¿Quieres operar como no responsable de IVA en 2025? Esto es lo que necesitas saber

Durante el 2025 las personas naturales que pertenezcan al régimen ordinario del impuesto de renta deberán cumplir con más requisitos para operar como no responsable del IVA en comparación con aquellos que se exigen a las personas naturales del régimen simple.

Explora los detalles a continuación.

Las personas naturales, y algunas personas jurídicas, que terminen realizando durante el año 2025 alguna actividad gravada con IVA y deseen operar como no responsables de tal impuesto deberán cumplir con todos los requisitos mencionados en los parágrafos 3 a 5 del artículo 437.

Dicha norma tendrá durante el 2025 la misma versión que tuvo durante el pasado año 2024, pues no se expidieron nuevas leyes de reformas tributarias ni sentencias de la Corte Constitucional que hayan afectado a las normas antes mencionadas.

Por tanto, si alguien se dedica durante el año 2025 a vender solamente bienes o servicios que actualmente estén excluidos del IVA, es claro que no tendrá que figurar en ningún momento como responsable de este impuesto. Solo quienes vendan algún tipo de bien o servicio gravado con IVA deben preocuparse por demostrar que sí cumplen con todos los requisitos de los parágrafos 3 a 5 del artículo 437 del ET.

Requisitos y otras exigencias para funcionar como “no responsables del IVA”

La versiones de los parágrafos 3 a 5 del artículo 437 del ET vigentes para el año 2025 siguen estableciendo una importante diferenciación para las personas naturales que durante el año 2025 pretendan funcionar como no responsables del IVA.

En efecto, si la persona natural pertenece al régimen ordinario del impuesto de renta, deberá cumplir con todos los 9 requisitos mencionados en los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del ET. Pero si pertenece al régimen simple, entonces solo se le exigirá cumplir el requisito único que se menciona en el inciso segundo del parágrafo 4 del mismo artículo 437 del ET, a saber, que sus ingresos gravados con IVA no hayan superado ni en el año anterior ni en el año en curso el monto de 3.500 UVT (lo cual daría unos $164.728.000 en el 2024 o unos $174.297.000 en el 2025).

Además, de acuerdo con lo indicado en el inciso primero del parágrafo 4 del artículo 437 el ET, durante el 2025 también podrán operar como no responsables del IVA las personas naturales o jurídicas que pertenezcan al régimen simple y que únicamente se dediquen a la actividad de tiendas, minimercados y peluquerías (a ellos no se les exigen otros requisitos adicionales y, tratándose de personas jurídicas, les harán figurar en el RUT el código de responsabilidad 53).

De acuerdo con lo anterior, cuando las personas naturales (sin incluir sucesiones ilíquidas) que pertenezcan al régimen ordinario del impuesto de renta, sin importar si son residentes o no residentes, realicen alguna de las actividades sujetas al IVA mencionadas en el artículo 420 del ET (venta de bienes muebles gravados, prestación de servicios gravados, juegos de suerte y azar gravados, venta de intangibles asociados a la propiedad industrial, etc.), podrán entonces operar durante el 2025 como “no responsables del IVA” (es decir, no tendrán que facturar, cobrar ni declarar dicho impuesto y en el RUT les figurará la responsabilidad “49”) solo si cumplen con la totalidad de los siguientes requisitos:

Se debe aclarar que si a lo largo del el año 2025 una persona natural está cumpliendo con la totalidad de los 9 requisitos antes mencionados y por ello puede pertenecer al grupo de los no responsables del IVA, pero en algún momento durante el 2025 termina incumpliendo alguno de los requisitos 2, 3, 4, 5, 7 o 9  antes señalados, en tal caso deberá inscribirse como  responsable del IVA a partir de la  iniciación del “periodo siguiente” (ver el artículo 508-2 del Estatuto Tributario). Eso significaría que durante el año 2025 empezaría a ser por primera vez un responsable de IVA y, por tanto, estaría obligado a cobrar y declarar el IVA de forma bimestral durante el resto del año 2025 (ver el parágrafo del artículo 600 del ET y el parágrafo 1 del artículo 24 del Decreto 1794 de agosto de 2013, el cual quedó recopilado dentro del artículo 1.6.1.6.3 del DUT 1625 de octubre 11 de 2016, el cual fue afectado parcialmente con la Sentencia del Consejo de Estado de noviembre 3 de 2022 para el expediente 25406).

Por otro lado, para quienes antes de inicio del año 2025 ya venían operando como responsables del IVA, debe tenerse presente que el inciso tercero del parágrafo 3 del artículo 437 del ET sigue indicando que solo se necesita haber permanecido un año en el grupo de los responsables del IVA (antiguo régimen común); en tal caso, se les podrá permitir regresar al grupo de los no responsables del IVA siempre que demuestren que durante ese año cumplieron con los requisitos para pertenecer a este grupo.

