Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En el manejo de la información contable, toda empresa debe contar con un adecuado control interno para proteger el patrimonio e intereses de los inversionistas.
Los encargados de preparar y analizar la información financiera deben mantener procesos de conciliación y aseguramiento periódico.
Los constantes cambios normativos y de las políticas económicas exigen que las organizaciones, tanto públicas como privadas, cuenten y mantengan las mejores prácticas organizacionales, así como el orden en su información contable.
Desde el punto de vista de Julieth Avilán, directora de outsourcing de BDO en Colombia, identificar de forma oportuna los cambios y estar actualizado en procesos aporta a la eficiencia, optimización y control en el ciclo financiero, eliminando situaciones que pueden afectar la continuidad operacional o poner en riesgo el rendimiento corporativo.
Desde BDO se identifican cinco obstáculos que en la práctica se presentan alrededor del manejo de la información contable de las organizaciones, así como algunas recomendaciones para mitigarlos.
Contar con un adecuado control interno en toda organización es necesario, con el objetivo de proteger el patrimonio y los intereses de los inversionistas para resguardar su crecimiento, mitigando riesgos y fraudes. Según Avilán:
Se han conocido casos de fraude con consecuencias graves para las compañías, los cuales han llevado a que las organizaciones tengan problemas reputacionales y hasta la quiebra.
El control interno debe trascender las relaciones de confianza e ir paralelo al esfuerzo en el desarrollo del objeto de negocio.
En compañías que recién están iniciando operaciones se puede presentar esta problemática. Muchos inversionistas, por ahorro o simplicidad, deciden llevar los procesos contables sin contar con la experiencia en la normativa que se debe aplicar.
Cuando hay nuevos gobiernos al frente se generan cambios normativos, así como nuevos requerimientos.
Por lo tanto, quienes son expertos y conocen el día a día del ciclo de información financiera son un aliado estratégico al asegurar el cumplimiento ante las entidades de control en Colombia y, a su vez, presentar la información adecuada que facilite la toma de decisiones a la alta gerencia de la compañía.
En este punto, Avilán afirma que contar con un experto que apoye el cumplimiento de la normatividad e involucre los requisitos de la información financiera del negocio ayudará a mitigar las contingencias, fiscalizaciones y sanciones por no cumplir con requerimientos normativos.
Los encargados de preparar y analizar la información financiera de la compañía, como parte de los procesos de control, deben mantener procesos de conciliación, análisis y aseguramiento periódico.
A través de estos, pueden emitir una opinión de confianza sobre las cifras que se están reportando, su actualización y debido proceso.
El no tener procesos de aseguramiento, listas de chequeo y demás métodos que faciliten el cumplimiento y control generará debilidades en las cifras que serán la base de toma de decisiones de las partes interesadas.
Sumado a lo anterior, no permite generar confianza en los procesos contables y tributarios a cargo del equipo financiero.
No contar con metodologías de calidad que guíen una acertada y adecuada integración de los diversos procesos que intervienen en todo el ciclo contable genera retrasos o debilidades en la calidad de los procesos que en la mayoría de los casos impactan la fiabilidad, oportunidad y calidad de las cifras financieras. «Estas son base del cálculo de impuestos o de la información a reportar», dice.
En plena época de vencimientos tributarios, las empresas deben elegir a un aliado que les ayude a organizar sus cuentas e informes. Conocer las fechas del calendario tributario y poder anticiparse a problemas y riesgos contables garantiza una respuesta oportuna en los plazos establecidos para evitar inconvenientes futuros con la ley y tomar decisiones inteligentes que contribuyan con el crecimiento del negocio.
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