueadero, deben tener especial cuidado de no seguir prácticas que comprometan la emisión de la factura impresa. La propuesta de no imprimir la factura por motivos ecológicos pone en riesgo el cumplimiento tributario, ya que solo con la entrega de la factura impresa, con el número 222-222, se puede verificar ante la Dian que la operación fue correctamente facturada. Esto es reiterado en el artículo 35 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023, que respalda la correcta transmisión de la factura a la Dian.
Ten en cuenta que… Cuando el facturador electrónico deba recurrir obligatoriamente a la factura de venta en papel o por computador por causa de los inconvenientes tecnológicos, deberá tener presente lo que establece el artículo 39 de la Resolución 000165 de 2023.
En el siguiente análisis podrás conocer el ABC de la facturación electrónica, la normativa, obligados, plazos y más:
