Retención en la fuente sobre rentas laborales con procedimientos 1 y 2

Según el Estatuto Tributario –ET–, existen dos procedimientos aceptados para realizar la retención en la fuente sobre rentas de trabajo. Estos son el procedimiento 1, que se encuentra en el artículo 385 del ET, y el procedimiento 2 del porcentaje fijo, que encontramos en el numeral 386 del ET.

Aquí te contamos algunos detalles.

En esta capacitación, Luis Hernando Gaitán Gómez realiza una explicación muy detallada de todo aquello que hace referencia a los procedimientos 1 y 2 de retención en la fuente que aplica específicamente a asalariados. Aquí los detalles:

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Marco normativo

En el marco normativo encontramos los siguientes artículos que dan enfoque a la retención en la fuente:

• Artículo 383 del ET, tabla de aplicación: establece la tabla de retención en la fuente aplicable a los ingresos laborales y de pensiones. Esta tabla indica los porcentajes de retención que se deben aplicar según el nivel de ingresos del contribuyente.
• Artículo 385 del ET, primera opción frente a la retención: define la primera opción para el cálculo de la retención en la fuente, conocida como procedimiento 1. Este procedimiento se basa en el cálculo mensual del ingreso gravable y la aplicación de la tabla de retención de forma mensual.
• Artículo 386 del ET, segunda opción frente a la retención: describe la segunda opción para el cálculo de la retención en la fuente, conocida como procedimiento 2. Este procedimiento toma en cuenta los ingresos proyectados para el año y aplica la tabla de retención anualizada, distribuyendo el resultado proporcionalmente en cada mes.
• Artículo 387 del ET, deducciones que se restarán de la base de retención: enumera las deducciones permitidas que se pueden restar de la base de retención, tales como pagos por salud, pensiones, intereses de vivienda y otras deducciones personales permitidas por la ley.
• Artículo 387-1 del ET, pagos a terceros por alimentación: regula los pagos a terceros por conceptos de alimentación que pueden ser deducidos de la base de retención, especificando las condiciones y límites para que estos pagos sean considerados deducibles.
• Artículo 388 del ET, depuración de la base de retención: detalla el proceso de depuración de la base de retención, que incluye la sumatoria de ingresos, menos las deducciones y exenciones aplicables, para determinar la base gravable sobre la cual se aplicará la retención en la fuente.
• Artículo 580 del ET, declaraciones que se dan como no presentadas: este artículo especifica las condiciones bajo las cuales una declaración tributaria se considera como no presentada. Esto puede ocurrir si la declaración se presenta sin la firma del declarante o del contador público cuando se requiere, o si no cumple con otros requisitos formales estipulados por la ley.
• Artículo 580-1 Inc. 1-4 del ET, ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente sin pago total: este artículo establece que las declaraciones de retención en la fuente se consideran ineficaces si no se realiza el pago total de las retenciones declaradas. Los incisos 1 a 4 detallan las situaciones y condiciones específicas bajo las cuales la declaración se considerará ineficaz, lo que implica que no surtirá efectos legales hasta que se realice el pago completo de las obligaciones.

Información sobre la retención en la fuente en rentas de trabajo

1. Agentes de retención: son las entidades y organizaciones responsables de practicar la retención en la fuente sobre ciertos pagos o ingresos. Estos agentes incluyen a las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios y las comunidades organizadas, por lo que tienen la obligación de retener y enterar al fisco las cantidades correspondientes a impuestos sobre los ingresos que pagan a terceros, contribuyendo así al cumplimiento y control de las obligaciones fiscales de los contribuyentes.
2. Elementos del mecanismo de retención en la fuente: se compone de varios elementos clave así:
3. El sujeto activo: es quien tiene la obligación de cobrar y recaudar el tributo de manera anticipada, es decir, el Estado o entidad gubernamental encargada de la recaudación de impuestos.
4. El sujeto pasivo: es sobre quien recae la obligación de retener, conocido como el agente de retención. Este agente de retención es responsable de efectuar la retención del impuesto sobre los pagos realizados a terceros y de entregar dichas cantidades retenidas a la administración tributaria.
5. Base gravable: monto al que se le aplica la tarifa sobre quien recae la obligación del cobro, y el recaudo del tributo de manera anticipada.
6. Hecho generador: es la actividad que se realiza y que se encuentra sometida a la respectiva retención.
7. Presentación electrónica de retención en la fuente en rentas de trabajo: la retención en la fuente sobre rentas de trabajo debe ser declarada y presentada electrónicamente. Este procedimiento es obligatorio para los agentes de retención y busca facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, garantizando la eficiencia y seguridad en la transmisión de información.
8. Declaraciones que se dan como no presentadas:
9. Aquellas que no se presenten en los lugares señalados para tal efecto.
10. En caso de que se suministre la identificación de declarante de forma equívoca o se presente con errores.
11. Las que no contengan los factores necesarios para identificar las bases gravables.

Rentas no constitutivas de renta y rentas exentas

Son rentas no constitutivas y exentas las siguientes:

• Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad (artículo 206 del ET).
• Las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad.
• Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.
• Las cesantías y los intereses para trabajadores con ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral que no exceda de 350 UVT. ($16.472.750 a 2024).
• Las pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes sobre riesgos profesionales, hasta el año gravable de 1997. A partir del 1 de enero de 1998 estarán gravadas solo en la parte del pago mensual que exceda de 1.000 UVT ($47.065.000 en el año 2024).
• El seguro por muerte, las compensaciones por muerte y las prestaciones sociales en actividad y en retiro de los miembros de las FFMM y de la policía nacional.
• En el caso de los magistrados de los tribunales, sus fiscales y procuradores judiciales, se considerará como gastos de representación exentos el 50 % de su salario.
• Para los Jueces de la República será exento el 25 % sobre su salario.

Ejemplo procedimiento 1

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Ejemplo procedimiento 2

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Acerca del conferencista

Luis Hernando Gaitán Gómez

Contador público, con especialización en Ciencias Tributarias, Revisoría Fiscal y Auditoría Forense, y magíster en Tributación. Con experiencia como docente en pregrado en Contaduría Pública en distintas universidades. Posee experiencia en empresas comerciales, salud, construcción, industriales, servicios públicos, ingeniería, así como en cooperativas, consorcios y fundaciones.

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