Extractos e historia laboral: ¿por qué son relevantes?


24 junio, 2022

En la Sentencia SL-1116 del 23 de marzo de 2022, la Corte Suprema de Justicia indica que los extractos y la historia laboral, emitidos por fondos privados y Colpensiones, son vinculantes a la hora de hacer solicitudes de pensión.

Conoce los detalles de la decisión en las siguientes líneas.

Normalmente, las entidades administradoras de pensiones públicas o privadas son consultadas por los trabajadores para efectos de validar cuantas semanas han cotizado a pensión.

De esta manera, estas entidades emiten constancias, extractos e historias laborales para que los trabajadores puedan revisar si se han realizado los respectivos aportes a pensión.

En las siguientes líneas te explicaremos la naturaleza jurídica de esos documentos expedidos por los fondos de pensiones y su vinculatoriedad al momento de solicitar el reconocimiento de la pensión.

Deber de verificación de la historia laboral

La obligación de las entidades administradoras de pensiones de verificar ha sido estudiada por la Corte Suprema de Justicia en múltiples oportunidades.

“las entidades administradoras deben tener mucho cuidado con los reportes de cotizaciones que emiten, pues ello se plasma en actos administrativos que por disposición normativa se presumen legales”

Al respecto, se ha pronunciado la Sentencia SL-4167 de 2021 para afirmar que las entidades administradoras deben tener mucho cuidado con los reportes de cotizaciones que emiten, pues ello se plasma en actos administrativos que por disposición normativa se presumen legales (artículo 88 de la Ley 1437 de 2011).

En esa dirección, la Corte ha considerado que por regla general la información que se consigne en los pronunciamientos de resúmenes de semanas cotizadas vincula a dichas entidades en atención al principio de buena fe que debe irradiar a sus actuaciones y el respeto de las expectativas legítimas que ello puede generar en los afiliados.

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Asimismo, el resumen de semanas que expida Colpensiones se presume en principio cierto, veraz y vinculante para la entidad, por lo que no es posible que posteriormente, sin explicaciones razonables, expida una historia laboral con información distinta, pues ello transgrede la confianza legítima que los afiliados depositan al elegirla como administradora de sus aportes pensionales.

Conforme con lo anterior, las entidades administradoras de pensiones tienen la obligación de custodiar las historias laborales de los afiliados y deben tener especial cuidado con la información que certifican al emitir estos documentos por intermedio de sus plataformas digitales o físicas.

De esta manera, se exige una obligación de custodia, conservación y guardado de la información para garantizar un contenido confiable, un manejo transparente y dar explicaciones razonables frente a cualquier cambio en los archivos o bases de datos.

Acreditación del vínculo laboral al momento de convalidar el tiempo cotizado.

Para efectos de contabilizar períodos registrados en mora en la historia laboral, en caso de duda frente a la duración de la relación de trabajo es necesario acreditar la existencia del vínculo laboral durante el periodo que se pretende convalidar.

Recordemos que, para los trabajadores dependientes afiliados al sistema de pensiones, las cotizaciones se causan o se generan con la efectiva prestación del servicio,  con independencia de que se presente mora del empleador en el pago de las mismas.

En suma, para contabilizar las semanas reportadas con mora del empleador es necesario acreditar que en ese lapso existió la obligación de efectuar cotizaciones porque el trabajador prestó servicios en esos períodos; lo anterior se acompaña con lo dispuesto en el literal “L” del artículo 13 de la Ley 100 de 1993, en armonía con los artículos 17 y 22 de la misma disposición.

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Falta de afiliación y contabilización del término

Ahora bien, cabe distinguir que cuando existe falta de afiliación no es posible atribuirle responsabilidad a la administradora en relación con el cobro de los aportes, pues desconoce el hecho generador de la cotización.

En ese sentido, Colpensiones no está habilitada para adelantar acciones de cobro contra los empleadores omisos, por cuanto la situación de falta de afiliación le es ajena a la existencia de la relación de trabajo.

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  • 24 junio, 2022
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