Aprende en este editorial los requisitos para modificar o retirar definitivamente la responsabilidad frente al IVA:

Requisitos especiales para retirar o modificar en el RUT la responsabilidad frente al IVA o el INC

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Adicionalmente, el literal “g” del artículo 1.6.1.2.6 del DUT 1625 de 2016 (modificado con el artículo 5 del Decreto 1091 de agosto de 2020) sigue exigiendo que los no responsables del IVA cumplan con figurar inscritos en el RUT. Sin embargo, como el artículo 160 de la Ley 2010 de 2019 ratificó la derogación del artículo 506 del ET que se había hecho con la Ley 1943 de 2018, actualmente no es obligatorio que la persona natural que operará como no responsable del IVA exhiba su RUT en lugar público.

Por otro lado, se debe destacar que el inciso tercero del parágrafo 3 del artículo 437 del ET sigue indicando que los no responsables del IVA deberán figurar inscritos en el RUT cuando realicen operaciones de venta de bienes o servicios a favor de terceros que sí sean responsables del IVA; en tal caso, deberán entregarles una copia de su inscripción en el RUT.

Además, si se toma en cuenta el texto vigente del literal “c” del artículo 177-2 del ET, si alguna persona natural o jurídica (incluso las que no son responsables del IVA) le realiza alguna compra a una persona natural que afirma pertenecer al universo de los no responsables del IVA, y necesita que dicha compra sí pueda ser tomada como un costo o gasto deducible en su declaración de renta, también le tendrá que exigir al vendedor persona natural que le entregue una copia de su inscripción en el RUT.

De igual forma, el inciso quinto del parágrafo 3 del artículo 437 del ET, y el artículo 508-1 del ET, siguen estableciendo que la Dian podrá aplicar varios criterios especiales para terminar reclasificando de oficio a los no responsables del IVA, convirtiéndolos en responsables de este impuesto. Entre tales criterios figuran el de estar abriendo y cerrando establecimientos de comercio varias veces en un mismo año, o el de estar fraccionando las ventas de un mismo local entre varios familiares.

Así mismo, es importante destacar que las personas naturales comerciantes podrán seguir apegándose al Concepto Dian 15456 de febrero de 2006 (que sigue vigente), el cual les dice que por pertenecer al grupo de los no responsables del IVA (antiguo régimen simplificado del IVA) no estarían obligados a llevar contabilidad al menos para efectos fiscales.  Además,  todos los acogidos al grupo de los no responsables del IVA (tanto los comerciantes que no lleven contabilidad acogiéndose a la doctrina de la Dian, e igualmente los no comerciantes que no están obligados a llevar contabilidad), seguirían obligados a llevar el   libro fiscal de registro de operaciones diarias que se menciona como una obligación todavía vigente en el artículo 616 del Estatuto Tributario. Sin embargo, sucede que la Dian, en su Concepto 46572 de diciembre de 1999, sostiene que  no puede sancionar a quienes no  lleven el libro fiscal de operaciones diarias o lo tengan atrasado (consulta nuestro anterior editorial No existe sanción para quienes no lleven el libro fiscal de operaciones diarias).

Es importante también destacar que aunque los no responsables del IVA (que pertenezcan al régimen ordinario del impuesto de renta) no están obligados a expedir factura de venta ni documento equivalente a factura de venta (ver el artículo 616-2 del ET y el artículo 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016; recuerda además que el artículo 915 del ET exige que aquellos  que pertenezcan al régimen simple siempre estarán obligados por esa sola razón a expedir factura de venta o documentos equivalentes), sucede que quienes sean sus compradores y necesiten tener un soporte fiscal por las compras que les realicen sí deberán seguir elaborando el “documento equivalente” (a este se refieren el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y la Resolución Dian 000167 de diciembre 30 de 2021), el cual debe contar con una resolución de numeración especial y se convirtió en electrónico para muchos compradores a partir de mayo 2 de 2022.

Además, cuando alguna persona natural no responsable del IVA decida facturar de forma voluntaria, en tal caso deberá hacerlo con el lleno de todos los requisitos formales, es decir, expidiendo factura electrónica con validación previa, o documento equivalente, e incluyendo la autorización de numeración de la facturación (ver la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023).

De otra parte, si alguna persona natural es tipógrafo elaborador de facturas, en tal caso, aunque pertenezca al grupo de los no responsables del IVA, sí está obligado a expedir factura de venta con todos los requisitos (ver el artículo 618-2 del ET y el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016).

De acuerdo a lo contemplado en el parágrafo 4 de del artículo 616-1 del ET, el artículo 1.6.1.4.26 del DUT 1625 de 2016 y el artículo 85 de la Resolución Dian 000042 de mayo de 2020, si los no responsables del IVA deciden expedir tiquetes de máquina registradora, tales documentos no servirán como soporte de los costos o gastos fiscales para los compradores que necesiten restarlos en sus declaraciones tributarias.

Por último, el artículo 502 del ET indica que los no responsables del IVA (antiguo régimen simplificado) sí podrán llevar a sus declaraciones anuales de renta del régimen ordinario, como un gasto deducible, los valores del IVA en que incurran cuando adquieran bienes o servicios gravados que se relacionan con su actividad sujeta al impuesto de renta.

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