Confirmaciones externas en el proceso de auditoría

Uno de los procedimientos más eficientes para garantizar la integridad, existencia y exactitud de los saldos revelados en los estados financieros son las confirmaciones externas.

Conoce aquí cómo se determina su fiabilidad, su estructura, los aspectos que no deben pasarse por alto y mucho más.

Las confirmaciones consisten en la obtención de una comunicación escrita de un tercero independiente de la empresa examinada que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho económico y de informar válidamente sobre la misma; la técnica de la confirmación se realiza solamente con una persona o personas ajenas a la institución.  Ejemplo: circularizaciones de saldos, tales como: cuentas por cobrar, inventarios en consignación, acreedores.

El objetivo de las confirmaciones externas es el diseño e implementación de procedimientos que puedan otorgar garantía de que la evidencia recolectada durante el proceso de auditoría cumple con las características señaladas en las Normas Internacionales de Auditoría –NIA–, lo que significa que es relevante y confiable.

¿Cómo determinar la fiabilidad de las confirmaciones externas?

El equipo de auditoría debe determinar las cuentas sobre las que se aplicarán confirmaciones externas, de modo tal que se puedan establecer las expectativas de cumplimiento, en consideración de que en la práctica no todos los terceros a quienes se les notifica una confirmación contestan. Por lo anterior, es importante que los auditores utilicen herramientas estadísticas que contribuyan a establecer los parámetros para calificar la validez de la prueba.

Es de señalar que existen cuentas y empresas en las que por el volumen de terceros y cuentas se puede ejecutar aplicación sobre el 100 % de los terceros, otorgando un alto índice de fiabilidad a la evidencia recolectada; no obstante, siempre es necesario considerar la no respuesta de los terceros que puede afectar la recolección de la evidencia y la exigencia de aplicación de procedimientos de auditoría alternativos.

Procedimientos para realizar las confirmaciones externas

Cuando el auditor decida acudir a esta herramienta para hacer el levantamiento de la información insumo de su revisión, deberá utilizar procedimientos que le permitan mantener el control total sobre las solicitudes realizadas:

1. Determinar la información que se va a confirmar o solicitar. Además de los saldos se puede confirmar información adicional, como los términos de contratos, condiciones de facturación y pagos, entre otros.
2. Definir clara y ampliamente los terceros a quienes se les van a remitir las confirmaciones externas; las solicitudes de confirmación se deben enviar a una parte confirmante que se considere la adecuada para entregar la información que se va a confirmar.
3. Diseñar los modelos de confirmación externa.
4. Comprobar las direcciones de los terceros, destinatarios de las confirmaciones externas, lo que significa que se deben realizar pruebas sobre la validez de algunas o de todas las direcciones antes de enviarlas y que contengan información del remitente a fin de que las respuestas se envíen directamente al auditor.
5. Enviar las solicitudes, incluyendo recordatorios cuando sea necesario. El auditor o revisor fiscal puede mandar una solicitud adicional de confirmación o un recordatorio cuando no se ha recibido respuesta a una solicitud previa en un tiempo que se estime como razonable.

¿Cómo diseñar la estructura de las confirmaciones?

Al momento de diseñar las confirmaciones, existen unos elementos fundamentales que deben ser considerados por los auditores, entre los que se resaltan:

¿Cómo controlar los procedimientos de confirmaciones externas?

Los auditores y revisores fiscales que apliquen procedimientos de confirmación externa deben mantener control constante y permanente sobre estos, a fin de asegurarse de recibir las respuestas requeridas por parte de los terceros; dicho control inicia desde el diseño de la confirmación:

• Determinar el período máximo para el envío de confirmaciones.
• Fijar los porcentajes para certificar que la información de las confirmaciones es útil para garantizar que la evidencia es integral y confiable.
• Establecer el tiempo razonable para recibir la respuesta de los terceros a las confirmaciones enviadas.
• Definir procedimientos alternativos para los casos en los que no se obtenga el nivel de confirmaciones fijado.

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